Az automatizálás elkerülhetetlen. Távolról irányítani egy edzőtermet vagy mozgásstúdiót hosszú távon szinte lehetetlen, ha nincsenek meg a megfelelő eszközeid. De mit is jelent a távolról irányítás? Azt, hogy saját stúdiód vagy edzőtermed fenntartása mellett olyan egyéb elfoglaltságod van, ami nem teszi lehetővé, hogy naphosszat a teremben tartózkodj. Vagyis keveset tudsz jelen lenni, és így elvétve tudsz a helyszínen koordinálni, egyeztetni. Számos olyan tulajdonost ismerünk, akinek főállása van a stúdiója mellett, és mindegy, hogy otthon, irodában vagy terepen dolgozik: nem tud minden nap órákat a stúdióban tölteni. És ez egyáltalán nem úri huncutság, hanem:

 

Társadalmi kortünet

Próbálunk több lábon állni, kell egy biztos bevételi forrás, főleg egy frissen megnyitott teremnél, amíg fel nem fut a vendégforgalom.  Vagy épp kisbaba érkezik a családba. Vagy több gyerek is van. Vagy a tulajdonos messzebb lakik, és még számtalan okot felsorolhatnánk, amelyek miatt ügyfeleink is arra kényszerültek, hogy távolról vezessék a termüket.

 

Hány felé szakadjak?

Nézzük azt a helyzetet, amikor nem főállásban vezeted a termedet. Tehát van munkád, amit el kell végezned nap mint nap. Akár bejársz dolgozni a munkahelyedre, akár otthonról végzed a feladataidat, akkor sem tudsz bejárni a terembe napközben. Vagy csak 1-2 órára beugrasz, hogy felvedd a fonalat, de ez édeskevés ahhoz, hogy képben legyél, mi minden történt aznap. Nem látod pontosan, hányan voltak az órákon, volt-e lemondás, volt-e üresjárat, milyen volt az aznapi bevétel. Az edzőidtől, oktatóidtól tudod összecsipegetni az információkat, de tőlük sem várható el, hogy mindent fejben tartsanak, és azonnal vágják a napi létszámstatisztikát, vagy hogy hány napi jegyet adtak el. Gábor is munka mellett vezette a termét, ezért keresett meg minket. Itt elolvashatod, hogyan oldotta meg a problémát.

Ugyanez a helyzet, ha kisbabával vagy otthon. Másik kedves ügyfelünk is hasonló cipőben járt, hiszen babát várt a stúdiója beindításakor. Tudta, hogy olyan instant megoldásra van szüksége a napi óraszervezéshez és teremvezetéshez, amellyel kismamaként is fel tud építeni nulláról egy sikeres jógastúdiót. Júlia itt mesélte el történetét.

 

Hajnali verebek, éjjeli baglyok

A legnagyobb probléma, hogy a termed ügyeivel nem „normál munkaidőben” tudsz foglalkozni, hanem amikor éppen időd van rá: kora reggel, ebédidőben, késő este, vagy ha épp kiszorítasz egy órácskát valamikor két teendőd között. Ez erősen korlátozza a lehetőségeidet a kommunikáció terén is. Nem hívhatod a kollégádat kora reggel vagy éjszaka, hogy mi történt aznap, legfeljebb írsz neki egy levelet, amire majd másnap jön válasz. Így mindig csúszásban vagy az infók feldolgozásával (pl. bérleteladások, bevételek könyvelése), és emiatt belekerülsz egy állandó spirálba, görgeted magad előtt a feladatokat, de sosem éred utol magad. Ismerős?

 

Az információ kincs, de csak ha nem vész el, nem drága és nem neked kell körmölni

Persze lehet mindent füzetben vezetni, de tudjuk, hogy ez gyakran nap végére marad. Ilyenkor kimaradhat egy-két adat, mert könnyebb azonnal rögzíteni, ki van éppen edzésen, mint utólag visszaemlékezni mindenkire. Máris torzult a valóság, ami a bérletalkalmak követése és a befizetések tekintetében a legnagyobb probléma, és okozhat később galibákat. Ezeket tudod megelőzni, ha az óraszervezéshez és adminisztrációhoz egy megbízható rendszert használtok, ami távolról is elérhető. Az is szempont, hogy az örökös körmölés ne vegye el az idődet az igazi vezetői feladataidtól. Persze az sem jobb, ha rendszeresen kifizetsz egy rakás pénzt valakinek, hogy az összes nyilvántartást manuálisan vezesse.

Telefonos tudakozó vagy teremvezető?

Rengeteg ügyfelünk panaszkodott arra az első egyeztetés alkalmával, hogy megőrjíti a szüntelenül csörgő telefonja. Egész nap hívásokat bonyolít, üzenetekre válaszol, miközben nincs bent folyamatosan a teremben, dolgozik, jön-megy, ügyintéz, vagy épp a gyerekeit viszi A-ból B-be.

Mondhatni telefonos tudakozóként funkcionál. Ugyanis nincs olyan központi kollégája, aki a helyszínen csak azzal foglalkozik, hogy válaszol a hívásokra, üzenetekre, kérdésekre. Így a teremmel kapcsolatos kérdések hozzá futnak be az edzőktől, oktatóktól és a vendégektől is. Ez akkor a legkritikusabb, ha az órai bejelentkezések is hozzá érkeznek. Ez nagyon gyorsan káoszhoz vezet, főleg ha nagyforgalmú stúdióról vagy edzőteremről beszélünk. Az ezzel járó frusztráció pedig felőrli az ember idegeit, és eljön az a pont, amikor besokall.

