Ismét fokozódik a járványhelyzet, újra aktuális a téma: hogyan lehet előre tervezni, ha havonta, hetente vagy akár napról napra változnak a körülmények?
Mivel már ismerjük a lehetséges intézkedési szinteket, írjuk meg előre a saját forgatókönyveinket a különböző stációkra! Alábbi listában az általános teendők mellett összeszedtük azokat az elemeket is, amelyek megtervezésével egyedi forgatókönyveket állíthatsz fel pillanatok alatt a szupergyors alkalmazkodáshoz.
Általános felkészülés, amit érdemes beépítened a hétköznapi rutinodba
1. Mutasd meg, hogy mindent megteszel a biztonságért!
Folyamatosan tudasd a vendégeiddel, tanítványaiddal, hogy milyen lépéseket teszel az ő személyes biztonságuk és a kockázatok minimalizálása érdekében:
- Hogyan tartod és tartatod be a higiéniai előírásokat.
- Hogyan zajlik a helyszíned, az eszközök tisztítása, fertőtlenítése.
- Hogyan alkalmazod az aktuális előírásokat (pl. létszámkontroll, ne tömörüljenek az egymás utáni csoportok egy helyen, maszkviselés a közös helyiségekben stb.)
Bátrabban járnak hozzád, amkor csak lehet, ha biztonságban érzik magukat.
2. Rendszeresen tájékoztass a változásokról!
A bizonytalan időkben azzal nyújthatsz némi stabilitást ügyfeleidnek, hogy mindig időben értesíted őket a változásokról.
- Tudni fogják, hogy követed az eseményeket, és rögtön reagálsz is rájuk.
- Mindig tudják, mire számíthatnak nálad a következő napokban, hetekben, így nekik is könnyebb tervezni (nem lesz vagy más időpontban lesz óra, kisebb létszámmal, mindenképp előzetes bejelentkezés kell, csak online lesz stb).
- A jelentősebb változtatások bevezetése előtt (vagy azzal párhuzamosan) felmérheted az igényeket: hogy te is lásd, mibe érdemes több energiát fektetni, és a vendégeid is örülni fognak, hogy kikéred a véleményüket.
3. Ne csak a személyes kontaktra alapozz!
Szoktasd rá a vendégeket, tanítványokat az online kapcsolattartásra még most! Érdemes egy dedikált csatornát használni erre (legátláthatóbb az email, esetleg valamely chat alkalmazás), hogy ne aprózd fel a figyelmedet több csatorna között, és mert gyorsan átláthatatlanná válik.
- Egy esetleges lezárás esetén már természetes lesz, hogy pl. email-ben kapják a rendszeres és aktuális információkat, híreket.
- A rendszertelenebbül járók is mindig megkapják a fontos infókat.
- Könnyen tudod értesíteni a teljes ügyfélkörödet a változásokról: változik-e a nyitvatartás, az órarend, a létszámok, csoportbeosztás stb.
- Ők is egyszerűen feltehetik a kérdéseiket, nem kell telefonálgatniuk vagy megvárniuk a következő személyes találkozást.
4. Rendezd az adatbázisodat, gyűjtsd be az email címeket!
Ahhoz, hogy az előző pont hatékonyan működjön, tartsd karban az ügyféladatokat.
- Ha nincs meg mindenkinek az email címe, tegyél ki egy felhívást a közösségi oldaladra, vagy gyűjtsd be őket személyesen. Viszont legyen egy adatkezelési nyilatkozatod, amelyet minden esetben el kell fogadtatni mindenkivel, aki megadja neked az adatait.
- A legjobb mégis az, ha van egy ügyfélkezelő rendszered, amelybe online, akár önállóan is be tudnak regisztrálni a vendégeid, tanítványaid, az adatkezelési előírásokkal összhangban. Ilyen rendszer a MotiBro is.
- Egy naprakész adatbázis nem csak a kommunikációt könnyíti meg, de olyan fontos információkkal is elláthat, amelyekkel minimális energiabefektetéssel tudod személyre szabni az üzeneteidet, ajánlataidat.
5. Digitalizáld a bérleteket!
Ha még mindig nyomtatott bérleteket használsz, vagy papíron vezeted az alkalmakat, épp ideje digitális megoldásra váltanod. Miért olyan fontos ez?
Rengeteg értékes időd megy el nap mint nap a felhasznált alkalmak lehúzására, felírására. Havi több órát spórolhatsz, ha mindezt kiváltod automatizált bérletkezeléssel!
- Nem kell levadászni minden óra előtt a bérleteket, nem vesztik el, nem rágja meg a kutya.
- Ha már biztonság és higiénia: nem kell több száz bérletet megfogdosnotok minden héten.
- Nem lesznek elfelejtett alkalmak – ami jelentős bevételkiesést jelent -, így a zsebedben is több marad.
- A nyomtatás vagy plasztik kártyák és pótlásuk költségét is megspórolod.
- Egy ügyfél- és bérletkezelő rendszer automatikusan frissíti a bérleteket a részvételek alapján, így nem neked vagy kollégáidnak kell bíbelődni az ikszelgetéssel.
- A vendégek, tanítványok bérletei minden élethelyzetben követhetőek lesznek, egy esetleges újabb lezáráskor is.
- Ha emiatt később hosszabbítani kell a bérletek érvényességét, az is pillanatok alatt megoldható.
