Általános Adatkezelési Szabályzat a tisztességes adatkezelésről

MotiBro online üzleti, ügyviteli menedzsment rendszer és szolgáltatásra vonatkozóan

Tartalomjegyzék

Általános Adatkezelési Szabályzat a tisztességes adatkezelésről

Cégnév: MotiBro Szolgáltató Korlátolt Felelősségű Társaság
Székhely: 4482 Kótaj, Kert utca 1.
Cégjegyzékszám 15-09-084077
Adószám 25852419-2-15
Hatályos 2020. szeptember 4. napjától

I. FEJEZET: ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

I.1. Bevezetés

MotiBro, mint adatkezelő és adatfeldolgozó kinyilvánítja, hogy adatkezelési és -feldolgozási tevékenységét úgy végzi, hogy az minden körülmények között megfeleljen a hatályos jogszabályoknak, vonatkozó előírásoknak és hatósági állásfoglalásoknak, ennek érdekében meghozza a megfelelő belső szabályokat, technikai és szervezési intézkedéseket. MotiBro kötelezettséget vállal és egyúttal fenntartja a jogát arra, hogy a jelen Szabályzatot a mindenkor hatályos jogszabályi rendelkezéseknek megfelelően, valamint szolgáltatásainak változásához igazodóan, annak megfelelően, egyoldalúan módosítsa. Ezen változásokról MotiBro az érintetteket értesíti. A jelen Szabályzat hatálya kizárólag a MotiBro-nak adatkezelőként, illetve adatfeldolgozóként történő eljárásaira terjed ki, nem terjed ki azonban azon szolgáltatók által nyújtott szolgáltatásokra, amelyeket a Felhasználók a MotiBro rendszerén keresztül vesznek igénybe, így különösen nem terjed ki ezen szolgáltatók adatkezelőként történő eljárása során történő adatkezelői jogosultságainak megalapozására, illetve ezen szolgáltatók saját honlapjukon vagy egyéb webes felületeiken történő adatkezeléseikre. Jelen Szabályzat megalkotásakor MotiBro különösen az alábbi szabályozásra volt tekintettel:
  • Az Európai Parlament és a Tanács (Eu) 2016/679 rendelete (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet, a továbbiakban: „Rendelet”);
  • Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: „Info tv.”) rendelkezéseit;
  • A gazdasági reklámtevékenység alapvető feltételeiről és egyes korlátairól szóló 2008. évi XLVIII. törvény („Grt.”);
  • Az elektronikus kereskedelmi szolgáltatások, valamint információs társadalommal összefüggő szolgáltatások egyes kérdéseiről szóló 2001. évi CVIII. törvény („ tv.”);
  • A kutatás és a közvetlen üzletszerzés célját szolgáló név- és lakcímadatok kezeléséről szóló 1995. évi CXIX. törvény („Direktmarketing tv.”).

I.2. A szabályzat célja

  1. A szabályzat célja azon belső szabályok megállapítása és intézkedések megalapozása, amelyek biztosítják, hogy MotiBro adatkezelési és adatfeldolgozási tevékenysége megfeleljen az irányadó jogszabályok rendelkezéseinek.
  2. A szabályzat célja továbbá, hogy MotiBro mint adatkezelő, illetve adatfeldolgozó teljeskörűen és jól érthetően bemutassa az érintett természetes személyek részére, hogy milyen módon, milyen jogalappal, hogyan és mennyi ideig kezel, illetve dolgoz fel személyes adatokat, milyen technikai és szervezési intézkedéseket tesz ezen adatok védelmével összefüggésben, valamint az érintetteket megillető jogokról tájékoztatást nyújtson.
  3. A szabályzat célja továbbá, hogy a Rendeletnek, és az abban megfogalmazott, a személyes adatok kezelésére vonatkozó elveknek (Rendelet 5. cikk) való megfelelés Adatkezelő általi igazolására szolgáljon.
  4. A szabályzat célja továbbá, hogy Adatkezelővel munkaviszonyban állók, vagy az Adatkezelőnél bármilyen jogviszonyban közreműködők számára munkájuk során egyértelmű iránymutatásként szolgálhasson az Adatkezelő adatkezelési és feldolgozási folyamatainak kérdésében.

I.3. A szabályzat hatálya

(1) E szabályzat hatálya kiterjed a MotiBro minden munkatársára és egyéb közreműködőjére azokban az ügyekben, amelyekben MotiBro természetes személyre vonatkozó személyes adatokat kezel, vagy feldolgoz, vagy a személyes adatokhoz bármilyen módon hozzáfér. (2) A szabályzat hatálya nem terjed ki az olyan személyes adatkezelésre, amely jogi személyekre vonatkozik, beleértve a jogi személy nevét és formáját, valamint a jogi személy elérhetőségére vonatkozó adatokat. (3) Ahol a jelen Szabályzat az egyes adatkezelési tevékenységeknél külön adatkezelési tájékoztatóra, illetve szabályzatra utal, ott külön tájékoztatót, illetve szabályzatot bocsátunk az érintettek tudomására és rendelkezésére (belinkelve), hogy világosabban és érthetőbben tájékozódjanak a MotiBro és/vagy partnerei, közreműködői, adatfeldolgozói által végzett adatkezelési tevékenységeiről. Ezen szabályzatok és tájékoztatók a jelen Szabályzat mellékleteit és egyben részét képezik, azzal, hogy amennyiben egy mellékletet képező szabályzat vagy tájékoztató kifejezetten másként nem rendelkezik, úgy ott a jelen Szabályzatban foglaltak megfelelően irányadók.

I.4. Fogalommeghatározások

E szabályzat alkalmazásában irányadó fogalommeghatározásokat a Rendelet 4. cikke tartalmazza. Ennek megfelelően emeljük ki a főbb fogalmakat: „személyes adat”: azonosított vagy azonosítható természetes személyre („érintett”) vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható; „érintett”: bármilyen információ alapján azonosított vagy azonosítható a természetes személy; „egészségügyi adat”: egy természetes személy testi vagy pszichikai egészségi állapotára vonatkozó személyes adat, ideértve a természetes személy számára nyújtott egészségügyi szolgáltatásokra vonatkozó olyan adatot is, amely információt hordoz a természetes személy egészségi állapotáról; „cookie”: a cookie egy rövid szöveges fájl, amit a webszerverünk elküld az érintett eszközére (legyen szó bármilyen számítógépről mobiltelefontról vagy tabletről) és olvas vissza. Vannak ideiglenes (munkamenet vagy más néven session) cookie-k, amelyek automatikusan törlődnek az eszközéről, amikor bezárja a böngészőt, és vannak hosszabb élettartamú cookie-k, amelyek hosszabb ideig maradnak az érintett eszközén (ez függ az érintett eszközének beállításaitól is); „adatkezelés”: a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés, továbbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés; „az adatkezelés korlátozása”: a tárolt személyes adatok megjelölése jövőbeli kezelésük korlátozása céljából; „profilalkotás”: személyes adatok automatizált kezelésének bármely olyan formája, amelynek során a személyes adatokat valamely természetes személyhez fűződő bizonyos személyes jellemzők értékelésére, különösen a munkahelyi teljesítményhez, gazdasági helyzethez, egészségi állapothoz, személyes preferenciákhoz, érdeklődéshez, megbízhatósághoz, viselkedéshez, tartózkodási helyhez vagy mozgáshoz kapcsolódó jellemzők elemzésére vagy előrejelzésére használják; „álnevesítés”: a személyes adatok olyan módon történő kezelése, amelynek következtében további információk felhasználása nélkül többé már nem állapítható meg, hogy a személyes adat mely konkrét természetes személyre vonatkozik, feltéve, hogy az ilyen további információt külön tárolják, és technikai és szervezési intézkedések megtételével biztosított, hogy azonosított vagy azonosítható természetes személyekhez ezt a személyes adatot nem lehet kapcsolni; „anonimizált adat”: olyan információ, amely nem azonosított vagy azonosítható természetes személyre vonatkozik, valamint az olyan személyes adat, amelyet olyan módon anonimizáltak, amelynek következtében az érintett nem vagy többé nem azonosítható. A Rendelet nem vonatkozik az ilyen anonim információk kezelésére, a statisztikai vagy kutatási célú adatkezelést is ideértve; „nyilvántartási rendszer”: a személyes adatok bármely módon – centralizált, decentralizált vagy funkcionális, vagy földrajzi szempontok szerint – tagolt állománya, amely meghatározott ismérvek alapján hozzáférhető; „adatkezelő”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza; ha az adatkezelés céljait és eszközeit az uniós vagy a tagállami jog határozza meg, az adatkezelőt vagy az adatkezelő kijelölésére vonatkozó különös szempontokat az uniós vagy a tagállami jog is meghatározhatja; „adatkezelés korlátozása”: a tárolt személyes adatok megjelölése jövőbeli kezelésük korlátozása céljából; „adatfeldolgozó”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel; „címzett”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, akivel, vagy amellyel a személyes adatot közlik, függetlenül attól, hogy harmadik fél-e. Azon közhatalmi szervek, amelyek egy egyedi vizsgálat keretében az uniós vagy a tagállami joggal összhangban férhetnek hozzá személyes adatokhoz, nem minősülnek címzettnek; az említett adatok e közhatalmi szervek általi kezelése meg kell, hogy feleljen az adatkezelés céljainak megfelelően az alkalmazandó adatvédelmi szabályoknak; „harmadik fél”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely nem azonos az érintettel, az adatkezelővel, az adatfeldolgozóval vagy azokkal a személyekkel, akik az adatkezelő vagy adatfeldolgozó közvetlen irányítása alatt a személyes adatok kezelésére felhatalmazást kaptak; „harmadik ország”: azon ország, amely az Európai Uniónak és az Európai Gazdasági Térségnek nem tagállama; „az érintett hozzájárulása”: az érintett akaratának önkéntes, konkrét és megfelelő tájékoztatáson alapuló és egyértelmű kinyilvánítása, amellyel az érintett nyilatkozat vagy a megerősítést félreérthetetlenül kifejező cselekedet útján jelzi, hogy beleegyezését adja az őt érintő személyes adatok kezeléséhez; „adatvédelmi incidens”: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi; „adattovábbítás”: az adat meghatározott harmadik személy számára történő hozzáférhetővé tétele. Harmadik személy, olyan természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely nem azonos az érintettel, az adatkezelővel, az adatfeldolgozóval vagy azokkal a személyekkel, akik az adatkezelő vagy adatfeldolgozó közvetlen irányítása alatt a személyes adatok kezelésére irányuló műveleteket végeznek.

I.5. Adatkezelésre vonatkozó elvek

MotiBro az érintettek személyes adatainak kezelése és feldolgozása során betartja a Rendelet 5. cikkében meghatározott alapelveket. Ennek keretében a személyes adatokat jogszerűen és tisztességesen kezeli, az érintettek számára átlátható módon. A rendelkezésére bocsátott személyes adatokat a jelen Szabályzatban és mellékleteiben meghatározott, egyértelmű és jogszerű célokból („célhoz kötöttség elve szerint”), céljainak megfelelően, a releváns adatokat pedig a szükséges mértékben kezeli („adattakarékosság”). MotiBro törekszik biztosítani az általa kezelt személyes adatok tekintetében, hogy azok naprakészek legyenek, ezért minden észszerű intézkedést megtesz, hogy az adatkezelés céljai szempontjából pontatlan személyes adatokat haladéktalanul törölje vagy helyesbítse („pontosság elve”). MotiBro a személyes adatok tárolását csak a személyes adatok kezelése céljainak eléréséhez szükséges ideig teszi lehetővé („korlátozott tárolhatóság elve”) azzal, hogy ennél hosszabb ideig történő tárolásra csak a Rendeletben foglaltak betartása mellett kerülhet sor. MotiBro a Rendeletben az érintettek jogainak és szabadságainak védelme érdekében előírt megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket végrehajtja. MotiBro a személyes adatok kezelését oly módon végzi, hogy a megfelelő technikai vagy szervezési intézkedések alkalmazásával biztosítva legyen a személyes adatok megfelelő biztonsága, az adatok jogosulatlan vagy jogellenes kezelésével, véletlen elvesztésével, megsemmisítésével vagy károsodásával szembeni védelmet is ideértve („integritás és bizalmas jelleg”). A fenti adatkezelési elveknek való megfelelés érdekében tett adatbiztonsági intézkedésekről MotiBro a jelen Szabályzat V.1 pontja szerinti Adatbiztonság alfejezet részében szolgáltat bővebb információkat. MotiBro, valamint adatfeldolgozói az adatkezelés bemutatott elveinek való megfelelés igazolása érdekében a különféle adatkezelési műveleteiről belső adatkezelési nyilvántartásokat vezetnek („elszámoltathatóság elve”).

II. FEJEZET: AZ ADATKEZELÉS LEHETSÉGES JOGALAPJAI

II.1. Adatkezelés az érintett hozzájárulása alapján

(1) A hozzájáruláson alapuló adatkezelésnek minden esetben önkéntesnek, konkrétnak, megfelelő tájékoztatáson alapulónak és egyértelműnek kell lennie. A hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén az érintett hozzájárulását személyes adatai kezeléséhez a Rendeletben foglaltakkal összhangban, az alábbiak szerint kell beszerezni. (2) Hozzájárulásnak minősül az is, ha az érintett az Adatkezelő internetes honlapjának megtekintése során bejelöl egy erre vonatkozó négyzetet, az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások igénybevétele során erre vonatkozó technikai beállításokat hajt végre, valamint bármely egyéb olyan nyilatkozat vagy cselekedet is, amely az adott összefüggésben az érintett hozzájárulását személyes adatainak tervezett kezeléséhez egyértelműen jelzi. A hallgatás, az előre bejelölt négyzet vagy a nem cselekvés ezért nem minősül hozzájárulásnak. (3) A cél meghatározásának konkrétnak, részletesnek és közérthetőnek kell lennie. A hozzájárulás az ugyanazon cél vagy célok érdekében végzett összes adatkezelési tevékenységre kiterjed. Ha az adatkezelés egyszerre több célt is szolgál, akkor a hozzájárulást az összes adatkezelési célra vonatkozóan külön-külön meg kell kérni, kivéve, ha van más jogszerű alap. (4) Ha az érintett hozzájárulását olyan írásbeli nyilatkozat keretében adja meg, amely más ügyekre is vonatkozik – pl. szolgáltatási szerződés megkötése – a hozzájárulás iránti kérelmet ezektől a más ügyektől egyértelműen megkülönböztethető módon kell előadni, érthető és könnyen hozzáférhető formában, világos és egyszerű nyelvezettel. Az érintett hozzájárulását tartalmazó ilyen nyilatkozat bármely olyan része, amely sérti a Rendeletet, kötelező erővel nem bír. Az Adatkezelő nem kötheti szerződés megkötését, teljesítését olyan személyes adatok kezeléséhez való hozzájárulás megadásához, amelyek nem szükségesek a szerződés teljesítéséhez. (5) A hozzájárulás visszavonását ugyanolyan egyszerű módon kell lehetővé tenni, mint annak megadását. (6) Ha a személyes adat felvételére az érintett hozzájárulásával került sor, az Adatkezelő a felvett adatokat törvény eltérő rendelkezésének hiányában a rá vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése céljából további külön hozzájárulás nélkül, valamint az érintett hozzájárulásának visszavonását követően is kezelheti. (7) A hozzájárulásnak annak érvényességéhez, legalább az alábbi minimum tartalmi követelményekkel kell rendelkeznie: az adatkezelő kiléte, mindegyik olyan adatkezelési művelet célja, amelyhez hozzájárulást kérnek, milyen (típusú) adatok gyűjtésére és felhasználására kerül sor, a hozzájárulás visszavonásához való jog létezése, adott esetben az adatok automatizált döntéshozatal céljából történő felhasználására vonatkozó tájékoztatás, valamint az adattovábbításoknak a megfelelőségi határozat és a Rendelet 46. cikkében ismertetett megfelelő garanciák hiányából fakadó lehetséges kockázatai. (8) Az adatkezelőnek képesnek kell lennie bizonyítani, hogy az érintett érvényes hozzájárulást tett, illetve annak esetleges visszavonását is. Online kontextusban az adatkezelő megőrizheti az azon munkamenetre vonatkozó információkat, amelynek során a hozzájárulás kifejezésre került, valamint megőrizheti a munkamenet alatti hozzájárulási munkafolyamatra vonatkozó dokumentációt és az érintett számára akkor bemutatott tájékoztatás másolatát. Az adatkezelési tevékenység megszűnését követően a hozzájárulás bizonyítéka nem őrizhető tovább, mint ameddig a jogi kötelezettség betartásához vagy a jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, illetve védelméhez szükséges. (9) A hozzájárulás visszavonása esetén egyrészt jogszerűek maradnak mindazok az adatkezelési műveletek, amelyek hozzájáruláson alapultak, valamint a hozzájárulás visszavonása előtt zajlottak, másrészt pedig az Adatkezelő megszünteti az érintett adatkezelési intézkedéseket. Ha nincs az adatkezelést (például további adattárolást) indokoló másik jogszerű alap, az Adatkezelő törli az adatokat. Amennyiben az adatkezelésnek egynél több jogszerű alapja van, például az ügyféladatok alapulhatnak szerződésen és hozzájáruláson, a hozzájárulás visszavonása nem jelenti azt, hogy az Adatkezelőnek törölnie kell azokat az adatokat, amelyeket az érintettel kötött szerződés teljesítésén alapuló célból kezel. Az Adatkezelőnek ezért kezdettől fogva egyértelműen közölniük kell, hogy az egyes adatelemek milyen célra vonatkoznak, és milyen jogszerű alapra hagyatkoznak. Az Adatkezelő a hozzájárulás visszavonását követően köteles törölni a hozzájárulás alapján kezelt adatokat, feltételezve, hogy nincs másik cél, amely indokolná a további megőrzésüket. Az Adatkezelő nem térhet át a hozzájárulásról más jogszerű alapokra, ha azok korábban nem kerültek meghatározásra. (10) Ha az adatkezelési tevékenység az érintett hozzájárulásán alapul, ez érinti az adott egyén jogait. Az érintettek rendelkezhetnek az adathordozhatósághoz való joggal (Rendelet 20. cikke, jelen Szabályzat V.3.6. pontja), amikor az adatkezelés hozzájáruláson alapul. Ugyanakkor a tiltakozáshoz való jog (Rendelet 21. cikke, jelen Szabályzat V.3.7. pontja) nem alkalmazandó, amikor az adatkezelés hozzájáruláson alapul, bár a hozzájárulás bármikori visszavonásához való jog hasonló eredményhez vezethet. Amikor az adatkezelés hozzájáruláson alapul az érintetteket megilleti a törléshez való jog, amikor a hozzájárulást visszavonták, valamint megilleti őket az adatkezelés korlátozásához való jog, a helyesbítéshez való jog és a hozzáférési jog. (11)  Gyermek hozzájárulására vonatkozó feltételek Tekintettel arra, hogy MotiBro ún. Business to Business (B2B) szolgáltatást nyújt, ezért kijelenti, hogy a Szabályzat kiadásának időpontjában 16. életévét be nem töltött gyermek személyes adatait adatkezelőként nem kívánja kezelni. Tekintettel arra, hogy az Adatkezelő belső elemzése alapján, adatkezelése még alacsony kockázatot sem jelenthet a gyermekek adataira nézve, ezért az adatkezelések hozzájárulásainak megadásakor megerősítést kér arról, hogy az érintett 16. életévét betöltötte-e. Adatkezelő belső elemzése az adatvédelmi dokumentációi között került elhelyezésre.

II.2. Az adatkezelés olyan szerződés teljesítéséhez szükséges, amelyben az érintett az egyik fél, vagy az a szerződés megkötését megelőzően az érintett kérésére történő lépések megtételéhez szükséges.

A szerződés megkötésekor megadott személyes adatok az Adatkezelő számára szükségesek a szerződés teljesítéséhez. Ilyen esetben az adatok kezelése és a szerződés teljesítése között közvetlen és objektív kapcsolat áll fenn. Ez az érdek elegendő jogalap a személyes adatok kezeléséhez. Az érdek mindaddig fennáll, amíg a teljesített szerződéshez kapcsolódóan jogos érdekek érvényesítésére sor kerülhet – azaz a szerződés teljesítését követő általános 5 éves polgári jogi igényérvényesítési határidő lejártáig (kivéve azon eseteket, amelyeknél jogszabály rövidebb igényérvényesítési határidőt határoz meg).

II.3. Az adatkezelés az Adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges

II.3.1. Adatkezelés adó- és számviteli kötelezettségek teljesítése céljából

Az Adatkezelő jogi kötelezettség teljesítése jogcímén, törvényben előírt adó- és számviteli kötelezettségek teljesítése (könyvelés, adózás) céljából kezeli a vevőként, szállítóként vele üzleti kapcsolatba lépő természetes személyek törvényben meghatározott adatait. Az adatok kezelése különösen az általános forgalmi adóról szóló 2017. évi CXXVII. tv. 169.§, és 202.§-a, valamint a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 167.§-a, illetve a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény alapján történik.

II.3.2. Kifizetői adatkezelés

Az Adatkezelő jogi kötelezettség teljesítése jogcímén, törvényben előírt adó- és járulékkötelezettségek teljesítése (adó-, adóelőleg, járulékok megállapítása, bérszámfejtés, társadalombiztosítási, nyugdíj ügyintézés) céljából kezeli azon érintettek – munkavállalók, családtagjaik, foglalkoztatottak, egyéb juttatásban részesülők – adótörvényekben előírt személyes adatait, akikkel az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény (Art.) 7.§ 31. szerinti kifizetői kapcsolatban áll. A kezelt adatok körét az Art. 50.§-a határozza meg, külön is kiemelve ebből: a természetes személy természetes személyazonosító adatait, nemét, állampolgárságát, a természetes személy adóazonosító jelét, társadalombiztosítási azonosító jelét (TAJ szám). Amennyiben az adótörvények ehhez jogkövetkezményt fűznek, az Adatkezelő kezelheti a munkavállalók egészségügyi (Szja tv. 40.§) és szakszervezeti (Szja 47.§(2) b./) tagságra vonatkozó adatait adó és járulékkötelezettségek teljesítése (bérszámfejtés, társadalombiztosítási ügyintézés) céljából.

II.3.3. A Levéltári törvény szerint maradandó értékű iratokra vonatkozó adatkezelés

(1) Az Adatkezelő jogi kötelezettség teljesítése jogcímén kezeli, amennyiben a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (Levéltári törvény) szerint maradandó értékűnek minősülő iratai kezelésére kerül sor, abból a célból, hogy az Adatkezelő irattári anyagának maradandó értékű része épségben és használható állapotban a jövő nemzedékei számára is fennmaradjon. Az adattárolás ideje: a közlevéltár részére történő átadásig. (2) Ebben az esetben a személyes adatok címzettjeire és az adatkezelés egyéb kérdéseire a Levéltári törvény irányadó.

II.3.4. Adatkezelés egyéb jogszabályi felhatalmazás alapján

Adatkezelő jelen szabályzat függelékeiben meghatározott módon és jogalapon kezel személyes adatokat. Erre tekintettel az Adatkezelő jelen szabályzat függelékeiben esetlegesen meghatározott külön jogszabályhelyek alapján is kezel(het) személyes adatokat. Amennyiben ilyen adatkezelésre kerülne sor, akkor azok a vonatkozó függelékekben pontosan feltűntetésre kerülnek.

II.4. Az adatkezelés az Adatkezelő vagy egy harmadik fél jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges

Az adatkezelés jogalapja lehet az is, hogy az adatkezelés az Adatkezelő vagy egy harmadik fél jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges. A jogos érdek alapján történő adatkezelés esetén mindig szükséges érdekmérlegelési-vizsgálatot végezni, annak meghatározása céljából, hogy az érvényesíteni kívánt érdek elsőbbséget élvez-e az érintett érdekeivel vagy alapvető jogaival és szabadságaival – amelyek a személyes adatok védelmét teszik szükségessé – szemben. Az erre vonatkozó értékelés elkészítésére és megőrzésére Adatkezelő köteles.

III. FEJEZET: AZ ÉRINTETTEK TÁJÉKOZTATÁSA

III.1. Az Adatkezelő függetlenül az adatkezelés jogalapjától az érintetteket az alábbiak szerint tájékoztatja az adatkezelés tényéről

Az Adatkezelő a 1. sz melléklet: „Adatkezelési tájékoztató szerződéses partnerek személyes adatainak kezeléséhez”a 2. sz melléklet: „Adatkezelési tájékoztató cookie használat vonatkozásában”és a 3. számú melléklet: „Adatkezelési tájékoztató hírlevél szolgáltatás során felmerülő adatkezeléshez” szerinti adatkezelési tájékoztatóit elérhetővé teszi az érintettek számára. E tájékoztatók célja, hogy az érintetteket nyilvánosan is elérhető formában az adatkezelés megkezdése előtt és annak folyamán is egyértelműen és részletesen tájékoztassa az adataik kezelésével kapcsolatos minden tényről, így különösen az adatkezelés céljáról és jogalapjáról, az adatkezelésre és az adatfeldolgozásra jogosult személyéről, az adatkezelés időtartamáról, illetve arról, hogy kik ismerhetik meg az adatokat. A tájékoztatásnak ki kell terjednie az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogaira és jogorvoslati lehetőségeire is. Ezen adatkezelési tájékoztatót a legfontosabb adatkezelési lépések mindegyikénél külön linkkel jelölve megismerhetővé kell tenni (például egy regisztráció esetében a regisztráció előtt, a regisztráció folyamatánál stb.). E tájékoztatóknak könnyen elérhetőnek és közérthetőnek kell lennie, azok elérhetőségéről pedig az érintetteket tájékoztatni kell. Adatkezelő elkötelezett, hogy online környezetben a többszintű adatvédelmi nyilatkozat/tájékoztató használatát lehetővé tegye az érintettek részére annak érdekében, hogy az érintett az adatvédelmi nyilatkozat/tájékoztató azon pontjára keressen rá, amelyhez haladéktalanul hozzá akar férni.

IV. FEJEZET: AZ ADATKEZELŐ EGYES ADATKEZELÉSEI

IV.1.  Szerződéshez kapcsolódó adatkezelésekre vonatkozó általános tájékoztató

IV.1.1.  Szerződés megkötését megelőzően kezelt és a már szerződött partnerek adatainak kezelése – vevők nyilvántartása, jogi személy ügyfelek, szállítók természetes személy képviselőinek, kapcsolattartóinak elérhetőségi adatai –

(1) MotiBro a szerződéses partnereit az adatkezelésről a 1. sz. mellékletként csatolt Adatkezelési tájékoztató a szerződéses partnerek személyes adatainak kezeléséről adatkezelési tájékoztatóban tájékoztatja. (2) Az Adatkezelő szerződés teljesítése jogcímén a szerződés megkötése, teljesítése, megszűnése, szerződési kedvezmény nyújtása, üzleti kapcsolattartás és szerződés teljesítésének kikényszerítése, illetve szerződésből eredő igény érvényesítése céljából kezeli a vele szerződni kívánó, illetve vele szerződött partnerek 1. sz. melléklet (Adatkezelési tájékoztató a szerződéses partnerek személyes adatainak kezeléséről) 1. számú függelékében (Szerződéses partnerek telefonos, emailes bejelentkezésének adatkezelése) és a 2. számú függelékében (Ügyfél és szállítók természetes személy képviselőinek, kapcsolattartóinak adatkezelése) meghatározott adatait. (3) Az 1.sz. melléklet 1. számú függelékében meghatározott személyes adatok kezelése jogszerűnek minősül akkor is, ha az adatkezelés a szerződés megkötését megelőzően az érintett kérésére történő lépések megtételéhez szükséges. (4) A kezelhető személyes adatok köre: a természetes személy neve, címe, telefonszáma, e-mail címe. (5) A személyes adatok kezelésének célja: a MotiBro-nak a szerződéses partnerével kötött szerződése teljesítése, üzleti kapcsolattartás. (6) Két jogi személy közötti szerződés kapcsán, a szerződésben megjelölt kapcsolattartók vagy a szerződés teljesítésében részt vevő munkavállalók esetében az adatkezelés jogalapja: Adatkezelő jogos érdeke (az érdekmérlegelési vizsgálat az Adatkezelő adatvédelmi dokumentumai között került elhelyezésre). (7) A személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái: a Társaság ügyfélszolgálattal kapcsolatos feladatokat ellátó munkavállalói és alvállalkozói, könyvelési, adózási feladatokat ellátó munkavállalói és alvállalkozói, és adatfeldolgozói. (8) A személyes adatok tárolásának időtartama: az üzleti kapcsolat, illetve az érintett képviselői minőségének fennállását követő 5 évig. (9) Szerződés teljesítése kapcsán fennálló adózási vagy számviteli célú adatkezelések jogalapja: a jogi kötelezettség teljesítése. (10) A szerződés nemteljesítése által előidézett további lépések, illetve a szerződés végrehajtásakor felmerülő egyéb adatkezelések jogalapja: a jogos érdek érvényesítése, a szerződés teljesítésének kikényszerítése céljából (az érdekmérlegelési vizsgálat az adatkezelő adatvédelmi dokumentumai között került elhelyezésre). (11) A félreértések elkerülése érdekében rögzítendő, hogy a szerződéses jogalaphoz a hozzájáruláshoz kapcsolódó visszavonási jog nem kapcsolódik.

IV.2. Látogatói adatkezelés az Adatkezelő honlapján – Általános tájékoztatás sütik (cookie) alkalmazásáról

(1) A Sütik (cookie-k) rövid adatfájlok, melyeket a meglátogatott honlap helyez el a felhasználó számítógépén. A cookie célja, hogy az adott infokommunikációs, internetes szolgáltatást megkönnyítse, kényelmesebbé tegye. Számos fajtája létezik, de általában két nagy csoportba sorolhatóak. Az egyik az ideiglenes cookie, amelyet a honlap csak egy adott munkamenet során (pl.: egy internetes bankolás biztonsági azonosítása alatt) helyez el a felhasználó eszközén, a másik fajtája az állandó cookie (pl.: egy honlap nyelvi beállítása), amely addig marad a számítógépen, amíg a felhasználó le nem törli azt. Az Európai Bizottság irányelvei alapján cookie-kat [kivéve, ha azok az adott szolgáltatás használatához elengedhetetlenül szükségesek] csak a felhasználó engedélyével lehet a felhasználó eszközén elhelyezni. (2) A felhasználó hozzájárulását nem igénylő sütik esetében a honlap első látogatása során kell tájékoztatást nyújtani. Nem szükséges, hogy a sütikre vonatkozó tájékoztató teljes szövege megjelenjen a honlapon, elegendő, ha a honlap üzemeltetői röviden összefoglalják a tájékoztatás lényegét, és egy linken keresztül utalnak a teljes körű tájékoztató elérhetőségére. (3) A hozzájárulást igénylő sütik esetében a tájékoztatás kapcsolódhat a honlap első látogatásához is abban az esetben, ha a sütik alkalmazásával együtt járó adatkezelés már az oldal felkeresésével megkezdődik. Amennyiben a süti alkalmazására a felhasználó által kifejezetten kért funkció igénybevételéhez kapcsolódóan kerül sor, akkor a tájékoztatás is megjelenhet e funkció igénybevételéhez kapcsolódóan. Ebben az esetben nem szükséges az, hogy a sütikre vonatkozó tájékoztató teljes szövege megjelenjen a honlapon, elegendő egy rövid összefoglaló a tájékoztatás lényegéről, és egy linken keresztül utalás a teljes körű tájékoztató elérhetőségére. (4) Annak megállapítása érdekében, hogy érintett 16. életévét betöltötte-e, Adatkezelő a cookiek alkalmazásához történő feliratkozáshoz kapcsolódó hozzájárulás megadásakor annak megerősítését kéri, hogy az érintett a 16. életévét betöltötte-e. (5) MotiBro a honlapon a sütik alkalmazásáról a látogatót a 2. számú melléklet (Adatkezelési tájékoztató cookie használat vonatkozásában) szerinti adatkezelési tájékoztatóban tájékoztatja. E tájékoztatóval az Adatkezelő biztosítja, hogy a látogató a honlap információs társadalommal összefüggő szolgáltatásainak igénybevétele előtt és az igénybevétel során bármikor megismerhesse, hogy az Adatkezelő mely adatkezelési célokból mely adatfajtákat kezel, ideértve az igénybe vevővel közvetlenül kapcsolatba nem hozható adatok kezelését is.

IV.3. Hírlevél szolgáltatáshoz kapcsolódó általános adatkezelési tájékoztatás

(1) A honlapon a hírlevél szolgáltatásra regisztráló természetes személy az erre vonatkozó négyzet bejelölésével adhatja meg hozzájárulását személyes adatai kezeléséhez. Tilos a négyzet előre bejelölése. MotiBro a feliratkozás során az Adatkezelési tájékoztatót hírlevél szolgáltatás során felmerülő adatkezeléshez (3. számú melléklet) egy linkkel elérhetővé teszi. A hírlevélről az érintett a hírlevél „Leiratkozás” alkalmazásának használatával, vagy írásban vagy e-mailben tett nyilatkozattal bármikor leiratkozhat, amely a hozzájárulás visszavonását jelenti. Ilyen esetben a leiratkozó minden adatát haladéktalanul törölni kell, figyelemmel azonban a lenti (4) alpontban foglaltakra, a személyes adatok kezelésének másodlagos céljára. (2) A kezelhető személyes adatok körét, az adatkezelés jogalapjainak részletezését a 3. számú melléklet 1. számú függeléke – Hírlevél szolgáltatás során felmerülő adatkezelés tartalmazza. (3) A személyes adatok kezelésének elsődleges célja:
  1. Hírlevél küldése az Adatkezelő termékei, szolgáltatásai tárgyában
  2. Reklámanyag küldése
Az adatkezelés jogalapja: az érintett hozzájárulása. (4) A személyes adatok kezelésének másodlagos célja: Hírlevélre történő feliratkozás, illetve leiratkozáshoz kapcsolódó adatok rögzítése annak érdekében történik, hogy az adatkezelő az elszámoltathatóság elvének meg tudjon felelni és a hozzájárulás megadásának, illetve visszavonásának körülményeit megfelelően igazolni tudja. Az adatkezelés jogalapja: az adatkezelő jogos érdeke (az érdekmérlegelési vizsgálat az adatkezelő adatvédelmi dokumentumai között került elhelyezésre). (5) A személyes adatok címzettjei: az Adatkezelő ügyfélszolgálattal, marketing tevékenységével kapcsolatos feladatokat ellátó munkavállalói és alvállalkozói, adatfeldolgozóként az Adatkezelő IT szolgáltatója munkavállalói a tárhely szolgáltatás teljesítése céljából, Adatkezelő emailszolgáltatója. MotiBro, mint adatkezelő által igénybe vett adatfeldolgozók és egyéb címzettek részére történő adattovábbítás listája a 7. sz. melléklet (MotiBro, mint adatkezelő adatfeldolgozói és egyéb címzettek listája) szerinti táblázatban ismerhető meg. (6) A személyes adatok tárolásának időtartama: a hírlevél szolgáltatás fennállásáig, vagy az érintett hozzájárulása visszavonásáig (törlési kérelméig), illetve a személyes adatok kezelésének másodlagos célja szempontjából a hírlevélről történő leiratkozástól számított 5 év. (7) Annak megállapítása érdekében, hogy érintett 16. életévét betöltötte-e, Adatkezelő a hírlevélre történő feliratkozáshoz történő hozzájárulás megadásakor annak megerősítését kéri, hogy az érintett a 16. életévét betöltötte-e. (8) Felhívjuk az Ön figyelmét arra, hogy hírleveleink a hello@motibro.com vagy a motibro@motibro.com email címekről érkeznek. Tekintettel arra, hogy MotiBro szolgáltatásának nyújtása során adatfeldolgozóként is eljárhat és szolgáltatása keretében megbízó adatkezelői utasítása szerint megbízó adatkezelői hírleveleit is kezelheti, fontosnak tartjuk rögzíteni, hogy a megbízó adatkezelő neve @mail.motibro.com kiterjesztésű email címről érkező hírlevek nem MotiBro, mint adatkezelő saját hírlevelei, hanem az őt megbízó adatkezelők hírlevelei.

IV.4. Közösségi irányelvek / Adatkezelés az Adatkezelő Közösségi oldalán/oldalain

(1)   Az Adatkezelő termékei, szolgáltatásai megismertetése, népszerűsítése céljából Facebook oldalt tart fenn. (2)   Az Adatkezelő Facebook oldalán feltett kérdés nem minősül hivatalosan benyújtott panasznak. (3)   Az Adatkezelő Facebook oldalán a látogatók által közzétett személyes adatokat az Adatkezelő nem kezeli. (4)   A látogatókra a Facebook Adatvédelmi- és Szolgáltatási Feltételei irányadók. (5)   Jogellenes, vagy sértő tartalom publikálása esetén az Adatkezelő előzetes értesítés nélkül kizárhatja az érintettet a tagok közül, vagy törölheti hozzászólását. (6)   Az Adatkezelő nem felel a Facebook felhasználók által közzétett jogszabályt sértő adattartalmakért, hozzászólásokért. Az Adatkezelő nem felel semmilyen, a Facebook működéséből adódó hibáért, üzemzavarért vagy a rendszer működésének megváltoztatásából fakadó problémáért. (7) A Facebook adatkezelőként jár el, amikor az emberek által közvetlenül a Facebooknak megadott információk alapján jelenít meg hirdetéseket az embereknek, illetve olyan adatok kapcsán is, amelyeket a Facebook akkor kap, amikor különböző webhelyek és alkalmazások a Facebook képpontját és SDK-ját telepítik. Ilyen esetekben a Közösségi oldal felelős az adatvédelmi előírások betartásáért. (8) A Facebook „adatfájl alapján létrehozott egyéni célközönség” termékének használata esetén az Adatkezelési szabályozások betartásáért Adatkezelő a felelős, ez az egyetlen olyan eset amikor a Facebook Adatfeldolgozóként jár el. Tekintettel arra, hogy Adatkezelő továbbítja az Érintettek személyes adatait a Facebooknak. Ez esetben a hozzájárulás beszerzésért Adatkezelő felelős, a hozzájárulás beszerzéséhez szükséges nyilatkozatot jelen szabályzat melléklete tartalmazza. (9)   Jelen fejezet szabályai irányadóak Adatkezelő Linkedin, Instagram, Google+, Youtube oldalaira is.

IV.5. Adatkezelőhöz munkára jelentkezők, illetve Adatkezelő munkavállalóinak személyes adatkezelése

Adatkezelő tájékoztatja az érintetteket, hogy főszabály szerint kizárólag kilétének megjelölésével tesz közzé álláshirdetést. Az adatvédelmi hatóság iránymutatását figyelembe véve csak különösen indokolt, rendkívüli esetben, és akkor is legfeljebb korlátozott mértékben (például egy rövid, átmeneti időtartamig) kerül sor anonim álláshirdetés közzétételére és így kapott pályázati anyagok kezelésére az Adatkezelő által. Adatkezelő tájékoztatja az érintetteket, hogy főszabály szerint a pályázati anyagikat azok beérkezésétől számított 1 évig tárolja, annak érdekében, hogy esetlegesen felmerülő toborzási igényeihez ezen időszak alatt felhasználja. Amennyiben az érintett nem konkrét hirdetés kapcsán nyújtja be pályázatát, úgy az Adatkezelő a legrövidebb ésszerű időn belül minden esetben az adott pályázónak legfeljebb 5 munkanapos határidőt szabva írásbeli megerősítést kér arra vonatkozóan, hogy az előbbieknek megfelelően tárolhassa a kapott pályázati dokumentumokat, illetve a pályázó kapcsolódó személyes adatait. Amennyiben megerősítés a szabott határidőn belül nem érkezik, úgy Adatkezelő nem tárolja, illetve kezeli tovább az iratokat, illetve a kapcsolódó személyes adatokat. Adatkezelő, mint munkáltató erről a munkára jelentkezőket honlapján, valamint az egyes feladott álláshirdetések keretében is tájékoztatja. Ennek megfelelően ezen pályázati anyagok tárolásának jogalapja az érintett önkéntes hozzájárulása (GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont). A pályázati anyagokhoz az ügyvezetés férhet hozzá. Adatkezelő által a munkavállalókkal kapcsolatos adatkezelésekre vonatkozó további részletes információkat a jelen Szabályzat mellékletét képező, az Adatkezelő munkavállalókra vonatkozó adatkezelési tájékoztató tartalmaz, amely dokumentum nem nyilvános.

IV.6.  MotiBro, mint adatkezelő adatfeldolgozói és egyéb címzettek meghatározása

MotiBro, mint adatkezelő adatfeldolgozóinak és egyéb címzettjeinek a listája a 7. sz. melléklet szerinti táblázatban ismerhető meg.

V. FEJEZET: EGYÉB ADATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS RENDELKEZÉSEK

V.1.  Adatbiztonsági intézkedések

(1) Az Adatkezelő valamennyi célú és jogalapú adatkezelése vonatkozásában a személyes adatok biztonsága érdekében köteles megtenni azokat a technikai és szervezési intézkedéseket és kialakítani azokat az eljárási szabályokat, amelyek a Rendelet és az Infotv. érvényre juttatásához szükségesek. (2) Az Adatkezelő az adatokat megfelelő intézkedésekkel védi a véletlen, vagy jogellenes megsemmisítés, elvesztés, megváltoztatás, sérülés, továbbítás, jogosulatlan nyilvánosságra hozatal vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférés ellen. (3) Az Adatkezelő a személyes adatokat bizalmas adatként minősíti és kezeli. Az Adatkezelő által kezelt adatokat főszabály szerint csak az Adatkezelőnek a jelen Szabályzatban meghatározott adatkezelési célok megvalósításában résztvevő munkavállalói és egyéb közreműködői ismerhetik meg, akiket munkaszerződésük, illetve a foglalkoztatásukra vonatkozó jogviszonyuk, továbbá egyéb szerződéses jogviszonyuk, a jogszabályi rendelkezések, illetőleg az Adatkezelő utasítása alapján valamennyi, általuk megismert adat tekintetében titoktartási kötelezettség terhel. MotiBro erre vonatkozóan a személyes adatok kezelése tekintetében fennálló titoktartási kötelezettségre a 4.sz. mellékletként alkalmazza. A személyes adatokhoz való hozzáférést az Adatkezelő jogosultsági szintek megadásával korlátozza. (4) Az Adatkezelő az informatikai rendszereket tűzfallal védi, és vírusvédelemmel látja el. (5) Az Adatkezelő az elektronikus adatfeldolgozást, nyilvántartást számítógépes program útján végzi, amely megfelel az adatbiztonság követelményeinek. A program biztosítja, hogy az adatokhoz csak célhoz kötötten, ellenőrzött körülmények között csak azon személyek férjenek hozzá, akiknek a feladataik ellátása érdekében erre szükségük van. (6) A személyes adatok automatizált feldolgozása során az Adatkezelő és az adatfeldolgozók további intézkedésekkel biztosítják:
  1. a) a jogosulatlan adatbevitel megakadályozását;
  2. b) az automatikus adatfeldolgozó rendszerek jogosulatlan személyek általi, adatátviteli berendezés segítségével történő használatának megakadályozását;
  3. c) annak ellenőrizhetőségét és megállapíthatóságát, hogy a személyes adatokat adatátviteli berendezés alkalmazásával mely szerveknek továbbították vagy továbbíthatják;
  4. d) annak ellenőrizhetőségét és megállapíthatóságát, hogy mely személyes adatokat, mikor és ki vitte be az automatikus adatfeldolgozó rendszerekbe;
  5. e) a telepített rendszerek üzemzavar esetén történő helyreállíthatóságát.
(7) Az Adatkezelő a személyes adatok védelme érdekében gondoskodik az elektronikus úton folytatott bejövő és kimenő kommunikáció ellenőrzéséről. (8) A folyamatban levő munkavégzés, feldolgozás alatt levő iratokhoz csak az illetékes ügyintézők férhetnek hozzá, a személyzeti, a bér- és munkaügyi és egyéb személyes adatokat tartalmazó iratokat biztonságosan elzárva kell tartani. (9) Biztosítani kell az adatok és az azokat hordozó eszközök, iratok megfelelő fizikai védelmét.

V.2. Adatvédelmi incidensek kezelése

V.2.1. Az adatvédelmi incidens fogalma

Adatvédelmi incidens: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi.

V.2.2. Adatvédelmi incidensek kezelése, orvoslása

  • Adatvédelmi incidensek megelőzése, kezelése, a vonatkozó jogi előírások betartása az Adatkezelő vezetőjének feladata.
  • Az informatikai rendszereken naplózni kell a hozzáféréseket és hozzáférési kísérleteket, és ezeket folyamatosan elemezni kell.
  • A Rendelet előírja, hogy az olyan adatkezelési incidenst, amely valószínűleg kockázattal jár az érintettek jogaira és szabadságaira nézve, indokolatlan késedelem nélkül, és ha lehetséges, legkésőbb a tudomásszerzéstől számított 72 órán belül be kell jelenteni a felügyeleti hatóságnak. Ha a 72 órás határidő nem tartható, a késedelem okát meg kell jelölni.
  • Ha az incidens személyes adatot érint, döntést kell hozni az érintettekkel való kapcsolattartás terjedelméről, időzítéséről és tartalmáról. A Rendelet előírja, hogy a kapcsolattartásnak „indokolatlan késedelem nélkül” kell megtörténnie, ha az incidens „magas kockázattal jár természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve”.
  • Adatkezelő jelen szabályzat rendelkezéseitől az incidens egyedi körülményeinek figyelembevételével, annak minél hatékonyabb orvoslása érdekében eltérhet.
  • Meg kell bizonyosodni arról, hogy az összes megfelelő technológiai védelmi és szervezési intézkedés végrehajtásra került-e, egyrészt az adatvédelmi incidens haladéktalan megállapítása, másrészt a felügyeleti hatóságnak történő bejelentés és az érintett sürgős értesítése érdekében. Azt, hogy az értesítésre indokolatlan késedelem nélkül került-e sor, különösen az adatvédelmi incidens jellegére és súlyosságára, valamint annak az érintettre gyakorolt következményeire, illetve hátrányos hatásaira figyelemmel kell megállapítani. A felügyeleti hatóságnak történt bejelentést az a Rendeletben meghatározott feladataival és hatásköreivel összhangban történő beavatkozását eredményezheti.

V.2.3. Adatvédelmi incidens kezelésére vonatkozó eljárás

V.2.3.1. Az adatvédelmi incidens belső jelentése

  • A gyakorlatban többféle adatvédelmi incidens fordulhat elő, ezek különösen:
  • titokvédelmi incidens (titoksértés): ide tartoznak a személyes adatokhoz való jogosulatlan vagy véletlen hozzáférés és nyilvánosságra kerülés esetei;
  • adatmódosítási incidens (sértetlenségi adatsértés): ide tartoznak azok az esetek, amikor személyes adatok jogosulatlan vagy véletlen módosítása történik;
  • hozzáférhetőségi adatsértés: a személyes adatokhoz való hozzáférés véletlen vagy jogosulatlan elvesztése vagy megsemmisítése.
  • Amennyiben az Adatkezelő bármely munkavállalója vagy a társaság személyes adataihoz hozzáférő egyéb személy bármilyen adatvédelmi incidenst, vagy annak reális veszélyét tapasztalja, azt köteles részletesen és haladéktalanul bejelenteni az Adatkezelő vezetőjének, és neki minden segítséget időszerűen megadni az adatvédelmi incidens minél teljesebb körű feltárása és kezelése érdekében.
  • A bejelentett incidenseket értékelni és dokumentálni szükséges.
Az értékelésnek ki kell térnie különösen az alábbiakra: a) az incidens bekövetkezésének időpontja és helye, b) az incidens leírása, körülménye, hatásai, c) az incidens során kompromittálódott adatok köre, számossága, d) a kompromittálódott adatokkal érintett személyek köre, e) az incidens elhárítása érdekében tett intézkedések leírása, f) a kár megelőzése, elhárítása, csökkentése érdekében tett intézkedések leírása. (4) Az adatvédelmi incidensekről nyilvántartást kell vezetni, amely tartalmazza: a) az érintett személyes adatok körét, b) az adatvédelmi incidenssel érintettek körét és számát, c) az adatvédelmi incidens időpontját, d) az adatvédelmi incidens körülményeit, hatásait, e) az adatvédelmi incidens orvoslására megtett intézkedéseket, f) az adatkezelést előíró jogszabályban meghatározott egyéb adatokat (5) A nyilvántartásban szereplő adatvédelmi incidensekre vonatkozó adatokat 5 évig meg kell őrizni. (6) Az adatvédelmi incidensek nyilvántartására Adatkezelő incidens naplót vezet.

V.2.3.2. Külső tájékoztatási kötelezettségek

Annak megállapítását követően, hogy adatvédelmi incidens történt, a Rendelet két fél tájékoztatását írja elő. Ezek a következők:
  1. Felügyeleti hatóság
  2. Érintettek
Az incidenst „a természetes személyek jogaira és szabadságaira” gyakorolt kockázat értékelésétől függően kell jelenteni, ezért az ilyen esetekben el kell végezni ezt a kockázatértékelést.

V.2.3.3. Felügyeleti hatóság

A Rendelet alapján Adatkezelő tekintetében a felügyeleti hatóság az alábbi:
Név: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság
Cím: 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/C
Telefon: +36 1 391 1400
Fax: +36 1 391 1410
Email: ugyfelszolgalat@naih.hu

V.2.3.4. Döntés arról, hogy kell-e értesíteni a felügyeleti hatóságot

A Rendelet kimondja, hogy az adatkezelési incidenst be kell jelenteni a felügyeleti hatóságnak, „kivéve, ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően nem jár kockázattal a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve”. Ennek alapján Adatkezelő köteles értékelni az adatvédelmi incidens által jelentett kockázat szintjét és mértékét, mielőtt dönt arról, hogy tesz-e bejelentést. A kockázatértékelés körében többek között az alábbi szempontokat érdemes figyelembe venni:
  • az incidens jellege (ld. pl. a fenti kategóriákat);
  • az incidenssel érintett személyes adatok természete, érzékenysége és mennyisége;
  • egyéb, relevánsnak tekintett tényezők (ideértve különösen, de nem kizárólagosan az incidens hatásának értékelését).
A fenti kockázatértékelés elvégzésére, a bejelentéssel kapcsolatos döntés végrehajtása, a megfelelő dokumentáció elkészítése, és az érintettek felé kapcsolattartás és a részükről felmerülő további kérdések megválaszolása és ügyek intézésére Adatkezelő vezetője felelőst nevez ki. A kockázatértékelés módját, az indokolást és a következtetéseket dokumentálni kell, és azt a felső vezetésnek kell az aláírásával ellátnia. A kockázatértékelés eredményének az alábbi következtetések egyikét kell tartalmaznia:
  1. Az adatvédelmi incidens nem igényel bejelentést
  2. Az adatvédelmi incidenst csak a felügyeleti hatóságnak kell bejelenteni
  3. Az adatvédelmi incidenst a felügyeleti hatóságnak és az érintetteknek egyaránt be kell jelenteni.

V.2.3.5. A felügyeleti hatósági bejelentés módja

Amennyiben a döntés alapján bejelentést kell tenni a felügyeleti hatósághoz, a Rendelet megköveteli, hogy azt „indokolatlan késedelem nélkül, és ha lehetséges, legkésőbb 72 órával azután, hogy az adatvédelmi incidens a tudomására jutott” kell megtenni. Ha jogszerű indok alapján a bejelentést nem teszik meg az előírt határidőn belül, az indokot fel kell tüntetni a bejelentésben. A bejelentést az illetékes adatvédelmi hatóság felé megfelelően, és biztonságos módon kell megtenni.

V.2.3.6.  Érintettek

  • Döntés arról, hogy tájékoztatják-e az érintetteket
A Rendelet kimondja, hogy az adatkezelési incidensről tájékoztatni kell az érintettet, „ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve”. A Rendelet akkor nem követeli meg az érintettek tájékoztatását, ha az „aránytalan erőfeszítést tenne szükségessé”. Ilyen esetekben azonban az érintetteket nyilvánosan közzétett információk útján kell tájékoztatni.
  • Az érintettek tájékoztatásának módja
Miután döntés született arról, hogy az incidens indokolja az érintettek tájékoztatását, a Rendelet alapján a tájékoztatást indokolatlan késedelem nélkül kell megtenni. Az érintetteknek adott tájékoztatásban „világosan és közérthetően ismertetni kell az adatvédelmi incidens jellegét” és a következőket:
  1. az adatvédelmi tisztviselő vagy a további tájékoztatást nyújtó egyéb kapcsolattartó nevét és elérhetőségét;
  2. az adatvédelmi incidensből eredő, valószínűsíthető következmények leírását; és
  3. az adatvédelmi incidens orvoslására tett vagy tervezett intézkedéseket, beleértve adott esetben az esetleges hátrányos következmények enyhítését célzó intézkedéseket.

V.3. Az érintett személy jogai

V.3.1. Előzetes tájékozódáshoz való jog

Az érintett jogosult arra, hogy az adatkezeléssel összefüggő tényekről és információkról az adatkezelés megkezdését megelőzően tájékoztatást kapjon A tájékoztatásnak ki kell térnie különösen: Ha az érintettre vonatkozó személyes adatokat az érintettől gyűjtik, az Adatkezelő a személyes adatok megszerzésének időpontjában az érintett rendelkezésére bocsátja a következő információk mindegyikét:
  1. a) az Adatkezelőnek és – ha van ilyen – az Adatkezelő képviselőjének a kiléte és elérhetőségei;
  2. b) az adatvédelmi tisztviselő elérhetőségei, ha van ilyen;
  3. c) a személyes adatok tervezett kezelésének célja, valamint az adatkezelés jogalapja;
  4. d) jogos érdek érvényesítésén alapuló adatkezelés esetén, az Adatkezelő vagy harmadik fél jogos érdekei;
  5. e) a személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái;
  6. f) adott esetben annak ténye, hogy az Adatkezelő harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére kívánja továbbítani a személyes adatokat;
  7. g) a személyes adatok tárolásának időtartamáról, vagy ha ez nem lehetséges, ezen időtartam meghatározásának szempontjairól;
  8. h) az érintett azon jogáról, hogy kérelmezheti az Adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, és tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen, valamint az érintett adathordozhatósághoz való jogáról;
  9. i) Az érintett hozzájárulásán alapuló adatkezelés esetén a hozzájárulás bármely időpontban történő visszavonásához való jog, amely nem érinti a visszavonás előtt a hozzájárulás alapján végrehajtott adatkezelés jogszerűségét;
  10. j) a felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának jogáról;
  11. k) arról, hogy a személyes adat szolgáltatása jogszabályon vagy szerződéses kötelezettségen alapul vagy szerződés kötésének előfeltétele-e, valamint, hogy az érintett köteles-e a személyes adatokat megadni, továbbá hogy milyen lehetséges következményekkel járhat az adatszolgáltatás elmaradása;
  12. l) az automatizált döntéshozatal ténye, ideértve a profilalkotást is, valamint legalább ezekben az esetekben az alkalmazott logikára és arra vonatkozóan érthető információk, hogy az ilyen adatkezelés milyen jelentőséggel, és az érintettre nézve milyen várható következményekkel bír.

V.3.2. Az érintett hozzáférési joga

Az érintett jogosult arra, hogy az Adatkezelőtől visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz és a következő információkhoz hozzáférést kapjon:
  1. a) az adatkezelés céljai;
  2. b) az érintett személyes adatok kategóriái;
  3. c) azon címzettek vagy címzettek kategóriái, akikkel, illetve amelyekkel a személyes adatokat közölték vagy közölni fogják, ideértve különösen a harmadik országbeli címzetteket, illetve a nemzetközi szervezeteket;
  4. d) adott esetben a személyes adatok tárolásának tervezett időtartama, vagy ha ez nem lehetséges, ezen időtartam meghatározásának szempontjai;
  5. e) az érintett azon joga, hogy kérelmezheti az Adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, és tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen;
  6. f) a valamely felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának joga;
  7. g) ha az adatokat nem az érintettől gyűjtötték, a forrásukra vonatkozó minden elérhető információ;
  8. h) a Rendelet 22. cikk (1) és (4) bekezdésében említett automatizált döntéshozatal ténye, ideértve a profilalkotást is, valamint legalább ezekben az esetekben az alkalmazott logikára és arra vonatkozó érthető információk, hogy az ilyen adatkezelés milyen jelentőséggel bír, és az érintettre nézve milyen várható következményekkel jár.
Ha személyes adatoknak harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítására kerül sor, az érintett jogosult arra, hogy tájékoztatást kapjon a továbbításra vonatkozóan a Rendelet 46. cikk szerinti megfelelő garanciákról. Az Adatkezelő az adatkezelés tárgyát képező személyes adatok másolatát az érintett rendelkezésére bocsátja. Az érintett által kért további másolatokért az Adatkezelő az adminisztratív költségeken alapuló, észszerű mértékű díjat számíthat fel. Ha az érintett elektronikus úton nyújtotta be a kérelmet, az információkat széles körben használt elektronikus formátumban kell rendelkezésre bocsátani, kivéve, ha az érintett másként kéri. A másolat igénylésére vonatkozó jog nem érintheti hátrányosan mások jogait és szabadságait.

V.3.3. A helyesbítés joga

Adatkezelő az érintett kérésére az érintettre nézve pontatlan személyes adatot indokolatlan késedelem nélkül helyesbíti, amennyiben hitelt érdemlő módon bizonyítja az adatok pontosságát. Az adatkezelés célját figyelembe véve az érintett jogosult arra, hogy kérje a hiányos személyes adatainak – egyebek mellett kiegészítő nyilatkozat útján történő – kiegészítését.

V.3.4. A törléshez való jog („az elfeledtetéshez való jog”)

Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül törölje a rá vonatkozó személyes adatokat, az Adatkezelő pedig köteles arra, hogy az érintettre vonatkozó személyes adatokat indokolatlan késedelem nélkül törölje, ha az alábbi indokok valamelyike fennáll:
  1. a) a személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat gyűjtötték vagy más módon kezelték;
  2. b) az érintett visszavonja a Rendelet 6. cikk (1) bekezdésének a) pontja vagy a 9. cikk (2) bekezdésének a) pontja értelmében az adatkezelés alapját képező hozzájárulását, és az adatkezelésnek nincs más jogalapja;
  3. c) az érintett a Rendelet 21. cikk (1) bekezdése alapján tiltakozik az adatkezelése ellen, és nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok az adatkezelésre, vagy az érintett a 21. cikk (2) bekezdése alapján tiltakozik az adatkezelés ellen;
  4. d) a személyes adatokat jogellenesen kezelték;
  5. e) a személyes adatokat az Adatkezelőre alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell;
  6. f) a személyes adatok gyűjtésére a Rendelet 8. cikk (1) bekezdésében említett, információs társadalommal összefüggő szolgáltatások kínálásával kapcsolatosan került sor.
Személyes adat törlésére irányuló igény teljesítését követően a korábbi (törölt) adat már nem állítható helyre. Az adatok törlése nem kezdeményezhető, ha az adatkezelés szükséges:
  1. a véleménynyilvánítás szabadságához és a tájékozódáshoz való jog gyakorlása céljából;
  2. a személyes adatok kezelését előíró, az adatkezelőre alkalmazandó uniós vagy tagállami jog szerinti kötelezettség teljesítése, illetve közérdekből;
  3. megelőző egészségügyi vagy munkahelyi egészségügyi célokból, a munkavállaló munkavégzési képességének felmérése, orvosi diagnózis felállítása, egészségügyi vagy szociális ellátás vagy kezelés nyújtása, illetve egészségügyi vagy szociális rendszerek és szolgáltatások irányítása érdekében, uniós vagy tagállami jog alapján vagy egészségügyi szakemberrel kötött szerződés értelmében és ezen adatok kezelése olyan szakember által vagy olyan szakember felelőssége mellett történik, aki uniós vagy tagállami jogban, illetve az arra hatáskörrel rendelkező tagállami szervek által megállapított szabályokban meghatározott szakmai titoktartási kötelezettség hatálya alatt áll, illetve olyan más személy által, aki szintén
  4. a népegészségügy területét érintő olyan közérdekből, mint a határokon át terjedő súlyos egészségügyi veszélyekkel szembeni védelem vagy az egészségügyi ellátás, a gyógyszerek és az orvostechnikai eszközök magas színvonalának és biztonságának a biztosítása, és olyan uniós vagy tagállami jog alapján történik, amely megfelelő és konkrét intézkedésekről rendelkezik az érintett jogait és szabadságait védő garanciákra, és különösen a szakmai titoktartásra vonatkozóan;
  5. a népegészségügy területét érintő közérdek alapján és ezen adatok kezelése olyan szakember által vagy olyan szakember felelőssége mellett történik, aki uniós vagy tagállami jogban, illetve az arra hatáskörrel rendelkező tagállami szervek által megállapított szabályokban meghatározott szakmai titoktartási kötelezettség hatálya alatt áll, illetve olyan más személy által, aki szintén uniós vagy tagállami jogban, illetve az arra hatáskörrel rendelkező tagállami szervek által megállapított szabályokban meghatározott titoktartási kötelezettség hatálya alatt áll;
  6. közérdekű archiválás, tudományos és történelmi kutatási célból vagy statisztikai célból, amennyiben a törléshez való jog valószínűsíthetően lehetetlenné tenné vagy komolyan veszélyeztetné ezt az adatkezelést, vagy
  7. jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, illetve védelméhez.
Ha az Adatkezelő nyilvánosságra hozta a személyes adatot, és a fenitek szerint azt törölni köteles, az elérhető technológia és a megvalósítás költségeinek figyelembevételével megteszi az észszerűen elvárható lépéseket – ideértve technikai intézkedéseket – annak érdekében, hogy tájékoztassa az adatokat kezelő Adatfeldolgozókat, hogy az érintett kérelmezte tőlük a szóban forgó személyes adatokra mutató linkek vagy e személyes adatok másolatának, illetve másodpéldányának törlését. A törlési kérelem megtagadásáról adatkezelő minden esetben tájékoztatni köteles a kérelmet előterjesztő érintettet, megjelölve a törlés megtagadásának indokát. Adatkezelő köteles közölni az érintettel, hogy melyik az utolsó biztonsági mentés, amiben még szerepelnek az érintett személyes adatai.

V.3.5. Az adatkezelés korlátozásához való jog

Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az Adatkezelő korlátozza az adatkezelést, ha az alábbiak valamelyike teljesül:
  1. a) az érintett vitatja a személyes adatok pontosságát, ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi, hogy az Adatkezelő ellenőrizze a személyes adatok pontosságát;
  2. b) az adatkezelés jogellenes, és az érintett ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását;
  3. c) az Adatkezelőnek már nincs szüksége a személyes adatokra adatkezelés céljából, de az érintett igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez; vagy
  4. d) az érintett a Rendelet 21. cikk (1) bekezdése szerint tiltakozott az adatkezelés ellen; ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amíg megállapításra nem kerül, hogy az Adatkezelő jogos indokai elsőbbséget élveznek-e az érintett jogos indokaival szemben.
Ha az adatkezelés korlátozás alá esik, az ilyen személyes adatokat a tárolás kivételével csak az érintett hozzájárulásával, vagy jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez, vagy más természetes vagy jogi személy jogainak védelme érdekében, vagy az Unió, illetve valamely tagállam fontos közérdekéből lehet kezelni. Az Adatkezelő az érintettet, akinek a kérésére korlátozták az adatkezelést, az adatkezelés korlátozásának feloldásáról előzetesen tájékoztatja.

V.3.6. Az adathordozhatósághoz való jog

Az adathordozhatósághoz való jog célja, hogy elősegítse az érintettek tudatos magatartását saját személyes adataik vonatkozásában, mivel megkönnyíti, hogy informatikai környezetek között helyezzenek át, másoljanak át vagy továbbítsanak személyes adatokat (akár saját rendszereikre, akár megbízható harmadik felek rendszereire vagy új adatkezelők rendszereire). Az érintett jogosult arra, hogy a rá vonatkozó, általa egy Adatkezelő rendelkezésére bocsátott, valamint az érintett tevékenysége révén generáltszemélyes adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja, továbbá jogosult arra, hogy ezeket az adatokat egy másik Adatkezelőnek továbbítsa anélkül, hogy ezt akadályozná az az Adatkezelő, amelynek a személyes adatokat a rendelkezésére bocsátotta, ha:
  1. a) az adatkezelés hozzájáruláson, vagy szerződésen alapul; és
  2. b) az adatkezelés automatizált módon történik.
Az adatok hordozhatóságához való jog gyakorlása során az érintett jogosult arra, hogy – ha ez technikailag megvalósítható – kérje a személyes adatok Adatkezelők közötti közvetlen továbbítását. Az adattovábbítással kapcsolatban adatkezelő igyekszik megtenni minden tőle elvárhatót annak érdekében, hogy az adattovábbítás biztonságosan megtörténhessen (pl. adatkódolás). Az anonim vagy nem az érintettre vonatkozó személyes adat, illetve az érintettre vonatkozó esetleges következtetett vagy származtatott adat nem tartozik az adathordozhatóság hatálya alá. MotiBro rögzíti, hogy nem felel azért, hogy a címzett adatkezelő megfelel-e az adatvédelmi jogszabályoknak, tekintve, hogy nem a küldő adatkezelő választja meg a címzettet, hanem az érintett nevében jár el. MotiBro igyekszik annak biztosítására, hogy a személyes adatok továbbított típusai valóban azok legyenek, amelyeket az érintett továbbítani kíván, ennek keretében pedig megerősítést kérhet az érintettől akár az adattovábbítás előtt, akár korábban. A címzett adatkezelő felel annak biztosításáért, hogy az átadott hordozható adatok relevánsak és nem túlzók az új adatok kezelése tekintetében. MotiBro ezúton kiemeli, hogy az adathordozhatóság nem jár automatikusan az adatnak az adatkezelő rendszereiből való törlésével, és nem érinti a továbbított adatra alkalmazandó eredeti megőrzési időt. Az érintett jogait mindaddig gyakorolhatja, amíg az adatkezelő az adatot kezeli.

V.3.7. A tiltakozáshoz való jog

Az érintett jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor tiltakozzon személyes adatainak a jogos érdek érvényesítésén alapuló kezelése ellen, ideértve az említett rendelkezéseken alapuló profilalkotást is. Ebben az esetben az Adatkezelő a személyes adatokat nem kezelheti tovább, kivéve, ha bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak. Ha a személyes adatok kezelése közvetlen üzletszerzés érdekében történik, az érintett jogosult arra, hogy bármikor tiltakozzon a rá vonatkozó személyes adatok e célból történő kezelése ellen. Ha az érintett tiltakozik a személyes adatok közvetlen üzletszerzés érdekében történő kezelése ellen, akkor a személyes adatok a továbbiakban e célból nem kezelhetők.

V.3.8. A visszavonáshoz való jog

Amennyiben a MotiBro adatkezelése az érintett hozzájárulásán alapul, az érintett jogosult arra, hogy hozzájárulását bármikor visszavonja. A hozzájárulás visszavonása nem érinti a hozzájáruláson alapuló, a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét.

V.3.9. Automatizált döntéshozatal egyedi ügyekben, beleértve a profilalkotást

Az érintett jogosult arra, hogy ne terjedjen ki rá az olyan, kizárólag automatizált adatkezelésen – ideértve a profilalkotást is – alapuló döntés hatálya, amely rá nézve joghatással járna vagy őt hasonlóképpen jelentős mértékben érintené. A fenti jog nem gyakorolható abban az esetben, ha a döntés:
  1. a) az érintett és az Adatkezelő közötti szerződés megkötése vagy teljesítése érdekében szükséges;
  2. b) meghozatalát az Adatkezelőre alkalmazandó olyan uniós vagy tagállami jog teszi lehetővé, amely az érintett jogainak és szabadságainak, valamint jogos érdekeinek védelmét szolgáló megfelelő intézkedéseket is megállapít; vagy
  3. c) az érintett kifejezett hozzájárulásán alapul.

V.3.10. Az ügyfél, mint érintett kérelmének ügyintézési határideje

  • Az Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül, de mindenféleképpen a kérelem beérkezésétől számított 1 hónapon belül tájékoztatja az érintettet a jogai gyakorlására irányuló kérelme nyomán hozott intézkedésekről.
  • Szükség esetén, figyelembe véve a kérelem összetettségét és a kérelmek számát, ez a határidő további 2 hónappal meghosszabbítható. A határidő meghosszabbításáról az Adatkezelő a késedelem okainak megjelölésével a kérelem kézhezvételétől számított 1 hónapon belül tájékoztatja az érintettet.
  • Ha az érintett elektronikus úton nyújtotta be a kérelmet, a tájékoztatást lehetőség szerint elektronikus úton kell megadni, kivéve, ha az érintett azt másként kéri.
  • Ha az Adatkezelő nem tesz intézkedéseket az érintett kérelme nyomán, késedelem nélkül, de legkésőbb a kérelem beérkezésétől számított 1 hónapon belül tájékoztatja az érintettet az intézkedés elmaradásának okairól, valamint arról, hogy az érintett panaszt nyújthat be valamely felügyeleti hatóságnál, és élhet bírósági jogorvoslati jogával.
  • Ha az érintett kérelme egyértelműen megalapozatlan vagy – különösen ismétlődő jellege miatt – túlzó, az Adatkezelő, figyelemmel a kért információ vagy tájékoztatás nyújtásával vagy a kért intézkedés meghozatalával járó adminisztratív költségekre:
  1. a) díjat számíthat fel, vagy
  2. b) megtagadhatja a kérelem alapján történő intézkedést.
A kérelem egyértelműen megalapozatlan vagy túlzó jellegének bizonyítása az Adatkezelőt terheli.
  • Ha az Adatkezelőnek, megalapozott kétségei vannak a kérelmet benyújtó természetes személy kilétével kapcsolatban, további, az érintett személyazonosságának megerősítéséhez szükséges információk nyújtását kérheti.

V.4. Panasz a felügyeleti hatóságnál

Az egyéb közigazgatási vagy bírósági jogorvoslatok sérelme nélkül, minden érintett jogosult arra, hogy panaszt tegyen egy felügyeleti hatóságnál. Adatkezelő felügyeleti hatósága:
Név: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság
Cím: 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/C
Telefon: +36 1 391 1400
Fax: +36 1 391 1410
Email: ugyfelszolgalat@naih.hu
A panaszok benyújtására és elbírálásuk rendjére a Rendelet és az Info törvény rendelkezései, továbbá a NAIH oldalán leírtak az irányadóak.

VI.  FEJEZET: AZ ADATKEZELŐ ADATFELDOLGOZÓI TEVÉKENYSÉGE

A jelen Szabályzat elejének, Bevezetés címszó alatti bemutatkozó részében, továbbá a MotiBro Rendszer Felhasználási Feltételeiben foglaltak szerint MotiBro a Partnereivel, mint (megbízó) adatkezelőkkel jogviszonyban levő érintett természetes személyek személyes adatainak a megbízó adatkezelők helyett és nevében, azok utasításainak megfelelően történő adatkezelése során, a megbízó adatkezelők megbízása alapján adatfeldolgozóként jár el. Az adatfeldolgozó a megbízó adatkezelő nevében az adatfeldolgozónak időről-időre adott dokumentált, specifikus utasításoknak megfelelően személyes adatokat dolgoz fel. Többek között a személyes adatok kategóriáit és az érintettek kategóriáit, valamint a célt, amelyért a személyes adatokat feldolgozzák a megbízó adatkezelő határozza meg.

VI.1.  Adatfeldolgozó tevékenységek

(1) A Társaság, jelen szabályzat 6. sz. melléklet (Adatfeldolgozóként kezelt személyes adatok) meghatározott adatok vonatkozásában Adatfeldolgozónak minősül. (2) A Társaság adatfeldolgozói tevékenységére jelen szabályzatot e fejezetben foglalt eltérésekkel kell alkalmazni. E fejezet tekintetében Adatkezelő megnevezése Társaság.

VI.2.  Adatfeldolgozói garancianyújtás

(1) A Társaság adatfeldolgozóként garantálja – különösen a szakértelem, a megbízhatóság és az erőforrások tekintetében – hogy a Rendelet követelményeinek teljesülését biztosító technikai és szervezési intézkedéseket végrehajtja, ideértve az adatkezelés biztonságát is. (2) A Társaság adatfeldolgozó tevékenysége során biztosítja, hogy az érintett személyes adatokhoz való hozzáférésre feljogosított személyek – ha jogszabályon alapuló megfelelő titoktartási kötelezettség hatálya alatt egyébként nem állnak – az általuk megismert személyes adatok vonatkozásában titoktartási kötelezettséget vállaljanak. Társaság, mint adatfeldolgozó a 4. sz. mellékletként alkalmazza. (3) A Társaság, mint adatfeldolgozó megfelelő hardver és szoftver eszközökkel rendelkezik, az adatkezelés jogszerűségének és az érintettek jogai védelmének biztosítására alkalmas műszaki és szervezési intézkedések végrehajtására kötelezettséget vállal. (4) A Társaság, mint adatfeldolgozó az állami szervekkel való elektronikus kapcsolattartás jogi és technikai feltételeivel rendelkezik. (5) A Társaság, mint adatfeldolgozó vállalja, hogy a megbízó adatkezelő rendelkezésére bocsát minden olyan információt, amely az adatfeldolgozó igénybevételére vonatkozó jogi rendelkezéseknek való megfelelés igazolásához szükséges.

VI.3.  A megbízó adatkezelő kötelezettségei és jogai

(1) Megbízó adatkezelő jogosult ellenőrizni adatfeldolgozónál a szerződés szerinti tevékenység végrehajtását. (2) Megbízó adatkezelőt terheli a felelősség a szerződésben meghatározott feladatokkal kapcsolatos utasításai jogszerűségéért, ugyanakkor az adatfeldolgozó köteles haladéktalanul jelezni a megbízó adatkezelőnek, amennyiben megbízó adatkezelő utasítása vagy annak végrehajtása jogszabályba ütközne. (3) A megbízó adatkezelő kötelezettsége, hogy az érintett természetes személyeket jelen Szabályzat szerinti adatfeldolgozásáról tájékoztassa, jogszabály előírása esetén hozzájárulásukat beszerezze. (4) A Megbízó adatkezelő és a Társaság, mint adatfeldolgozó külön szerződésben rendezik a közöttük, mint adatkezelő és adatfeldolgozó közötti jogviszony alapján nyújtott adatfeldolgozási szolgáltatás során az adatkezelőt és adatfeldolgozót megillető jogokat és kötelezettségeket, illetve az általuk az adatfeldolgozással összefüggésben nyújtott garanciákat. (5) Megbízó adatkezelő szavatol azért és teljes felelősséget vállal, hogy az adatfeldolgozó rendszerein, illetve adatfeldolgozó szolgáltatásai keretében kezelt személyes és egyéb adatok adatkezeléséhez és adatfeldolgozásához szükséges megfelelő jogosultságokat beszerezte, illetve azokkal rendelkezik, továbbá azért, hogy az adatbázisban szereplő érintettek adatait jogszerűen kezeli és azok átadására az érintettek előzetes tájékoztatásával és amennyiben az szükséges volt, hozzájárulásával jogosult.

VI.4.  Társaság, mint adatfeldolgozó kötelezettségei és jogai

  1. Utasítási jog: Az adatfeldolgozó tevékenysége során kizárólag a megbízó adatkezelő írásbeli, illetve egyéb módon dokumentált utasítása alapján jár el.
  2. Titoktartás: Az adatfeldolgozó tevékenysége során biztosítja, hogy az érintett személyes adatokhoz való hozzáférésre feljogosított személyek – ha jogszabályon alapuló megfelelő titoktartási kötelezettség hatálya alatt egyébként nem állnak – az általuk megismert személyes adatok vonatkozásában titoktartási kötelezettséget vállaljanak.
  3. Adatbiztonság: Az adatfeldolgozó a tudomány és technológia állása és a megvalósítás költségei, továbbá az adatkezelés jellege, hatóköre, körülményei és céljai, valamint a természetes személyek jogaira és szabadságaira jelentett, változó valószínűségű és súlyosságú kockázat figyelembevételével megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket hajt végre annak érdekében, hogy a kockázat mértékének megfelelő szintű adatbiztonságot garantálja. Az adatfeldolgozó intézkedéseket hoz annak biztosítására, hogy az irányítása alatt eljáró, a személyes adatokhoz hozzáféréssel rendelkező természetes személyek kizárólag az adatkezelő utasításának megfelelően kezelhessék az említett adatokat, kivéve, ha az ettől való eltérésre uniós vagy tagállami jog kötelezi őket. Az adatfeldolgozó gondoskodik arról, hogy a tárolt adatokhoz belső rendszeren keresztül vagy közvetlen hozzáférés útján kizárólag az arra feljogosított személyek, és kizárólag az adatkezelés céljával összefüggésben férjenek hozzá. Az adatfeldolgozó gondoskodik a felhasznált eszközök szükséges, rendszeres karbantartásáról, fejlesztéséről. Az adatokat tároló eszközt megfelelő fizikai védelemmel ellátott zárt helyiségben helyezi el, gondoskodik annak fizikai védelméről is. Adatfeldolgozó az adatfeldolgozás során ellátandó feladatok teljesítése érdekében megfelelő ismerettel és gyakorlattal rendelkező személyeket köteles igénybe venni. Köteles továbbá gondoskodni az általa igénybe vett személyek felkészítéséről a betartandó adatvédelmi jogszabályi rendelkezések, a jelen Szabályzatban foglalt kötelezettségek, valamint az adatfelvétel célja és módja tekintetében.
  4. További adatfeldolgozó igénybevétele: Az adatfeldolgozó vállalja, hogy további adatfeldolgozót csak a Rendeletben és az Info tv-ben meghatározott feltételek teljesítése mellett vesz igénybe. A megbízó adatkezelő általános felhatalmazást ad az adatfeldolgozónak, hogy további adatfeldolgozót (alvállalkozót) vegyen igénybe. Az adatfeldolgozó a további adatfeldolgozó igénybevételét megelőzően tájékoztatja a megbízó adatkezelőt a további adatfeldolgozó személyéről, valamint a további adatfeldolgozó által végzendő tervezett feladatokról. Ha a megbízó adatkezelő ezen tájékoztatás alapján a további adatfeldolgozó igénybevételével szemben kifogást emel, a további adatfeldolgozó igénybevételére az adatfeldolgozó kizárólag a kifogásban megjelölt feltételek teljesítése esetén jogosult. Ha az adatfeldolgozó bizonyos, a megbízó adatkezelő nevében végzett konkrét adatkezelési tevékenységekhez további adatfeldolgozó szolgáltatásait is igénybe veszi, erre köteles írásba foglalt szerződést kötni, és abban a további adatfeldolgozóra is ugyanazokat az adatvédelmi kötelezettségeket telepíteni, mint amelyek a megbízó adatkezelő és az adatfeldolgozó között létrejött jelen szabályzat szerinti szerződésben szerepelnek, különösen úgy, hogy a további adatfeldolgozónak megfelelő garanciákat kell nyújtania a megfelelő technikai és szervezési intézkedések végrehajtására, és ezáltal biztosítania kell, hogy az adatkezelés megfeleljen e szabályzat követelményeinek. Ha a további adatfeldolgozó nem teljesíti adatvédelmi kötelezettségeit, az őt megbízó adatfeldolgozó teljes felelősséggel tartozik a megbízó adatkezelő felé a további adatfeldolgozó kötelezettségeinek a teljesítéséért.
  5. Az adattovábbításokról nyilvántartást kell vezetni, amelyet az adatátvétel, illetve az adattovábbítás évét követő 5. év végéig (különleges adatok esetén pedig 20 évig) kell megőrizni.
  6. Adattovábbítás harmadik országba: Az Adatfeldolgozó jogosult személyes adatot az EU-n/EGT-n kívüli országba továbbítani, beleértve a Brexit hatálybalépésétől kezdve az Egyesült Királyságot is (ún. „harmadik ország”), feltéve, hogy legalább az egyik, alábbi jogalap fennáll (megfelelőségi határozat vagy megfelelő biztosítékok);
  7. a) az Európai Bizottság döntése értelmében az adott harmadik országban, ahová a személyes adatot továbbítják, a biztonsági szint megfelelő. Ezen országok listája az Európai Bizottság honlapján található;
  8. b) az Adatfeldolgozó, az Adatkezelő nevében, kötelező erejű megállapodást kötött, mely magában foglalja az Európai Bizottságnak az adott időszakban hatályos azon adatvédelmi rendelkezéseit, amelyek a személyes adatoknak harmadik országok számára történő továbbítására vonatkoznak, amikor a további adatfeldolgozó a harmadik országban található;
  9. c) az adattovábbítás a GDPR 47. cikkének megfelelő kötelező erejű vállalati szabályokon alapul; vagy
  10. d) a harmadik országban található fogadó fél csatlakozott az USA Privacy Shield (Adatvédelmi Pajzs) egyezményéhez.
A fent meghatározott jogalapok fennállása nem szükséges, amennyiben a személyes adatok harmadik országba történő továbbítását olyan uniós vagy tagállami jog írja elő, amelynek az adatfeldolgozó jogalanya. Ilyen esetben az adatfeldolgozónak erről a jogi követelményről még az adatfeldolgozás előtt értesítenie kell a megbízó adatkezelőt, kivéve, ha ilyen információ megosztását a jog fontos közérdekből megtiltja. Más adatkezelő részére történő adattovábbítás feltétele, a megbízó adatkezelőnek az adatfeldolgozó részére történő, egyértelmű és kifejezett írásbeli utasítása.

VI.5.  Együttműködés a megbízó adatkezelővel

(1) A Társaság, mint adatfeldolgozó tevékenysége során minden megfelelő eszközzel segíti a megbízó adatkezelőt az érintettek jogai érvényesítésének elősegítése, ezzel kapcsolatos kötelezettségei teljesítése érdekében. (2) A Társaság, mint adatfeldolgozó segíti a megbízó adatkezelőt a Rendelet 32–36. cikk (Adatbiztonság, Adatvédelmi hatásvizsgálat és Előzetes konzultáció) szerinti kötelezettségek teljesítésében, figyelembe véve az adatkezelés jellegét és az adatfeldolgozó rendelkezésére álló információkat. (3) A Társaság, mint adatfeldolgozó a megbízó adatkezelő rendelkezésére bocsát minden olyan információt, amely a Rendelet 28. cikkében (Az adatfeldolgozó) meghatározott kötelezettségek teljesítésének igazolásához szükséges, továbbá amely lehetővé teszi és elősegíti a megbízó adatkezelő által vagy az általa megbízott más ellenőr által végzett auditokat, beleértve a helyszíni vizsgálatokat is. Ezen ponttal kapcsolatban az adatfeldolgozó haladéktalanul tájékoztatja a megbízó adatkezelőt, ha úgy véli, hogy annak valamely utasítása sérti a Rendeletet vagy a tagállami vagy uniós adatvédelmi rendelkezéseket. (4) Amennyiben egy érintett a Társasággal, mint adatfeldolgozóval közvetlenül veszi fel a kapcsolatot személyes adatainak feldolgozására vonatkozó panasszal, vagy jogainak gyakorlásával összefüggő kérdéssel kapcsolatban, a Társaság, mint adatfeldolgozó köteles az ilyen kérést indokolatlan késedelem nélkül, a kérelem tárgyára vonatkozó világos információt magában foglalva továbbítani a megbízó adatkezelőnek. A Társaság, mint adatfeldolgozó a megbízó adatkezelő előzetes utasítása nélkül nem kezelheti az ilyen jellegű kérelmet.

VI.6. Az Adatkezelő adatfeldolgozási tevékenységének feltételei

  • A megbízó adatkezelő az adatfeldolgozási tevékenységre a Társasággal, mint adatfeldolgozóval írásbeli szerződést köt.
  • Az adatfeldolgozási tevékenység addig végezhető, amíg a fenti (1) pont szerinti szerződés hatályban van, illetve a megbízó adatkezelőnek az adatfeldolgozás keretében kezelt teljes adatállományra vonatkozó törlési utasításáig áll fenn.
  • MotiBro, mint adatfeldolgozó felhívja a figyelmet, hogy az adatfeldolgozási szerződés megszűnése esetén az elektronikusan kezelt adatokat, listákat, nyilvántartásokat MotiBro, mint adatfeldolgozó a GDPR 17. cikkének 3) bekezdésének e) pontjával összhangban oly módon törli a rendszeréből, hogy azokat archiválja és elkülönítetten, az általános elévüli időn belül megőrzi, jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, illetve védelméhez szükséges jogos érdeke érvényesítése céljából.

VII. FEJEZET: ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

VII.1.  A szabályzat megállapítása és módosítása

A szabályzat megállapítására és módosítására az Adatkezelő vezetője jogosult.

VII.2.  Intézkedések a szabályzat megismertetésére

E szabályzat rendelkezéseit meg kell ismertetni az Adatkezelő valamennyi munkavállalójával (foglalkoztatottjával), és a munkavégzésre irányuló szerződésekben elő kell írni, hogy betartása és érvényesítése minden munkavállaló (foglalkoztatott) vagy közreműködő lényeges kötelezettsége kell, hogy legyen.

MELLÉKLETEK

1. sz. melléklet: Adatkezelési tájékoztató szerződéses partnerek személyes adatainak kezeléséhez

2. sz. melléklet: Adatkezelési tájékoztató cookie használat vonatkozásában

3. sz. melléklet: Adatkezelési tájékoztató hírlevél szolgáltatás során felmerülő adatkezeléshez

4. sz. melléklet: Titoktartási nyilatkozat

TITOKTARTÁSI NYILATKOZAT Alulírott nyilatkozattevő
Név:
Cím:
(a továbbiakban, mint ”Nyilatkozattevő”), az alábbi társasággal
Cégnév:  
Székhely:
Cégjegyzékszám:
Adószám:
Képviseli:
(a továbbiakban „Társaság”) fennálló munkavégzésre irányuló jogviszonyomra tekintettel és figyelemmel arra, hogy a Társaság tevékenysége tekintetében az EU 2016/679. számú általános adatvédelmi rendelete (Rendelet) valamint az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény szerinti adatfeldolgozónak minősül, és mivel e jogszabályok szerint az adatfeldolgozónak biztosítania kell, hogy a személyes adatok kezelésére feljogosított személyek titoktartási kötelezettséget vállaljanak, továbbá megismerve a „személyes adat” Rendelet szerinti fogalmát, miszerint személyes adatnak minősül az azonosított vagy azonosítható természetes személyre („érintett”) vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható
  1. Kijelentem, hogy a Társaság adatkezelési szabályzatát megismertem.
  2. Tudomásul veszem, hogy feladatom ellátása során a személyes adatok kezelésére köteles vagyok alkalmazni és érvényesíteni az adatkezelési szabályzat rendelkezéseit.
  3. Tudomásul veszem, hogy az adatkezelési szabályzat betartása és érvényesítése a feladatom ellátása alapjául szolgáló jogviszonyból származó lényeges kötelezettségnek minősül, megsértése munkajogi vagy egyéb jogkövetkezményeket von maga után.
  4. Kötelezettséget vállalok arra, hogy a feladatom ellátása során tudomásomra jutott személyes adatokat kizárólag a feladataim teljesítése céljából kezelem és továbbítom, más célra nem használom, azokat illetéktelen személlyel nem közlöm, és részükre nem adom át, a személyes adatokhoz jogosulatlan hozzáférést nem engedek, a személyes adatokat nyilvánosságra nem hozom.
  5. Tudomásul veszem, hogy ez a titoktartási kötelezettség munkaviszonyom vagy munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyom fennállását követően is terhel. Tudomásul veszem, hogy a titoktartási kötelezettség megsértése a munkaviszonyból eredő kötelezettség lényeges megsértésének minősül, amelyre a munkáltató munkajogi, egyéb jogviszony alapján pedig a Ptk. szerinti jogkövetkezményeket alkalmazhat, tudomásul veszem továbbá a Btk. 223.§-a szerinti magántitok megsértése bűncselekményére vonatkozó tájékoztatást, amely szerint, aki a foglalkozásánál vagy közmegbízatásánál fogva tudomására jutott magántitkot alapos ok nélkül felfedi, vétség miatt elzárással büntetendő. A büntetés egy évig terjedő szabadságvesztés, ha a bűncselekmény jelentős érdeksérelmet okoz.
Fenti nyilatkozatot jogi felelősségem teljes tudatában, minden kényszertől és befolyástól mentesen írom alá.

6. sz. melléklet: Adatfeldolgozói adatkezelés általános leírás

Adatfeldolgozói adatkezelések
Személyes adat Tárolás módja: papíron és/vagy elektronikusan
1. Név E
2. Lakcím E
3. E-mail cím E
4. Telefonszám E
5. Születési idő E
6. Neme E
7. Arckép E
8. Igénybevett szolgáltatáshoz kapcsolódó jártassági szint/állapot E
9. Igénybevett szolgáltatáshoz kapcsolódóan felmerülő korlátozó, befolyásoló tényezők E
9. Ügyfél gondozójának neve E
10. Ügyfél gondozójának lakcíme E
11. Ügyfél gondozójának E-mail címe E
12. Ügyfél gondozójának telefonszáma E
13. Postázási cím E
14. Számlázási adatok (cím) E
15. IP cím E
16. MotiBro Rendszerbe történő bejelentkezési és kijelentkezési adatok E
17. Jelenlét (részvételi) nyilvántartási adatok E
18. Partner ügyfeleinek befizetései, tartozások nyilvántartása E
19. Partner és Oktatók közötti elszámolásra vonatkozó adatok E
20. Barion  rendszerén keresztül kiegyenlített értékesítések E
21. Billingo rendszeren keresztül kibocsátott számlák elérési útja E

7. sz. melléklet: MotiBro, mint adatkezelő adatfeldolgozói és egyéb címzettek listája

Sorszám Dátum Címzett (név, cím, székhely) Címzett minősége: (al)/adatfeldolgozó vagy adatkezelő Jogalapja (adatfeldolgozó esetén nem releváns, csak egyéb címzett részére történő adattovábbításkor) Személyes adatok köre Egyéb adatok Megjegyzés EUs vagy EGT tagállambeli vagy Privacy shield alá tartozó cég-e (melyik?)
1. Folyamatos The Rocket Science Group LLC, 675 Ponce de Leon Ave NE, Suite 5000, Atlanta, Georgia 30308 adatfeldolgozó Név, emailcím hírlevél Privacy Shield
2. Folyamatos Freshworks Inc. 1250 Bayhill Drive, Suite 315, San Bruno, CA 94066 adatfeldolgozó Név, emailcím, telefonszám Levelezési adatok crm Privacy Shield
3. Folyamatos KBOSS.hu Kft. 1031 Budapest Záhony utca 7. adatfeldolgozó Név, emailcím, számlázási cím Számlázási adatok számlázás EU
4. Folyamatos Octonull Korlátolt Felelősségű Társaság 1085 Budapest, József körút 74. I. em. 6., adatfeldolgozó Név, emailcím, számlázási cím Számlázási adatok számlázás EU
5. Folyamatos OTP Mobil Kft. (1143 Budapest, Hungária krt. 17-19.) adatfeldolgozó Név, emailcím, számlázási cím Fizetési adatok Online fizetés EU
6. Folyamatos Google Inc. 1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, CA 94043 adatkezelő jóváhagyás érintett online azonosítója remarketing Privacy Shield
6. Folyamatos Google Inc. 1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, CA 94043 adatfeldolgozó Név, emailcím Levelezési adatok Levelezés és tárhelyszolgáltatás Privacy Shield
7. Folyamatos Facebook Inc 1601 Willow Rd. Menlo Park, CA 94025 adatkezelő jóváhagyás Érintett online azonosítója remarketing Privacy Shield

Szeretném az ingyenes tudásanyagot!

E-book letöltése

Hozz ki többet a sportklubodból!

Klubvezetési fortélyok emailben

Pénztárcabarát klubfejlesztési tippek 2 hetente
Hozz ki többet a sportklubodból!

Sikeres üzenet

Köszönjük a feliratkozásodat!

Próbáld ki ingyenes demónkat!

Kérlek, add meg a következő információkat, hogy minél személyre szabottabban tudjunk beszélgetni!