Amikor sorra jönnek a visszajelzések a partnereinktől, hogy belefulladnak a tanfolyamok, képzések indításával járó feladatokba, elvesznek a regisztráció – adatfelvétel – telefonos egyeztetés Bermuda-háromszögében, és belefáradtak a résztvevők beosztásával való sakkozásba, akkor bizony lépni kell. Hát léptünk. Lezárult egy több hónapos fejlesztési folyamat, és megszületett az automatizált tanfolyamszervező modulunk! És hogy miért óriási hír ez számodra is?
Mert végre te is elfelejtheted a tanfolyamok, képzések indítása körüli mizériát!
Mert mostantól pár kattintással hirdetheted meg az oldaladon az új turnusokat. És mert az önműködő regisztrációs folyamatnak köszönhetően az új beiratkozók önállóan kiválaszthatják a megfelelő képzést, a megfelelő időpontban, amire be is regisztrálhatnak pár perc alatt.
Nincs több telefonos bejelentkezés, nincs több körös egyeztetés. Ha te intézted eddig, ha egy kollégádat foglalták le 100%-ban a tanfolyamindítások, mindenképpen nyertek vele. Időt, energiát, nyugalmat. A felszabaduló kapacitást pedig hasznosabb feladatokra fordíthatjátok: te a vezetői teendőidre koncentrálhatsz, kollégáid meg munkakörüktől függően az oktatásra, az ügyfélszolgálatra, értékesítésre, fejlesztésre.
Az is óriási előny, hogy a tanítványok vagy gyerektanfolyamok esetén a szülők bármikor, ismétlem bármikor a nap folyamán elintézhetik a jelentkezést. Sokaknak jelent problémát, hogy munkaidőben ügyeket intézzenek. Ha nincs rá alkalmuk, vagy épp nem érnek el titeket, mert tanfolyamindulások előtt égnek nálatok a vonalak, akkor vagy az utolsó pillantban jelentkeznek be, vagy le is csúszhatnak a tanfolyamindulásról.
A tanfolyamszervező révén csak kiválasztják a nyilvános listátokban szereplő induló turnusokból a megfelelőt, és 3 egyszerű lépésben be is tudnak jelentkezni. Ezután azonnali visszaigazolást kapnak, így hátra is dőlhetnek, hiszen biztosított a helyük a kiválasztott képzésre.
Hogy indul egy átlagos tanfolyami szezon?
Rengeteg tanfolyami csoportot indítasz: kezdő, haladó, több helyszínen, több témában, egy témán belül több időpont, több turnus, kis vagy nagy létszámú csoportok Komplikálja a helyzetet, ha rugalmas időbeosztású képzést is biztosítasz a fix időpontok mellett.
Vegyük sorra a konkrét tanfolyamindítási feladatokat:
1) Meg kell hirdetnetek az új turnusokat (téma, szint, időpont, létszám, helyszín):
Minden egyes tanfolyam új turnusa miatt szerkeszteni kell a honlapot? Ez mennyi értékes időt vesz el tőled vagy a kollégádtól?
A tanfolyamszervezővel csupán pár adat megadásával azonnal frissül az órarendedben az elérhető tanfolyamok listája.
2) Tudatni kell a jelentkezőkkel, hogy aktuálisan van-e még szabad hely.
Ők látják most valós időben, hány szabad hely van még 1-1 kurzuson? És ti látjátok?
Most hogyan koordináljátok a tanfolyami létszámokat, a szabad helyek feltöltését? Minden érdeklődővel egyesével lebeszélitek, kinek milyen időpont megfelelő?
Vagy időpontra jelentkeznek, de káosz van, mert a népszerű időpontokra állandó a túljelentkezés? Ilyenkor újabb telefonok, másik időpont egyeztetése… káosz a láthatáron.
A MotiBro-ban mindig friss létszám adatokat láttok az összes futó és meghirdetett képzésre vonatkozóan. A kapacitásmenedzsment automatikus, az önműködő várólista pedig segít, hogy lemondás esetén se vesszenek kárba az értékes helyek.
3) Be kell kérni a jelentkezők adatait.
Hogyan lehet jelentkezni egy tanfolyamotokra? Telefonon? Vagy minden új turnushoz külön adatbekérő űrlapot kreáltok?
Az online tanfolyami regisztrációval nem nektek kell hibamentesen átvezetni a jelentkezők adatait a meglévő adatbázisotokba. Az összes, kurzusra jelentkező adatai bekerülnek a tanítványi listátokba, és a rendszer automatikusan bejelentkezteti őket a választott tanfolyam időpontjaira. Így kiküszöbölhetők a túlterheltség miatti emberi hibák. Valamint ezzel is jelentős mennyiségű manuális munkát spóroltok meg.
