A mobiloddal és minden más kütyüddel kommunikálsz, de vendégeid nyilvántartásában, a bérletkezelésében, és saját kimutatásaid nagy részében továbbra is ragaszkodsz a papírhoz? Nem vagy egyedül! Vajon melyik eszköz miben és hogyan segít napi munkádban, mi szól a digitális megoldások és a papír mellett, illetve ellen? Ennek jártunk utána.

A mobil már nyert egy nagy csatát, de…

A naptáradba írod fel figyelmeztetésként, hogy másnap magaddal vidd a telefonodat, vagy a mobilodba jegyzed fel előbb, hogy másnap tedd be a táskádba a naptáradat? Nagyjából 15 évet kellene visszamennünk az időben, hogy egy ilyen kérdés komoly választás elé állítson minket. Ma már elképzelhetetlen lenne, hogy ne a mobilunk legyen a legfontosabb eszközünk, amelyet rutinból a zsebünkbe vagy táskánkba téve mindenhová magunkkal viszünk. Ugyanakkor közel sem értük még el azt a kort, amelyben a digitalizáció véglegesen maga alá gyűri a papírt.

A be nem teljesedett jóslat

Sokan már a 2000-es évek elején kész tényként kezelték, hogy rövid időn belül eltűnik a nyomtatott sajtó. Bár az újságok eladott példányszámai és bevételei világszerte jelentősen visszaestek, nem tűnt el a nyomatott sajtó! Hogy a modernizáció nem „tarol le mindent” rövid időn belül, arra bizonyíték az is, hogy a film megjelenése nem ölte meg a színházat, a televízió nem szüntette meg a rádiózást, az online szórakozási formák pedig nem tüntették el a hagyományos televíziós csatornákat és műfajokat. A digitalizáció sem söpör el mindent, inkább átalakít! A Samsung 2019-es felmérése szerint a világ papírfelhasználásnak 26%-át teszik ki azok a termékek, amelyeket irodai munkára, sajtó és reklámanyagok nyomtatására, oktatásra használnak. Jelentős szelet a „tortából”, ugyanakkor egyáltalán nem mindegy, milyen tevékenységekre használjuk a papírt.

A papír előnyei

  • A kézzel írt jegyzetek mélyebben megmaradnak az agyban, az írás jobban kapcsolódik a hosszútávú memóriához: a toll, a ceruza mozgatásának köszönhetően a leírt információ jobban elraktározódik a memóriában.
  • A kreatív stratégiai tervezésnél hasznos a legfőbb pontok leírása, egy folyamatábra lerajzolása nagyobb papíron, vagy táblán. Egy hosszútávú terv lehetséges lépéseit könnyebb átlátni egy nagy felületen.
  • Egy nagy táblára készített, vagy falra elhelyezett papírnaptár segít abban, hogy a telefon elővétele nélkül lásd a fontos teendőket, már ha rendszeresen fel is jegyzed azokat.
  • Ha elment az áram, bizonyíthatod: milyen jó, hogy nálad minden megvan papíron. De érdemes összevetni, mennyi időt vesz el minden adat, információ leírása, és hányszor van áramkimaradás egy évben.
  • Ha eleged van az állandó mobilhasználatból, digitális diétára vágysz, akkor tökéletes megoldás a papírra váltás. Gondold át, milyen tevékenységeket tudsz ugyanúgy megoldani a hagyományos írással, táblázat, vagy naptárkészítéssel. Próbálj meg nyomtatott újságokat olvasni, a telefonodon pedig kapcsold ki a lehető legtöbb értesítést.

A papír hátrányai

  • Csapatmunkára nem kifejezetten alkalmas, mert általában egy ember ír, jegyzetel, összegez, a többiek nem látják azonnal, így javítani, szerkeszteni sem tudják.
  • Nem minden helyzetben van nálad papír, azaz nem tudod mindig azonnal lejegyezni a számodra fontos információkat, nem tudsz azonnal adatokat módosítani, ha éppen arra van szükség. Vendégeid bejelentkezésénél hosszú időt vesz igénybe az, ha papíron írod, vagy íratod be az adatokat.
  • Fontos kimutatásoknál szintén fizikai korlátokat szab, hogy összegezd legfontosabb adataidat. Nem viszed mindenhová magaddal legfontosabb irataidat, így meghatározott időhöz és helyhez van kötve, hogy elvégezd ezeket a feladatokat.
  • Nehezen mérhető, amit papíron „tárolsz”, rendkívül időigényes sok-sok adat összegzése.
  • Sok a hibalehetőség is… Ha elírsz valamit, és azt nem veszed észre, kizárt, hogy később pontosan emlékszel majd, hol, melyik részletben hibáztál.
  • Irataid tárolására egyre nagyobb helyre van szükséged.
  • A papír egyáltalán nem segít a vendégekkel való kommunikációban, interakciókban; nehézkes az adatok megadása, módosítása, főleg, ha naprakész változásokat kell lejegyezni.

