Lovasiskolát vezetsz, dolgozol, mint egy ló, de sosem éred utol magad? A foglalkozások megszervezése, a lovak beosztása, az oktatók instruálása és a pénzügyek kézben tartása embert próbáló feladat, főleg ha mindezt egyedül csinálod. Ha még oktatsz is a lovarda irányítása mellett, akkor vagy megtanulsz alvás nélkül létezni, vagy folyamatos rohanásban leszel, és a napi tűzoltás mellett nem igazán jut időd semmire: sem a lovasiskola fejlesztésére, sem a magánéletedre, sem pihenésre, sem arra, hogy kifújd magad és kilovagolj egy órácskára.

Miért úsznak el a napjaid?

Hozzád hasonlóan a legtöbb iskolavezető (akár lovaglást, akár úszást vagy mást oktatnak) az óraszervezés mellett az összes háttérmunkát is igyekszik kézben tartani. Hisz a legtöbb iskolának nincs arra forrása, hogy egy vagy több munkatárs csak az adminisztrációval, a nyilvántartásokkal és az ügyfélszolgálati feladatokkal foglalkozzon.

Különböző iskolák, hasonló kihívások

Persze nem mindegy, hogy mi a fókusz nálatok, másfajta szervezési feladatokkal jár a hobbilovaglás, a versenylovasok oktatása vagy a terápiás foglalkozás.

Ha olyan lovardát vezetsz, ahol a fő profil a hobbilovaglás alkalmi jelleggel, vagyis bárki bejelentkezhet egy kis futószáras vagy tereplovaglásra, akkor a be- és kijelentkezések lekövetése vesz el rengeteg időt. Ha több csatornán érkeznek a megkeresések, akkor mindet folyamatosan figyelni kell, hogy ne vesszen el az információ.

Minden egyes foglalásnál ellenőrizned kell a naptárat, hogy van-e szabad kapacitásotok, melyik oktató mikor szabad. Mindezt fejben tartani lehetetlen, így vagy határidőnaplót vezetsz, vagy táblázatokban tartod nyilván a vendégeket. A teljes folyamatot neked kell lekövetned, ami sok manuális munkával jár.

Ha azonban versenylovaglást vagy lovastornát oktatsz, és a gyerekek fix időpontokban járnak edzeni, akkor a bejelentkezéssel ugyan nincs teendő, de a szülőknek jelezniük kell valahogy, ha a gyerek lebetegszik, és nem tud edzésre menni. Általában hívnak vagy cseten üzennek, hogy szóljanak a hiányzásról? Azt át kell vezetni a nyilvántartásodba, és szólnod kell az edzőnek, hogy ő is képben legyen.

A hiányzás hiányt szül

Előfordul, hogy a szülők egyáltalán nem szólnak? Ez az iskolád számára veszteséget jelent, főleg ha vajszívű vagy, és nem vonod le a bérletből a kihagyott alkalmat. Amennyiben havi díjas rendszerben dolgoztok, akkor is gondot jelenthet a kimaradt óra pótlása, ha azért nem kell extra díjat fizetni. Ráadásul kihasználatlan marad a megüresedett hely, így elvéve a lehetőséget mástól, például olyan tanítványtól, aki pótolni szeretett volna.

Főleg a gyermekcsoportoknál hangsúlyos a hiányzások miatti órapótlás kérdése. Hogyan oldod meg, ha a gyerekek egy másik edzésnapon, másik csapatban szeretnének pótolni? Ehhez sok mindent össze kell hangolni, hiszen tudásszinttől vagy az oktató személyétől (pl. a terápiás foglalkozásnál) is függhet, ki hol hozhatja be a lemaradást. Ez is plusz szervezési feladatokat ró rád, pedig egy megbízható rendszerrel az egész folyamat önműködővé varázsolható.

A pénzbeszedés hálátlan feladat

Mindegy, hogy bérlet vagy tagdíj, a befizetések nyilvántartása az egyik legmelósabb feladat minden lovasiskolánál. Több megoldással találkoztunk már.

A legjellemzőbb, hogy az iskolavezető tartja kézben a pénzügyeket, azaz ő szedi be a tagdíjakat vagy a bérletek árát, ő könyveli le, ő tartja karban a táblázatot. Vagyis tőle kérdez mindenki: befizettem-e, mikor fizettem, mennyit fizettem, van-e még felhasználható alkalom, meddig érvényes? Ismerősek ezek a kérdések?

Ha bármikor lehet nálad fizetni, akkor havonta számos alkalommal zargatnak a befizetéssel, így mindig kéznél kell lennie a nyilvántartásnak vagy felfirkantod valahova, hogy épp ki mennyit fizetett. Utólag pedig fel kell vinned a rendes adatbázisodba. Dupla munka feleslegesen.