Amikor benne vagytok a sűrűjében
Már javában futnak a tanfolyamaid, és persze jönnek is a megoldandók. A három leggyakoribb tanfolyami probléma a partnereink háza táján a következő:
- A hiányzások miatti pótlások koordinálása.
- Az egymás után folyamatosan induló, rövid kurzusokkal járó rengeteg munka, az állandó szervezés, az új tanítványok bevezetése, a meglévők átvezetése a következő szintre.
- A már futó tanfolyamok szabad helyeinek feltöltése menet közben.
A jó hír, hogy mindegyikre van megoldás, ráadásul egyben.
Az új modullal a tanfolyamok, képzések meghirdetése 3 egyszerű lépésből áll:
- létrehozod a tanfolyamaidat és meghatározod azok szabályait,
- összeállítod az órarendedet,
- létrehozod a tanfolyami turnusokat,
és már kint is van a weboldaladon a legfrissebb, mindig aktuális adatokat tartalmazó tanfolyami listád. Ebben pillanatok alatt kiválaszthatják a jelentkezők a nekik megfelelő tanfolyamot , és egyszerűen be is regisztrálhatnak rá.
A beérkezett tanfolyami regisztrációs adatok bekerülnek az össztanítványi adatbázisba is, mindenkihez kapásból meglesznek a számlázási adatok is. Valamint mindig naprakészen látjátok, melyik tanfolyamon hány résztvevő lesz, beteltek-e már a helyek, kell-e még hirdetni, vagy esetleg új turnust indítani a népszerű időpontokra.
Jól hangzik, de miért pont most vágnátok bele?
Sok érdeklődőnkben felmerül a kérdés, hogy érdemes-e ebben a bizonytalan időszakban elindítani egy online óraszervező- és ügyfélkapcsolati rendszert. A válasz egyértelmű IGEN, amit a karantén óta érkezett ügyfeleink is megerősítettek. Ugyanis ez a szezon nem olyan lesz, mint megszoktad.
Bár nem várható drasztikus bezárási hullám, mint tavasszal, de mindenre fel kell készülnöd. Ha mégis megismétlődik a karanténos időszak, akkor egyik napról a másikra kell ismét alkalmazkodni a helyzethez.
De van egy óriási ütőkártya a kezedben: ismered a helyzetet, nem fog váratlanul érni, ha megismétlődik! Ez teszi lehetővé, hogy felkészülj az alternatív működésre, és akár egyik napról a másikra átválts online foglalkozásokra, persze ha a tevékenységed jellege megengedi, és így elkerüld az ismételt leállást. Meg a csődöt…
Van olyan érdeklődőnk, akinél annyira beváltak az online órák és tanfolyamok, hogy a mai napig több online tanfolyamot tart, mint helyszínit. Azért szeretné az egészet egy online rendszerben összefogni, hogy a helyszíni és online órák szervezése is gördülékeny legyen, és a munkatársai ne telefonközpontost játszanak naphosszat. Valamint számára fontos az online órák teljeskörű automatizációja is, hogy ne kelljen átutalásokkal és linkek küldözgetésével bajlódni.
Vagyis a járvány miatt nem kell lemondanod a betervezett tanfolyamaidról!
Csak kicsit át kell alakítanod őket, azaz egyik napról a másikra át tudsz váltani teljes online működésre:
- a résztvevők csak online regisztrálnak a kurzusokra,
- online fizethetik a tandíjakat, bérleteiket,
- ti online tartjátok az órákat, foglalkozásokat,
- mindezt egy átfogó óraszervező rendszerrel, amivel a teljes folyamatot automatizáljátok a regisztrációtól a befizetéseken és számlázáson át az online óratartásig.
Partnereink, akik gyorsan reagáltak tavasszal, most sokkal nyugodtabbak. Mernek tervezni, mert van egy biztos megoldásuk, ami „békeidőben”, és a hirtelen jött pandémiás helyzetben is bizonyított, hiszen segített elkerülni a bezárást.
A legjobb az egészben, hogy az egész rendszer kizárólag helyszíni, csak online, vagy hibrid működés esetén, fix időpontos tanfolyamok, hosszabb és rövidebb turnusok, valamint rugalmas órák szervezésére is tökéletesen alkalmas.
Helyszíni kurzusokat tartasz, vagy online tanfolyamokat is tervezel, és eleged van a papírmunkából, a táblázatokból? Szeretnél egy megbízható rendszert, amivel gyorsan alkalmazkodhatsz, bármit is hozzon a holnap? Van egy röpke órád a jövődre?
Kattints alább, és nézd meg élőben egy ingyenes, online bemutatón, mi mindent tud a önműködő tanfolyam- és óraszervező a valóságban:
Ismerd meg élőben!
Egy rövid bemutató többet mond ezer leírásnál. Ha szeretnéd működés közben látni a Motibrót, kérj ingyenes konzultációt most!