- Nem neked kell figyelni, kinek mikor jár le a bérlete, mert automatikus bérletlejárat-értesítőt állíthatsz be. Vagy egyszerűen leszűrheted az adatbázisodat, kinek nincs épp érvényes bérlete, és gyors köremail-ben buzdíthatod őket vásárlásra.
- Minimalizálhatod a bérletek miatti konfliktusokat, ha olyan rendszert használsz, ahol a vendégeid, tanítványaid is nyomon követhetik érvényes és lejárt bérleteiket, a felhasznált és akár kifizetetlen alkalmaikat is. Nincs kétség, nincs kérdés!
+1: Újíts be online fizetési lehetőséget!
Miért állnál meg az online bérleteknél, ha a teljes fizetési folyamatot is digitalizálhatod? Biztonságos, higiénikus és kényelmes mindenkinek!
- Jelentősen csökkentheted a személyes fizetések miatti kontaktokat.
- Nem kell készpénzzel és váltóval bajlódni.
- 0-24-ben elérhető: a vendégek, tanítványok (és szülők) akkor vásárolhatják meg a bérletüket vagy órajegyüket, fizethetik ki a havi díjat, amikor épp ráérnek. Nincsenek nyitvatartáshoz kötve.
- Ha nem fizettek időben, akkor sem kell megvárni a következő órát, azonnal pótolhatják a befizetést.
- Kevesebb lesz a kintlévőséged, és rendszeresebb a bevétel az állandó ügyfeleidtől.
- Ha kénytelen lennél át/visszatérni az online óratartáshoz, akkor már kész megoldásod lesz az online órák díjainak beszedésére, nem kell utolsó pillanatban kapkodnod.
A legfontosabb, hogy legyenek kéznél bármikor előhúzható ütőkártyáid, amiket úgy kombinálhatsz, ahogy éppen a helyzet megkívánja: ha csak létszámkorlátot vezetnek be, ha csak magánoktatás folyhat, vagy ha megint teljes lezárás lesz.
Létszámkorlát esetére:
- egyéni és mini csoportos órák megtervezése
- csoportlétszámok, órai bejelentkezések, lemondások, várólista lekövetése, legegyszerűbb egy online bejelentkezési rendszerrel.
Ha megint csak online működhet:
- interaktív online órák: milyen platformon tartod (Messenger, Teams, Zoom miegymás), hogyan jelentkeznek az órákra, hogyan veszik meg a bérletüket,
- szolgáltatásod átültetése online formába: ha a szokásos módon nem tudsz online órákat tartani, akkor gondold át, milyen helyettesítő vagy alternatív tevékenységgel tudod átmenetileg fenntartani a vállalkozásodat online (pl. tanácsadás, konzultáció, profi eszközös órák helyett otthoni verzió stb.),
- érdemes előre gondoskodni az online óráid szervezéséhez valamilyen átfogó megoldásról, hogy egyik napról a másikra válthass, ha szükséges,
- nem élő online órák: ha nem tudsz/akarsz interaktív órákat tartani, amikor időd engedi, készíts előre pár videót, hogy a váltáskor rögtön legyen mivel folytatni az addigi közös munkát,
- ha semmilyen formában nem tudsz online működni, akkor használd az időt tanulásra, pihenésre, egyéb munkára, és mindenképp tartsd a kapcsolatot az ügyfeleiddel, hogy minimalizáld a lemorzsolódást az újranyitásra.
Adminisztrációs előkészületek minden esetre:
- alternatív órarendvázlatok elkészítése,
- árak kitalálása az alternatív (kis létszámú és online) órákhoz, pl. meglévő bérletekhez plusz alkalmat adsz, egyedi kis csoportos és online árak,
- írd meg előre az általános témájú tájékoztató levelek szövegeit, hogy már csak véglegesítened és küldened kelljen,
- akár készíthetsz egy átfogó felmérést is a vendégeid között: ki milyen órákra nyitott, ki miben, hogyan venne részt, ha változtatni kell,
- vond be a kollégákat a tervezésbe: ki tud maradni korlátozások esetén is, ki tartana szívesen online órákat is,
- tervezd meg a havi költségvetés lehetséges változásait: állandó költségek, lefaragható költségek, kiadások, bérlemény esetén egyeztess a tulajjal, saját helynél gondolkodj alternatív felhasználási módokban egy esetleges lezárás idejére (pl. kiadni magánórákhoz, online órákhoz, megtartható eseményekhez),
- és ahogy már feljebb említettük: lehetőleg legyen online fizetési megoldásod, ami nem csak az online órák díjainak beszedéséhez ideális, hanem a szokásos hétköznapi működést is jelentősen leegyszerűsíti.
Vértezd fel magad előre felépített stratégiákkal, hogy a termed, iskolád, stúdiód, vállalkozásod fennmaradása ne a kapkodáson csússzon el. Ha már a fentieket átgondolod, és megteszed az előkészületeket, akkor nyugodt lelkiismerettel és kaméleon módjára tudsz változtatni, amikor úgy hozza az élet.
Mi abban tudjuk segíteni a felkészülésedet, hogy egy megbízható online ügyfélkezelő, bejelentkező és adminisztrációs rendszert adunk a kezedbe, amivel akár pár nap alatt el tudsz indulni. Így a lényegre koncentrálhatsz, minden egyéb folyamat automatizált és naprakész.
Milyen folyamatokra gondolunk? Nézd meg a saját szemeddel a rendszert működés közben, és tedd fel kérdéseidet kollégánknak:
