Sikeres nyílt nap = új tanítványok, új vendégek

Edzőként tisztában vagy azzal, hogy az egyik legnehezebb feladat széles körben megismertetni a klubodat, minél több emberhez eljutni, és potenciális érdeklődőket becsábítani az edzésekre, akikből később állandó vendég vagy tanítvány válik. Persze, milliókból bárki tud nagy marketing csinnadrattát csapni TV-ben, rádióban, de lássuk be, a legtöbb klubvezető és edző ezt koránt sem engedheti meg magának, és őszintén: nincs is rá feltétlenül szükség.

A tömegmédiában futó hirdetések valóban rengeteg embert érnek el, de nagyon magas a meddőszórás aránya (azaz az összes elért emberből csak minimális a reklám valódi célcsoportja), így a mi esetünkben érdemes a célzottabb és jóval olcsóbb lehetőségeket kihasználni.

Az egyik ilyen remek eszköz a nyílt nap. Tudom, ez nem újdonság, de mint mindent, ezt is lehet rosszul és okosan is csinálni.

Mi összegyűjtöttük neked a hatékony és sikeres nyílt nap szervezésének lépéseit, hogy ha arra kerül a sor, csak végigfutod újra a cikket, és pikk-pakk készen is lesz a nyílt napod tervezete programostul, hirdetésestül, ajándékostul.

Előkészítés

Tervezd meg a nyílt nap témáját, programját!

• Ha többféle vagy szintű edzést/órát is tartasz, szegmentálhatod a nyílt nap témáját sportág vagy nehézségi szint szerint: egyik hónapban gyerekeknek és szüleiknek tartasz nyílt napot és a kezdő gyerekcsoportokat mutatod be, következő negyedévben felnőtteket invitálsz, hogy megismerjék a klubodat és a felnőtt edzéseket.
• Hogyha új gyerekcsoportot indítanál, akkor vagy egy szokásos gyerekedzés keretében mutassátok be a csapatot és a sportotokat, vagy tartsatok több kisebb  játékos sportbemutatót, ha nem egyszerre érkeznek az érdeklődők, hanem több turnusba regisztráltad őket. Mindkét esetben beszállhatnak az érdeklődő gyerekek és szüleik is, ha kedvet éreznek hozzá.
• Ha csoportos órákat tartasz, akkor pár meglévő vendéged segítségével tarts egy szokásos órát, hogy mindenki láthassa, hogyan zajlanak nálatok az edzések.
• Amennyiben személyi edző vagy, kérd meg egy vendégedet vagy edzőtársadat, hogy együtt mutassátok be, hogyan is épül fel egy személyi edzés az alapoktól (felmérés, személyre szabott edzésterv, stb.).

Készülj fel a felmerülő kérdésekre!

Hogyan érheted el, hogy minél rövidebb idő alatt minél többet megtudjanak rólad és edzéseidről az érdeklődők, hogy megkedveljenek, hitelesnek tartsanak, ezáltal csatlakozzanak a csapatodhoz, vagy a te klubodban akarjanak sportolni?

Egy nyílt nap alkalmával gyorsan közvetlen kapcsolatot alakíthatsz ki a potenciális vendégeiddel, megválaszolhatod a klubválasztás előtt felmerülő kérdéseket, az érdeklődők pedig testközelből tapasztalhatják meg, hogy milyen profi közegben, milyen hangulatban sajátíthatják el a sportod rejtelmeit.

• Gyerekedzések esetében rendkívül fontos, hogy nem csak a gyerkőcöt, de a szülőt is meg kell győzni arról, hogy a Te klubod minden szempontból a legmegfelelőbb a gyermeke számára.  Ilyen szempontok például, hogy a gyermek biztonságban legyen az edzéseken, hogy az edzők megfelelő értékeket adjanak át a tanítványaiknak, és az edzéseken játékos formában fejlődjenek a kicsik a sport segítségével.
• Felnőtteknél is ezer kérdés kavarog a fejekben ilyenkor, sokaknak nehezére esik a beilleszkedés egy új csapatba, szégyellik magukat a nem sportos kinézetük miatt, vagy mert kezdők az adott sport terén. Az ilyen általános félelmeket érdemes menet közben előre oldani, hogy azok is megnyugodhassanak, akikben ugyan felmerülnek ezek a parák, de beszélni nem mernek róluk.
• A fentiekben segítséget nyújthat, ha megkérdezed jelenlegi tanítványaidat (ha gyerekek, akkor a szüleiket is), hogy bennük milyen kérdések merültek fel a klubválasztás előtt, és miért döntöttek végül a te edzéseid mellett.

