Okos adminisztrációval éves szinten akár heteket és jelentős plusz bevételt nyersz magadnak. De ha rosszul osztod be az idődet, nem csak hogy kevesebbet keresel, de egyesületed, mozgásstúdiód, iskolád jövőjét is veszélyeztetheted! Nézzük, hogyan változtathatod át ezeket az egyáltalán nem kellemes, ám kötelező feladatokat úgy, hogy több időd és lehetőséged maradjon bevételed növelésére, vállalkozásod fejlesztésére.
Nyomasztó kérdések
Amik minden szolgáltatóban felmerülnek időről-időre, ha nincsenek meg a megfelelő keretek az ügyvitelben:
- Hogyan vezesd az órai jelenléti íveket? Te jelölöd a jelenlévőket papíron? Vagy megkéred őket, hogy írják fel ők a nevüket minden egyes alkalommal vagy digitális jelenléti ívet biztosítasz számukra?
- Hogyan rögzíted és követed nyomon vendégeid befizetett vagy befizetendő díjait? Hogyan gyűjtöd be a tartozásokat?
- Mikor és hogyan csinálsz kimutatásokat a bevételekről, óralátogatásokról? Hogyan számolsz el a munkatársakkal?
- Hogyan tartod karban vendéglistádat?
- Mikor jut idő a vállalkozásod fejlesztésére? Mikor marad végre elég időd az ügyfelekre?
Már beljebb vagy, ha keresed a válaszokat!
De ahhoz is plusz energia kell, hogy az ember végiggondolja egy napját, mennyi mindent csinál gyors egymásutánban, na és persze egyszerre. Ha egészben látnánk mindig a napunkat, hetünket, hónapunkat, neki sem kezdenénk… Az agyunknak védelmi képessége is van szerencsére, és talán ezért (is) tudunk részletekben, kis egységekben gondolkodni, márpedig az adminisztrációs feladatokhoz is ez kell!
Miért fontos ez? Mert okos adminisztrációval akár évi 1 hónapot is nyerhetsz!
Az Egyesült Királyság második legnagyobb technológiai vállalata, a Sage 2018-as felmérése alapján Nagy-Britanniában és Észak-Írországban a kis és középvállalkozások 71 napot töltenek évente az adminisztrációs teendőkkel. Ez azt jelenti, hogy a rendelkezésre álló munkanapok több mint egynegyede ezzel megy el, ráadásul a világ egyik legfejlettebb országában!
A Sage egy évvel korábbi, 2017-es felméréséből kiderül, hogy nagy átlagban ennél sokkal rosszabb a helyzet! A vállalat 23 ország adataid összegyűjtve arra jutott, hogy a kis és középvállalkozások vezetői évi 120 napot töltenek el adminisztrációs feladatokkal. Döbbenetes számok! De mennyivel jobban hangzik az, hogy ha csak az egy negyedét spóroljuk meg ezeknek a napoknak okos adminisztrációval, akkor évi egy hónapot nyerünk!
5 gyakori hátrány, ha elhanyagolod az admin feladatokat
1. Bevételkiesés
– Naprakész bevétel és kiadás kimutatás nélkül a havi látogatások akár 10-30%-a után nem fogod tudni begyűjteni a bevételeket. Ez igen nagy arány ahhoz, hogy felbosszantsd magad, hiszen nem ingyen dolgozol nap mint nap!
– Áttekintő és kiértékelő riportok nélkül nem tudod, mit csinálsz nagyon jól, és mit csinálsz feleslegesen, akár az óra és csoportbeosztásaidat, akár a havi kiadásaid, bevételeid rendszerezését nézzük.
2. Bírság-kockázat
– Ha könyvelőd van, akkor is muszáj időközönként fontos papírokat, dokumentumokat összegyűjtened, iktatnod, és rendszeresen eljuttatnod hozzá, hogy időben és a megfelelő módon elkészüljön adóbevallásod. Ha egyedül intézed adóügyeidet, még sűrűbben kell foglalkoznod a számláiddal, a befizetendő tételeiddel és az értesítésekkel.
– A GDPR-nak megfelelő adatkezelés odafigyelést és szintén rendszerességet igényel. A vendégek tájékoztatásának elmulasztása esetén súlyos bírságra számíthatsz. Ha kamera, vagy kamerák üzemelnek mozgásstúdiód helyiségeiben, akkor be kell szerezned a GDPR kamera adatkezelési szabályzatot is, amelynek nem megfelelő alkalmazása szintén súlyos bírságot vonhat maga után. A szabadidős sportegyesületek, klubok GDPR megfelelésének legfontosabb lépéseiről itt olvashattok.
