Tudod mi a közös a funkcionális termekben és a jógastúdiókban? Hiába tér el egymástól a két mozgásforma, terem- vagy stúdióvezetőként a mindennapi problémáitok mégis nagyon sokban hasonlítanak. Neked is őrült nehéz betartatni a szabályokat a vendégeiddel? Nem meglepő, hiszen mindenkinek a saját kényelme a legfontosabb. Neked meg irtó jó szíved van, úgyhogy mindig mindent megoldasz. Csak közben szépen lassan begolyózol.
Hogy néz ki egy átlagos napod?
Csörög, pittyeg a telefon, újabb bejelentkező, ekkor meg akkor szeretne jönni, van-e még hely. Megnézed a táblázatban, beírod, ha nincs hely, javasolsz másikat. Elment 5 perced. Majd ebből jön még egy nap úgy 20-30. Közben te is edzést tartasz, bérleteket adsz el, pipálsz vagy pecsételsz. Upsz, otthon hagyta a bérletét, akkor írjuk fel a füzetbe, mert elfelejtjük levonni. Igen, így is elfelejted, mert nem vagy számítógép, véges a tárolókapacitás. Ma elvileg tízen lesznek órán, hopp, de miért csak heten vannak jelen? Nem, az a három nem mondta le a foglalást, így viszont feleslegesen maradt üresen 3 hely. Megint egy pár ezressel kevesebb a mai bevétel. Remek. Az elszámolást is el kell készítened, ami legalább 1 óra, hogy ki tudd fizetni az oktatóidat. A nap végére neked kevesebb marad a zsebedben a kiesett bevétel miatt. Ez is egy zűrös nap volt.
Már te is többször gondolsz arra, hogy belefáradtál, mint arra, hogy milyen pozitívan és reményekkel telve vágtál bele a teremnyitásba? Akkor eljött az idő a változtatásra! Összeszedtük az utóbbi időben leggyakrabban hallott stúdióvezetői kihívásokat, és megmutatjuk, hogyan tudod ezeket kiküszöbölni.
Bejelentkeztetés polip üzemmódban
Amikor először beszélünk hosszabban a reménybeli ügyfeleinkkel, akkor mindig rákérdezünk, hogyan működik náluk az órákra, edzésre való bejelentkezés. Sokan a klasszikus többcsatornás verziót használják, ez az, amikor üzenetben, telefonon, e-mailben, netán Facebook oldalon is lehet jelentkezni. Vagyis 4-5 helyről kell levadászni, majd összerendezni a foglalásokat. Ez napi több órát felemészt, és sok kavarodást okoz, egy elfelejtett üzenet, vagy egy „később beírom a naptárba” miatt.
Aztán van, ahol próbálják szabályozni a folyamatot, de még mindig sok a manuális munka vele. Például van egy erre dedikált csatorna, lehet ez csak e-mail, telefon. Így is nagyon melós összeszedni a foglalásokat, visszajelezni, ha nincs hely, másikat keresni és egyeztetni róla. Túl macerás az egész, és az esetek többségében nincs külön kolléga, aki csak ezzel foglalkozik egész nap.
Vannak, akik már próbálkoztak valamilyen ingyenes online foglalórendszerrel, de ezek nem váltották be a hozzájuk fűzött reményeket. A visszajelzések alapján az angol nyelvű felületek gyakran nem egyértelműek a vendégeknek, és ezért nem is használják. Az is gyakori probléma, hogy a vendégek nem kapnak visszajelzést, és le sem tudják mondani a foglalásukat, ha mégsem tudnak részt venni. Ezzel pedig borul az egész automatizmus: jönnek a telefonok, üzenetek. A teremvezető, az edzők pedig megint csak nem látják, melyik alkalommal hány vendég lesz, van-e szabad hely.
Ha a vendégek nem veszik komolyan a házirendet
Akkor bizony nagyon sokat bukhatsz. Ha nem hobbiból tartod fent a stúdiódat, igenis figyelned kell a bevételre, hogy ne legyenek üresjáratok, és maximálisan ki legyen használva a terem kapacitása.
Gyakori panasz, hogy hiába kérnek előzetes bejelentkezést, sokan fittyet hánynak rá, és csak megjelennek órán. Vagy bejelentkeznek ugyan, de sosem mondják le, ha mégsem jönnek el. A kiszámíthatatlanságra viszont nem lehet üzleti vállalkozást alapozni.