Egyeztess a segítőiddel

Sportágtól függ, de szinte biztosan szükséged lesz jelenlegi tanítványaid, vendégeid vagy edzőtársaid segítségére a nyílt napon. Tartsatok egy közös ötletelést, és beszéljétek meg  a legfontosabb részleteket:

• Találjátok meg a megfelelő dátumot.
• Egyeztesd velük, miben kéred a segítségüket, ki-mikor-miben tud részt venni.
• Oszd ki egyénenként a feladatokat: ki ellenőrzi az érkezők regisztrációját, ki segít a kérdések megválaszolásában, ki segít az edzés/bemutató közben, ki adja át az ajándékokat, ki regisztrálja a végén a jelentkezőket, kedvezményes bérletvásárlásokat (MotiBro-val ez is sokkal egyszerűbb!).
• Éreztesd, hogy nagyon fontos a közreműködésük, hiszen valóban az is.

Adj különleges ajándékot a résztvevőknek!

Kedveskedj valamilyen ajándékkal a résztvevőknek, hogy ezzel is értékeld az idejüket és az érdeklődésüket.

• Adj valamilyen saját logózott ajándékot: szilikon karkötő, kis törölköző, stb.
• Keresztpromózz más céggel, amelynek ugyanaz a célcsoportja, mint a tiéd: ingyen termék, termékminta vagy kedvezményes szolgáltatás fejében te célzott reklámot biztosítasz számukra. Ha több ilyen sikerül, annál jobb, akkor egy ajándékcsomagot is összeállíthatsz, így még erősebb lesz a vonzerő! Példa: ha bármilyen alakformáló sportot oktatsz, fogj össze egy fitneszruhákat árusító céggel, egy táplálékkiegészítőket vagy egészséges élelmiszereket kínáló webshoppal, és kérj terméket vagy kedvezménykupont. Ha harcművészetet tanítasz, egyezz meg egy küzdősport ruházatot és kellékeket árusító üzlettel, akik a te sportodhoz kapcsolódó termékekre adhatnak egyszeri magas kedvezményt.
• Adj exkluzív kedvezményt a saját áraidból: pl. csak a nyílt napon résztvevők 25% kedvezményt kapnak az első X edzés árából. Ez lehet az egyik aduász a kezedben: ha az érdeklődő elégedett volt a nyílt napon tapasztaltakkal, nagyobb eséllyel vált ott a helyszínen bérletet, ha jelentős kedvezménnyel kínálod, csak ott, csak akkor. Tudom, ez egy kicsit teleshopos, de működik. 🙂

Beharangozás

Hozz létre Facebook eseményt!

Teendők:

• Válassz hozzá saját csapatfotót, az edzésről készült hangulatfotót.
• A leírásban minden fontos tudnivalót adj meg (hány férőhely van, meddig lehet regisztrálni, milyen órák, programok lesznek), hogy minden érdeklődő tudja, mire számíthat az esemény során.
• Hívd meg az oldalad összes kedvelőjét.
• Hirdetéssel megtámogathatod az eseményt, hogy minél többen értesüljenek róla.
• Megkérheted az oldalad kedvelőit, hogy osszák meg és ajánlják az eseményt, valamint hívják meg barátaikat, családtagjaikat.
• Biztosíts egy regisztrációs felületet vagy e-mail címet, amelyen regisztrálni lehet az eseményre (fontos a regisztráció, hogy nehogy túl sokan, vagy netán túl kevesen érkezzenek majd).
• Írj rendszeresen bejegyzést az eseményhez: még hány szabad férőhely van, említsd meg még egyszer, hogy milyen kedvezménnyel vagy ajándékkal várod a résztvevőket (csepegtesd az információ morzsákat), és hívd fel a figyelmet a regisztrációra -> így eléred azokat az érdeklődőket, akiknek egy kis buzdításra van szükségük a jelentkezéshez.
• Írd ki, ha elfogytak a szabad helyek, és akár már itt megemlítheted a következő alkalmat, hogy az se búsuljon, aki most lemaradt (ha már előre betervezted a következő nyílt napot).