3. Nehézkes csapatépítés
Vezetőként azt érzed, hogy mindenhol és mindenben ott akarsz lenni? Ez természetes! Ha viszont nem készíted el saját teendőid, munkafolyamataid leírását, és mindent csak a saját fejedben akarsz megtartani, hogyan tudod kiadni a feladatokat munkatársaidnak, majd ellenőrizni az eredményt? Így nagyon nehéz csapatot építeni. Ahhoz, hogy mindenhol „ott legyél”, nem kell mindenben részt venned. Ehhez viszont ki kell találnod és rögzítened is kell a legfontosabb munkafolyamatokat. Csak így fogsz tudni feladatokat delegálni.
4. Versenyhátrányba kerülhetsz
Az „ad hoc jelleggel” előkerülő adminisztrációs feladatok megakadályoznak abban, hogy előre tervezhess. Így nehéz vállalkozásod fejlesztésével foglalkoznod, és sajnos arra sem marad időd, hogy a szakmádon belül kövesd a trendeket. Új lehetőségekről maradhatsz le, nem tudsz ügyfélszerzési vagy szolgáltatási stratégiádon dolgozni, ha felaprózod az energiádat.
5. Nem marad időd az ügyfelekre
Ha elúszol az adminisztrációs feladatokkal, sokkal kevésbé tudsz arra fókuszálni, hogy megfelelően felmérd és kielégítsd vendégeid igényeit. Ma már alapvető, hogy nem elég szolgáltatni, az ügyfélélményre is nagy hangsúlyt kell fektetni, hogy hosszútávon megtarthasd a vendégeidet. Ezért rendkívül fontos, hogy elég időt tudj fordítani a vendégekkel való kapcsolattartásra.
Kezdjük a rendszerezést!
A tőletek összegyűjtött tapasztalatokból egyszer már összefoglaltuk a legidegesítőbb adminisztrációs feladatokat. Most abban próbálunk segíteni, hogy kialakíthass egy okos adminisztrációs rendszert, amellyel valóban időt és energiát takaríthatsz meg.
Az első és legfontosabb tanács, hogy az ismétlődés gyakorisága szerint kategorizáld a rendszeres teendőidet. Vizsgáld meg, melyiket milyen időközönként kell elvégezned, és sorold be őket az alábbiak szerint. A listában gyakori feladatok szerepelnek, nálad lehet ennél több vagy más jellegű teendő is:
Napi feladatok:
- a vendégek órákra történő bejelentkezésének rögzítése
- a vendégek jogosultságának ellenőrzése (jogosult-e a szolgáltatásra bérlete alapján; azon a szinten van-e edzettségét tekintve amelyre jelentkezett)
- új vendégek regisztrálása, a folyamathoz kapcsolódó nyilatkozattételek rögzítése
- bérletek, tagdíjak, napijegyek értékesítése, a meglévő bérletekből az elhasznált alkalmak pontos rögzítése
- számlák kiállítása, beérkező számlák nyilvántartása
Heti feladatok:
- vendéglistánk frissítése az újonnan érkezők szükséges adataival
- vendégek tartozásainak ellenőrzése, nyomon követése
- a fizetéssel késlekedők rendszeres tájékoztatása a fennálló tartozásról
Havi feladatok:
- havi kimutatás a bevételekről, a látogatások számáról
- új vendégek, lemorzsolódó vendégek, visszatérő vendégek azonosítása
- befizetendő közüzemi számlák, egyéb havi fix kiadások intézése
- az oktatók, munkatársak tevékenységének rögzítése arról, kiknek milyen órát tartottak mikor, milyen rendszerességgel
Többhavonta elvégzendő feladatok:
- órák/foglalkozások felépítése, órarend összeállítása
- értékesíthető jegyek / bérletek, aktuális árlista összeállítása és időközönkénti módosítása
- vállalkozási irataink előkészítése és eljuttatása a könyvelőnek, vagy az iratok saját magad általi rendszerezése, iktatása
- áttekintő és kiértékelő riportok arról, milyen az órák kihasználtsága, hogyan teljesítenek az egyéni és csoportos foglalkozások
Éves feladatok:
- az egyesület/ stúdió/ terem/ iskola házszabályainak összeállítása, ha szükséges, változtatása
- órai bejelentkezési szabályok összeállítása, közzététele
- vezetői feladataink, munkafolyamataink leírása, rögzítése
A fenti listát bőven ki lehet egészíteni, de alapvetően már ennyi tevékenység is elég ahhoz, hogy átgondold: mikor, mennyi ideig végzed ezeket, egyáltalán jókor, jó időközönként foglalkozol-e velük. A listán látható példák szolgáltatástól, vállalkozástól függően más és más rendszerességi kategóriába eshetnek, az éves és a többhavonta elvégzendő feladatok azonban nagyjából mindenkinél egyeznek. Eltérések inkább a napi, heti tevékenységben lehetnek.
5 tipp, ami segít a feladatok ütemezésében
1. Mérd le egyszer, mennyi időt töltöttél az egyes feladatokkal, pl. a számlázással, vendéglisták kezelésével, kötelező befizetéseiddel, leveleid rendszerezésével, és figyeld meg azt is, melyik idősávodat vették el tőled.
2. Tervezd meg, hogyan osztod be és hogyan végzed el a gyakorlatban az adminisztrációs feladatokat. Ezek rendszeresítése nélkül a feladatok koordinálása helyett elúszol, elveszted a fókuszod arról, amiért a vállalkozásod létrejött.
3. Készíts folyamatleírást, amely hosszú távon minden munkatárs dolgát megkönnyíti. Ha kollégáidat szeretnéd bevonni az adminisztrációs feladatokba, írd össze, kinek mikor mit kell csinálni, és pontosan milyen lépésekből állnak össze a folyamatok.
4. Találd ki, milyen módon emlékezteted magad, vagy munkatársaidat az elvégzendő feladatokra. A telefonod, tableted erre alkalmas naptár applikációjával, más digitális megoldással, vagy papíron, hagyományos naptárban, flip charton?
5. Járj utána, milyen digitális szoftverek segíthetnek neked automatizálni, rendszerezni, például az órai bejelentkezéseket, a részvételek rögzítését, a befizetések kezelését.
Ha „csak” két-három tevékenységen változtatsz először…
Válassz ki pár feladatot, amiket elsőként beosztasz magadnak és figyeld meg hosszútávon, milyen változásokat hoz, ha az ütemezés szerint elvégzed őket. Pédául:
– napi 20-30 percnyi időráfordítással vezeted magadnak, mennyit, mire költöttél;
– hetente egyszer emlékeztető üzenetet küldesz a neked tartozó vendégeidnek a fizetés esedékességéről. Ha papíralapú táblázatot vezetsz erről, pontosan kövesd a tartozók listáját. Ha viszont digitális szoftvert használsz, akkor jóval kevesebb teendőd lesz ezzel;
– 1-3 havonta egyszer áttekintő, kiértékelő riportot készítesz arról, milyen az órák kihasználtsága, hogyan teljesítenek az egyéni és csoportos foglalkozások.
Türelemre lesz szükséged a plusz időhöz!
Okos adminisztrációval és a napi, heti, havi, éves ismétlődő feladatok elvégzésével rengeteg időt, azaz rengeteg pénzt menthetsz meg magadnak. Ez persze nem megy egyik pillanatról a másikra. Bizonyos idő elteltével azonban az eleinte nehézkesnek tűnő feladatokat sokkal gyorsabban meg fogod tudni oldani, ezzel pedig sok jó szokás alakulhat ki. De csak akkor, ha megfelelő módszerekkel szét tudod bontani a teendőket, vagy keresel erre megfelelő szoftvereket, applikációkat, amelyek időt és energiát spórolnak neked.
Mit nyerhetsz még?
Fókuszálhatsz az igazán fontos feladatokra! Ha megvan a prioritási sorrended, hogy mit kell naponta, hetente, havonta kipipálnod rendszeresen, és ezek esedékességéről értesíted is magad, majd meg is csinálod az arra szánt időben, akkor sokkal több időd marad azokra az érdemi feladatokra, amelyek a szolgáltatásod színvonalát növelik. Ha rendszeresen, az általad meghatározott „időablakban” kipipálod ezeket a feladatokat vagy ki tudod adni másoknak, akkor csökkentheted a nyomást, amit a „multitasking”, azaz az egyszerre több dolog intézése okoz. Nyugodtabb leszel, jobban tudsz koncentrálni!
Ha írásunkkal hasznos tippeket adtunk, oszd meg másokkal is, akiknek úgy gondolod, hogy segíthetsz ezzel.
Kíváncsi vagy, hogyan egyszerűsítheted le adminisztrációs feladataid jelentős részét? Hogyan válthatod ki a papírmunkát? Hogyan kezelheted egyetlen kattintással, pöccintéssel az órarendeket, a bejelentkezéseket, a lemondásokat, a bérleteket és a kimenő számlákat? Akkor kattints és kérd ingyenes online bemutatónkat, ahol kérdéseidet is felteheted:
Ismerd meg élőben!
Egy rövid bemutató többet mond ezer leírásnál. Ha szeretnéd működés közben látni a Motibrót, kérj ingyenes konzultációt most!