Ekkor fordulnak hozzánk a legtöbben, amikor már elérték a kritikus pontot.

Ha te is elérted a tűréshatárodat, vagy már közel állsz hozzá, akkor mielőbb lépned kell, hogy ne omoljon össze a szép reményekkel indult vállalkozásod. Az automatizálás lesz a legjobb barátod!

Ma már több olyan lehetőség is a rendelkezésedre áll, amelyekkel a káoszból pár nap alatt rendszert varázsolhatsz. Vannak szoftverek, amelyekkel az időpontfoglalást automatizálhatod, vannak, amelyekkel a vendégek adatait tarthatod rendben. Azonban nem szabad leragadni az egyes részfeladatoknál.

Stúdiódat vagy edzőtermedet csak úgy tudod fenntartani és fejleszteni, ha a napi szervezés mellett minél több vezetői feladatot is önműködővé teszel. Jó hír, hogy nem kell plusz embert felvenned emiatt. Mégis olyan lesz, mintha lenne egy asszisztensed, aki intézi a be- és kijelentkeztetést, kezeli a bérleteket, tárolja a vendégadatokat, számláz, és bármikor készít neked friss kimutatásokat a teremről, az órákról, vendégekről, oktatókról. Mindezek végre nem téged terhelnek! Az már csak hab a tortán, hogy bárhonnan elérheted, ahol van net. Így nem kell azon idegeskedned, hogy már megint nem tudsz bemenni a terembe.

 

Naprakészen, mintha mindig bent lennél

Túlzásnak tűnhet, pedig egy ilyen „asszisztenssel” – ami online időpontfoglaló, edzésszervező és ügyfélkapcsolati alkalmazás egyben – tényleg mindig képben lehetsz a stúdiód, edzőtermed napi dolgaival, és átfogó képet is kapsz a működésről. Az automatizálás áldásos hatása, hogy a klasszikus vezetői feladataiddal töltött időt akár harmadára csökkentheted! Konkrétan az alábbiakban kapsz felbecsülhetetlen támogatást:

1. Részletes műszerfal a profi vezetéshez, vagyis friss és pontos adatokból dolgozhatsz

Ezeket a nélkülözhetetlen információkat ellenőrizheted bármikor:

  • Az órai bejelentkezéseket és az érvényes bérleteket, a rövid távú tervezéshez.
  • Az elmúlt időszak jelenléti adatait, azaz melyik oktatód/edződ órái hogyan teljesítenek, melyek a népszerűbb időszakok, hol van szükség bővítésre vagy változtatásra.
  • A befizetéseket és a ki nem fizetett órákat, ki és mennyivel tartozik. Ebből rögtön látod, hogyan alakul a termed pénzügyi helyzete.

2. Mindent a vendégért, azaz segítség a mindennapi kommunikációhoz

  • Közvetlen e-mail elérésed lesz a vendégeidhez, akkor is, ha tartasz vagy nem tartasz órát/edzést. A folyamatos infóátadás az egyik kulcs a vendégelégedettséghez.
  • Könnyedén el tudsz érni minden vendéget, csoportonként és egyénileg is, ha bármi változik az órákkal vagy a teremmel kapcsolatosan.
  • Az automatizálás újabb érdeme, hogy például a bérletlejáratról, a lemondott órákról nem neked kell értesítened a vendégeket.
  • Ha be- vagy kilép egy edződ, akkor sincs galiba. Nem kell félned, hogy eltűnnek a vendégadatok, és az újaknak sem kell pontról pontra átadnod a vendégekről szóló infókat, adatokat, mert minden megvan változatlanul, egy helyen.

3. Az időd nagyon drága: így csak a lényegre kell koncentrálnod! 

  • Önműködővé teheted a heti/napi/havi ismétlődő feladataidat. A kimutatások előkészítik számodra a terepet, neked már csak az üzletfejlesztéssel, a vállalkozásod jövőjének tervezésével kell foglalkoznod.
  • Távolról, lelkiismeretfurdalás nélkül menedzselheted a stúdiódat/termedet! Mivel nem jókedvedben vagy távol a teremtől, és állandó időszűkében vagy, így a „távirányítással” megspórolt idő rengeteget tesz hozzá ahhoz, hogy stressz nélkül élhess minőségi életet.
  • Úgy támogathatod a vendégeket, hogy nem megy rá az összes szabad perced. Meghatározod a szabályokat, és a kidolgozott folyamatot automatizálod (pl. online időpontfoglalás, befizetések, bérletrendszer). Így téged csak a speciális esetekben fognak keresni, ezzel is megszabadulsz egy nagy adag nyomástól.
  • Végre magadra is oda tudsz figyelni, több szabadidőd marad, így megelőzheted a korai kiégést! Ez pedig elengedhetetlen, ha hosszú távra tervezel! 🙂

Számold össze, most mennyi időd megy el a fenti feladatokkal napi, heti vagy havi szinten. Naponta próbálsz mindig egy kicsit lefaragni az elmaradásokból, vagy a hétvégéid mennek rá? Sokat idegeskedsz?

Ha csupán heti 3 órát megspórolnál, jelentős bevételkieséstől óvhatnád meg magad – mint ahogy Dávid is -, és nem stresszelnél többé azon, hogy nem tudsz jelen lenni a termedben, az bizonyára megérne egy misét. Szánj egy röpke órácskát az online bemutatóra, hogy élőben is láthasd, hogyan dolgozik a kezed alá egy online óraszervező „asszisztens”:

Kapcsolódó tartalmak

Hozzászólások

Send this to a friend