Az előzetes online bejelentkezés nem csak azért fontos, hogy lássátok előre, melyik órán hányan vesznek majd részt. Azért is elengedhetetlen, mert ha eszközigényes edzéseket tartotok, akkor nem lehet több ember, mint eszköz, és az is kínos, ha másfélszer annyi vendég tobzódik a teremben, mint amennyi kényelmesen elfér. Ennek fordítottja szintén nem mókás, ha egy kevésbé népszerű időpontban pár lelkes vendég jön órára, de a költségeket tekintve az neked veszteséges. Ha sok van ilyenből, az egyenes út a csőd felé.
Bátran tartasd be a szabályokat
Ahhoz, hogy tervezni tudj, és felmérhesd, kell-e változtatni, instant adatok kellenek. Az online bejelentkezés pont ezt szolgálja, ráadásul minimális költséggel és energiabefektetéssel Ha kevesen jönnének, előzetesen lemondhatjátok az órát egy gombnyomással, amiről értesítést kapnak a bejelentkezők. Vagy várólistát állíthatsz be a népszerű órákhoz, így a lemondott foglalások helyére a várólistások jelentkezhetnek. Így járathatod csúcsra úgy a termet, hogy nincs se túl kevés, se túl sok vendég, és a kapacitásmenedzsment teljesen automatikus.
A nagyszerű az egészben, hogy a szabályaid betartatásához nem kell konfrontálódnod a vendégekkel. Egyszerűen beállítod a foglalási és lemondási határidőket, és ha valaki nem mondja le időben a részvételt, akkor a rendszer levonhatja a bérletből az alkalmat, vagy tartozásként jegyzi. Így nincs bevételkiesés, és a tapasztalatok alapján a vendégek is hamar rászoknak az online foglalásra. Persze ez egy lehetőség, te döntöd el, hogy szeretnél-e szankciót a problémás esetekben, ha túl sokan élnek vissza a jóindulatoddal. Persze ezeket egyedileg is elbírálhatod, mert tudsz módosítani a bérletalkalmak számán, vagy az érvényességi dátumokon is. Tengernyi lehetőséged van arra, hogy az elképzeléseid szerint alakítsd a saját online óraszerveződet.
Bérletkezeléstől a hó végi elszámolásig
Azt is ügyfeleinktől tudjuk, hogy a foglalási mizérián túl más kritikus teendők is vannak. Ezeket neked is muszáj rendszeresen elvégezned, pedig púp a hátadra. Ilyen a bérleteladások és bérletalkalmak fogyásának nyilvántartása, no meg az edzői, oktatói elszámolások. Papírbérleteknél állandóan újabb adagot kell nyomtatni, pipálni, pecsételni kell. Ha a vendégek maguknál tartják a bérletet, gyakran gond, hogy otthon felejtik. Ilyenkor cetlizni kell, hogy ne felejtődjön el az alkalom. A táblázatos vagy füzetben vezetett verzió sem időspórolósabb, és nagy a hibázási lehetőség.
Egy óraszervező szoftverben a bérleteket is úgy tarthatjátok nyilván, hogy az eladás rögzítése után már szinte semmi dolgotok nem lesz vele. Ugyanis a rendszer az online jelenlétik alapján követi a bérletfogyást, a lejárati időt. Azt is azonnal látjátok, ha a vendégnek nincs érvényes bérlete, és hogy hány alkalommal (esetleg havi díjjal) tartozik. Ismét pár gonddal kevesebb!
Az oktatók / edzők díját is rendszeresen össze kell számolnod, ami havi több órádat is elviheti, ráadásul koncentrálós munka, nem lehet kutyafuttában megoldani. Sokszor halljuk, hogy 2-3 táblázatból kell hozzá összevadászni az adatokat. Jujj…
Mit szólnál, ha egyszer kellene beállítanod az elszámolási szabályokat, majd hó végén csak megnéznéd az elszámolási riportot a végösszegekkel? Így takaríthatod meg egy egyszeri, pár perces művelettel az összes jövőbeni órát, amit korábban számolgatással töltöttél. 🙂
Kíváncsi vagy, hogyan működne ez a te termedben, stúdiódban? Vajon neked is megoldaná a napi nyűgjeidet, hogy több időd maradjon a szakmai munkádra és a magánéletedre? Mi megmutatjuk, te megnézed, kérdezel sokat. Így könnyen eldöntheted, hogy neked is a MotiBro lesz-e a jobb kezed a mindennapokban:
Ismerd meg élőben!
Egy rövid bemutató többet mond ezer leírásnál. Ha szeretnéd működés közben látni a Motibrót, kérj ingyenes konzultációt most!
