Mindegy, hogy klubot, edzőtermet vagy iskolát vezetsz, az oktatóid, edzőid díjazásával kapcsolatos viták könnyedén megmérgezhetik a jó munkakapcsolatot. Akár a baráti viszonyt is tönkretehetik. De egyszerűen elejét veheted a félreértéseknek, ha előre lefektetitek az elszámolás alapjait, majd az egész folyamatot automatizálod. Így a rendszer számol, nem lesznek nyitott kérdések…
A mai cikkünk nem az „5 tipp” jellegű, instant ötletekkel szolgáló írás, mert a téma ennél jóval konkrétabb útmutatást igényel. Ha saját oktatási vállalkozásodat vezeted (legyen az sport vagy nyelvoktatás) te is tudod, hogy a nem fix bérért dolgozó munkatársaid díjazásának havi elszámolása az egyik legidőigényesebb feladat. Ráadásul extra koncentrációt igényel, mert nem csúszhat hiba a számításba. Különben jönnek a kellemetlen beszélgetések…
Megmutatjuk, hogyan szabadulhatsz meg örökre a rendszeres számolgatástól, és hogyan lesz neked és oktatóidnak is stresszmentes az elszámolás.
Le kell fektetni az alapokat
Mindenekelőtt oktatóiddal megállapodtok a díjazás kiszámításának alapjaiban: mi után, mennyit, mikor. Ennek elég sok variációja lehet, de az alábbiak és ezek kombinációi a leggyakoribbak:
- a megtartott órák száma -> mondjuk Gábor a hónapban tartott 8 edzést,
- a résztvevők száma -> például Niki óráin 37 tanítvány volt összesen,
- a bérletek típusa -> összesen 35-en jöttek a terembe a hónapban, ezek közül hányan vettek alkalmi jegyet, hányan rendelkeztek érvényes bérlettel, és ezek után kap X %-ot minden tréner.
Ezeken felül jönnek a speciális kérdések, amelyek gyakran problémát okoznak a díjazási stratégia kialakításánál:
1) Mi legyen azzal, aki eljött órára/edzésre, de nem fizetett?
» Ezt a veszteséget az oktató vagy a vállalkozás viseli?
» Ez újabb kérdéseket vet fel: mennyire tedd érdekeltté az oktatót a pénzek begyűjtésében? Vagy az nem az ő feladata? Akkor is fizess neki, ha neked nem folyt be az adott összeg?
2) Mi legyen, azzal a tanítvánnyal, vendéggel, aki bejelentkezett, de nem jött el?
» Itt hasonló a helyzet: ez a „talált pénz” a trénert illeti vagy a vállalkozást, klubot? Hiszen az oktatónak azzal a vendéggel nincs feladata, aki nem vett részt az órán. Másrészről elvette az oktató idejét, vagy a lehetőséget valaki mástól.
3) Mi legyen azzal a bérlettel, amit kifizettek, de nem használtak fel?
» Például ha a 10 alkalmas bérletből a vendég felhasznált 8 alkalmat, de lejárt az érvényesség, így kettőt elvesztett, az extra bevétel kinek járjon?
Ezeket a kérdéseket érdemes már az oktatók felvétele előtt átgondolni és a megállapodásban is rögzíteni, hogy a későbbiekben ne okozzanak neked fejfájást és vitás helyzeteket.
A precízen vezetett nyilvántartás a lelke mindennek
Az óralátogatások nyilvántartása (azaz a jelenléti mindennapi vezetése) kulcsfontosságú ahhoz, hogy a hó végi elszámolások hibamentesek legyenek. A precíz nyilvántartáshoz az alábbiak is elengedhetetlenek:
- legyen hozzáférhető és átlátható minden érintett számára.
- minimális legyen benne a hibalehetőség,
- és lehetőleg minél egyszerűbb legyen a használata.
Ha ezek közül akár csak egy nem valósul meg, akkor a nyilvántartások vezetése és egyeztetése, illetve a pénzügyi elszámolás minden hónapban tortúra lesz neked és az oktatóidnak is. Ismerős, milyen utólag kibogozni a jegyzetfüzetből, hogy melyik órán hányan voltak, vagy végigbogarászni az Excel-t hogy ki és hol maradt ki a számításból? Egyszer sem mókás, havi rendszerességgel meg pláne nem…
A legkézenfekvőbb megoldás, ha automatizálod az óralátogatások nyilvántartását és az elszámolást is! A MotiBro-hoz azért fejlesztettük le az edzői elszámolás funkciót, mert ügyfeleink visszajelzései alapján ez az egyik toplistás „nem szeretem, túl macerás” feladat az adminisztrációs teendők közül. Ha bőszen bólogatsz, mert te is pontosan így érzel, akkor olvasd el alább, hogyan tudhatod le pillanatok alatt a havi elszámolási köröket.