Hasonló a helyzet, ha az oktatóid szedik be a díjakat a lovasoktól. Ők is feljegyzik, kitől milyen összeget vettek át, te meg ugyanúgy felviszed a táblázatodba. Jó hír, hogy megspórolhatod a „kettős könyvelést”, mert a hasonló nyilvántartások ma már a farzsebedben is elférnek, csak a mobilod kell hozzá, meg internet. Sőt, online fizetési és számlázási lehetőséggel akár az egész befizetési mizériától megszabadulhatsz.

A kintlévőség nem játék

Szerencsés vagy, ha az iskoládban jó a fizetési fegyelem. Sajnos a tapasztalat azt mutatja, hogy az esetek többségében jelentős problémát jelent, hogy a lovasok gyakran tartoznak a bérlet vagy tagdíj árával.

Nagy mennyiségű kintlévőség mellett nem lehet észszerűen tervezni, és egy lovardát, iskolát, egyesületet fenntartani, hiszen minden hónapban fix kiadást jelent a lovak tartása, akár a terület bérlése, a rezsi, az oktatók juttatása, és neked is élned kell valamiből.

A tartozások figyelése, a fizetési értesítők manuális kiküldése egy idő után szélmalomharc, hacsak nem automatizálod a kintlévőségek követését is.

A havi matek elkerülhetetlen, vagy mégsem?

Hacsak nem fix havi bért kapnak az oktatóid, akkor minden hónapban ki kell számolnod, kinek mennyi jár: megtartott órák vagy résztvevők száma szerint, esetleg a bevétel százalékos arányában.

Mit szólnál, ha ezt a havi 1-2 órát is megspórolhatnád, és a matekolás helyett lovaglással vagy a családoddal tölthetnéd?👌

Szerveztek lovastáborokat, esetleg szezonális eseményeket? Létszámtól függően akár több napi munka is lehet, míg az összes jelentkezést és egyedi igényt feldolgozzátok. Sokszor telefonos egyeztetés is szükséges, ha a jelentkezésből lemarad pár fontos infó (étkezési igény, programokon való részvétel, stb.).

Megbízhatod az egyik edződet a feladattal, de akkor az értékes oktatói idejéből kell feláldoznotok valamennyit, ami szintén pénzkieséssel és extra szervezéssel járhat. Egyet előre, kettőt hátra…

Akkor mégis mivel válthatod ki a pepecs papírmunkát? Egy olyan online óraszervező és kapcsolattartó megoldással, amivel heti több órát és egy nagy adag stresszt spórolhatsz meg magadnak. Meg az oktatóidnak is. A családod is hálás lesz. Még a pacik is boldogabbak lesznek, ha feszültség helyett nyugalom árad a kétlábú társaikból. 🙂

Milyen feladatokat bízhatsz rá az óraszervező szoftverre?

  • Bejelentkezés, kijelentkezés, átjelentkezés: neked az égvilágon semmi dolgod nem lesz vele, a lovasok vagy a szülők telefonjukról tudják intézni az időpontfoglalást, a saját felhasználói fiókjukban. Ha felszabadul egy hely, a rendszer automatikusan értesít mindenkit, aki várólistán van. A fix időpontos edzéseknél csak kijelentkezésre is használhatják a rendszert, a megfelelő csoportokba pedig pótlásokra is jelentkezhetnek.
  • Jelenlétek, bérlet/tagdíj regisztrálása: elég egy pöccintés, és a rendszer máris kiszámolja, hány alkalom van még hátra a bérletből, vagy van-e tartozás. A tagdíj érvényességét is nyomon követi, és jelzi, ha ideje fizetni.
  • Befizetések, számlák, fizetési emlékeztetők: a lovasok vagy a szülők online, bankkártyával kifizethetik a jegyet, a bérletet vagy a havidíjat, és a rendszer automatikusan elküldi nekik a számlát.
  • Edzői elszámolások: ha több oktatóval dolgozol együtt, ezt szeretni fogod. Beállíthatod, mi alapján számoljon a rendszer, és a továbbiakban csak megnézed a friss elszámolásokat. Nincs matekolás, a szoftver megoldja neked.
  • Táborszervezés: vezesd egy helyen a befizetéseket, az ételallergiákat, a különleges igényeket, a szállásokat és bármi mást, ami a táborhoz kell! Sőt, a rendszerből automatikusan kiküldheted az értesítő e-maileket és a legfontosabb információkat is, nem kell címlistákkal bajlódnod.

A fentieken kívül a szoftver még számos kellemes meglepetést tartogat számodra, mint az automatikus statisztikák, a lemorzsolódásjelzés, oktatói és sportolói jegyzetek, a mindig friss címlisták, a karbantartott adatbázis, a lovasok saját felhasználói felülete, és még mindig nem értünk a végére. Mindezekkel valós eredményeket érhetsz el: több bevétel, több tanítvány, több szabadidő és kisimult idegek. 😉

Ha a sok lehetőség közül akár csak az egyik is lázba hoz, akkor nézd meg élőben, hogyan működne mindez a TE lovasiskoládban. Ingyen és bérmentve, kötelezettségek nélkül:

Kapcsolódó tartalmak

Hozzászólások

Send this to a friend