<pA képeken egy fitnesz terem tematikus nyílt napjának FB eseménye és a bejegyzések, amelyekben informálják az érdeklődőket. Az esemény után a nyílt napról készült fényképeket is megosztották. Forrás

Hozz létre külön nyílt nap aloldalt a weboldaladon!

Ha már van saját weboldalad, mindenképp készíts az eseménynek egy külön aloldalt vagy landoló oldalt (landing page), amelyen minden fontos információ szerepel, és vendégcsalogatóként is működik.

• Az aloldal dizájnját nem kell túlzásba vinni, de legyen feltűnő, és mindenképp a szokásos színek domináljanak, hogy felismerhető legyen az oldalad stílusa.
• A fejlécben használhatsz szöveges grafikát (cím, időpont, helyszín megadásával), de fotókat is, amelyek az edzéseiden készültek, tükrözve a klubod hangulatát.
• Az első 1-2 mondatban írd le, hogy mikor és hol tartod a nyílt napot, hogy az ingyenes, de regisztrációhoz kötött (vagy minimális belépős, ha sok program közül választhatnak, pl. egy fitneszteremben), és 1-2 mondatot írj a klubról vagy a sportodról.
• Itt jöhet kiemelve, hogy hány szabad hely van még. Ezt gyakran frissítsd, és azt is írd ki jól láthatóan, ha mér teltház van.
• Majd írd le hogy milyen programok lesznek, és milyen ingyenes extrákkal készültök (egészséges finomságok, tea és pogi, mozgásfelmérés, táplálkozási tanácsadás, gyermekmegőrző, arcfestés, lufitekerés, bármi, ami belefér)
• Az ajándék és/vagy kedvezményes ajánlatot emeld ki, és érdemes a regisztrációs rész elé elhelyezni.
• Jöhet a regisztráció menete, határideje, és a regisztrációs űrlap (vagy erre szolgáló e-mail cím.) Ha már használod a MotiBro-t, létrehozhatsz egy új eseményt vagy akár workshopot, így a rendszereden belül fogadhatod a regisztrációkat.

Extrák, amivel növelheted a részvételi kedvet:

• Készíthettek egy kedvcsináló videót a tanítványaiddal, amelyben elmondják, miért is olyan szuper dolog nálad edzeni, miért szeretik a csapatot, milyen pozitívumokat ad nekik a sportág. Nem baj, ha nem profi a videó, itt a lényeg a csalogató jó hangulat.
• Ha már volt nyílt napod, és készült róla fotó vagy videó, mindenképp mutasd meg itt, hogy az érdeklődők lássák, mire számíthatnak.
• Készíthetsz egy szövegdobozt pl. az oldal szélére, amelyben meglévő tanítványaid / vendégeid véleményét teszed ki névvel együtt, mert ez is bizalmat kelthet.

Alábbiakban két hazai és egy külföldi mintát is mutatunk a jó nyílt napos aloldalra.

A fenti képen egy fitnesz terem korábbi nyílt napjának aloldala látható. Színes, figyelemfelkeltő, minden fontos információt tartalmaz. Szuper inspiráció lehet egy hatékony nyílt napos aloldalhoz.

Ez egy ausztrál harcművészeti hálózat nyílt napjának aloldala. Egyszerű, de a korábban taglalt fontos részletek itt is megtalálhatóak.Forrás itt!

Ha megfogadtad az évadzárós tanácsunkat, akkor már neked is biztosan tucatjával gyűlnek az elégedett tanítványok visszajelzései. A hiteles, őszinte ajánlások mágnesként fogják vonzani az ismerősök ismerőseit. Forrás

Jelezz vissza a jelentkezőknek

• Ha nem automatikus a regisztráció utáni visszajelzés, akkor írj e-mailt vagy telefonálj a regisztrált jelentkezőknek, ezzel szimpátiát keltesz, hiszen komolyan veszed őket.
• Küldj ki emlékeztető e-mailt az esemény előtt pár nappal, hogy nehogy elfelejtsék az időpontot.

A nagy nap, avagy a program lebonyolítása

Remélhetőleg minden regisztrált érdeklődő megjelent. Most mutasd be a klubodat, a tanítványaidat, magadat, a helyszínt, és vezesd fel a program lépéseit. Ha már most akadnak kérdések, válaszold meg őket, és a fent említett „parákról” is beszélhetsz, hogy minél hamarabb oldódjon a hangulat.

Emlékeztetőül említsd meg az exkluzív ajánlatodat: csak ezen a napon és csak a számukra van lehetőség extra kedvezménnyel bérletet váltani (vagy ami az ajánlatban szerepel).

A teljes program alatt légy jelen, figyelj a folyamatos interakcióra, hogy a résztvevők otthonosan érezzék magukat:

• Kommunikálj a résztvevőkkel egyenként, mindenki érezze, hogy törődsz velük.
• Tegyél fel kérdéseket, miért vannak ott, mit szeretnének, hogyan, és ők is tegyék fel bátran kérdéseiket.
• Buzdítsd őket az edzésen/bemutatón való aktív részvételre.
• Készíts/készíttess fotókat vagy videót, hogy legyen anyagod az utókövetéshez.
• Add át az ajándékot, kedvezménykupont.
• Kérj visszajelzést: tetszett, nem tetszett, szeretnének-e menni a következő edzésre.
• Most jön a beiratkozás/bérletvásárlás.
• Ha minden a tervek szerint haladt, a nyílt nap végére új vendégeket, tanítványokat szereztél. 🙂

Utókövetés

A sikeres nyílt nap lezárása után ne hagyd kihűlni a „nyomokat”

• Küldj köszönőlevelet azoknak a résztvevőknek, akik nem vásároltak bérletet, és nem jelentkeztek edzésre sem. Linkeld be, hol tudnak órára, edzésre jelentkezni, ha kedvet kaptak.
• Azoknak, akik be is iratkoztak hozzád a nyílt nap alkalmával, külön küldj levelet. Köszönd meg, hogy ott voltak, hogy bizalmat szavaztak neked, és írd meg a következő edzés adatait, mikor hol várod őket szeretettel.
• A nagyközönséggel is oszd meg az élményt: tedd fel a fotókat/videót a Facebookra és a weboldaladra is, meséld el milyen jól sikerült, köszönd meg a részvételt. Buzdítsd azokat, akik nem jöttek el, hogy a következőt ne hagyják ki.

Ismétlés a tudás anyja!

Ha túl vagy egy sikeres nyílt napon, a tanítványaid és a résztvevők is jól érezték magukat, és új vendégeket is szereztél, akkor nincs más dolgod, mint megismételni, amikor szükségét érzed.

• Szervezz akár szezonálisan vagy tematikusan évente 2-4 nyílt napot, a kapacitásnak és az új vendégigénynek megfelelően.
• Minden alkalommal gyűjtsd össze a tapasztalatokat: ami jól működött (kedvezmény, ajándékok, programok), azt tartsd meg, ami nem működött, azt hagyd ki vagy változtass rajta.
• Speciális témájú nyílt napoknál próbálkozhatsz egy-egy szokatlan ötlettel, pl. extrém helyszínen tarthattok bemutatót.

Bízunk benne, hogy a fentiek segítséget nyújtanak a szervezéshez, így némileg mi is hozzájárulhatunk klubod sikereihez…

Te mikor tartod a következő nyílt napot? 🙂