Elszámolás 3 lépésben, ami később már csak 1!
Ha az automatizáció mellett döntesz, akkor csupán 3 lépésben kialakíthatod a teljes elszámolási folyamatot az összes kurzusodra, edzés- vagy óratípusodra, és minden oktatódra vonatkozóan. Az ebbe fektetett 1-2 óra és minimális energia már az első hónap végén többszörösen megtérül, hiszen elfelejtheted az ismétlődő, több órás számolósdit. Miután beállítottad a megfelelő szabályokat a rendszerben, már csak az utolsó lépést kell megtenned minden hó végén. Az pedig csupán perceket vesz igénybe. Lássuk is a lépéseket:
1. lépés: Hozd létre az elszámolási szabályaidat!
A cikk elején már utaltunk rá, hogy ezt alapozhatod óraszámra, résztvevők számára vagy fizetési módra, te döntöd el, nálad melyik a leglogikusabb. Ha ez megvan, a MotiBro-ban egyszerűen létre tudod hozni az elszámolási szabályokat:
Lehet ez például fix összeg:
- a megtartott órák után,
- minden résztvevő után (itt be tudtok állítani minimum összeget is, hogy akár 1 résztvevő esetén is megérje az oktatónak, vagy bizonyos létszám felett növelhetitek is a „fejpénzt“),
- vagy megoszthatjátok a bevételt, amely a résztvevők által fizetett bérletekből folyik be.
Íme egy minta egy egyszerű szabályról. Itt az első 3 résztvevő után 500 Ft/fő, ezt követően a 4. és az ezen felül érkező résztvevők után 700 Ft/fő az oktatónak fizetendő díjazás.
2. lépés: Kapcsold a szabályokat az oktatókhoz és óratípusokhoz!
Itt annyi a dolgod, hogy a meghatározott elszámolási szabályt rendeld hozzá az adott edzőhöz/oktatóhoz, és az általa tartott óratípusokhoz. Egyszerre több kurzushoz is hozzárendelheted ugyanazt a szabályt:
Nem csak egy fajta szabályt állíthatsz be, sőt! Megcsinálhatod azt is, hogy az alapszabály mellett bizonyos óratípusok
nál eltérő díjazást alkalmazol, és azt is beállíthatod, hogy melyik hónaptól legyen érvényes az adott elszámolási szabály. Ez akkor is hasznos lehet, ha már korábban tudod, hogy változtatni fogsz a díjazáson, és már előre új szabályokat hozol létre, de ezek csak az általad meghatározott hónaptól lépnek életbe.
3. lépés: Nézd meg az elszámolási riportot, majd havonta ismételd!
Ha a szabályokat beállítottad a rendszerben, és a jelenléti nyilvántartásokat is hiánytalanul vezetitek, akkor a pénzügyi időszak végén az elszámolás már gyerekjáték lesz. Persze menet közben is bármikor rá tudsz nézni, hogy állnak a pénzügyeitek. Az edzőid/oktatóid is látják a rájuk vonatkozó adatokat.
A riportokat lekérheted az összesítve minden oktatódra vonatkozóan,…
…vagy oktatónként részletes adatokkal is:
Lehet, hogy elsőre ez sok munkának tűnik, de a szabályokat csak egyszer kell meghatároznod és beállítanod, onnantól a rendszer a bejelentkezések és jelenlétek alapján automatikusan regisztrál, számol és elkészíti a statisztikákat. Nincs több táblázat meg papírozás, és nem emlékezetből kell kibányászni, hogy kinek hány tanítványa volt előző hó ötödikén.
A hóvégi elszámolás garantáltan feszültségmentes, és nem több pár percnél! Hogy hangzik? Gondold át, hogy szeretnél-e te is ilyen egyszerűen megszabadulni egy kolonctól. Ha a válasz igen, kattints az alábbi gombra, és nézd meg (ingyenesen) hogyan működik mindez a gyakorlatban:
Ismerd meg élőben!
Egy rövid bemutató többet mond ezer leírásnál. Ha szeretnéd működés közben látni a Motibrót, kérj ingyenes konzultációt most!