Érdemes végiggondolni, mennyi időt töltesz el azzal, hogy adminisztrációs feladataid nagy részét papíron végzed. Vajon segít, ha pár feladatot, nyilvántartást Excelben, vagy más táblázatkezelőben végzel? Hogy miért lehetnek elavultak a papíralapú és Exceles információtárolási megoldások, miért vesznek el rengeteg időt, arról itt érdemes olvasnod.

A digitális eszközök előnyei

  1. Mobiltelefonodat mindenhova magaddal viszed. Nem csak telefonálásra és más kommunikációs formákra használod. Előbb veszed elő a zsebedből és jegyzel fel benne valamit, minthogy egy naptárba írogass, amelyet sokszor elfelejtesz magaddal vinni.
  2. A különböző applikációknak köszönhetően több csatornán kommunikálhatsz vendégeiddel és munkatársaiddal. Egyszerre több felhasználóval oszthatsz meg fontos információkat.
  3. Az azonnali kommunikációnak köszönhetően felgyorsulnak a munkafolyamatok.
  4. A saját időbeosztásod szerint bárhol tudsz dolgozni digitális eszközeiddel. Amennyiben rendelkezésre állnak az eszközök (mobil, tablet, laptop), és van online elérés, akkor nincs fizikai kötöttség a számodra fontos adatokhoz való hozzáféréshez, adminisztrációs tevékenységeid elvégzéséhez.
  5. A digitális eszközök és az alkalmazások interaktívak. Lehető teszik azt is, hogy egyszerre, valós időben módosíthassatok fontos adatokat; órai bejelentkezéseknél akár egy egész csoport maga alakíthatja az aktuális részvételeket, a fontos változásokat pedig azonnal láthatják a felhasználók.
  6. Az adatok, személyek, levelek kereshetők és megoszthatók.
  7. A megfelelő szoftverben vagy applikációban az adatok maguktól frissülnek. Sokkal kényelmesebb neked és vendégeidnek is, ha mindig az aktuális adatokat látjátok a bérletek használhatóságával, érvényességével kapcsolatban.
  8. Szintén nagy segítség lehet, ha az állandóan ismétlődő feladatokat automatikussá tudod tenni az erre megfelelő szoftver segítségével.
  9. Nem kell fizikai helyet keresned adataid tárolására. Azok „felhőben” való tárolása egyszerű és biztonságos megoldás.
  10. A digitális eszközök használatával könnyebben teszed láthatóvá magad, könnyebben tarthatod a lépést a gyors technológiai fejlődéssel, így a versenytársakkal is.

A digitális eszközök hátrányai

  • Ha nincs áram, és minden egyes feladatodat, illetve részfeladatodat digitális eszközökön végzed, akkor „megáll számodra az élet”.
  • Ha a kommunikációs és az adminisztrációs teendők mellett a hírek elolvasására, vagy egyéb kikapcsolódási formákra is a tabletedet, telefonodat használod, elfelejtesz „kitekinteni” a digitális eszközökön kívüli lét lehetőségeire, beszűkülhetsz a hagyományos emberi kommunikáció tekintetében is. Hamar túl unalmasnak, ingerszegénynek érezhetsz minden mást, ami nem a „képernyőn” történik.
  • Ha egyszerre túl sok alkalmazást használsz kommunikációra, adataid tárolására, munkafolyamataid rendszerezésére, hamar azt érezheted, hogy „digitális káoszt” hoztál létre. Nem mindenki alkalmas arra, hogy minden egyes munkakört más és más digitális platformokon végezzen.

Összességében:

A papír használata, a kézzel írás sokkal hasznosabb kreatív, hosszútávú tervezésre. A digitális eszközök a napi munka hatékonyságában, időd megspórolásában és a kommunikációban segítenek leginkább. Tekints rájuk asszisztensekként, amelyek rendkívül hasznos szolgálatot nyújtanak neked és vendégeidnek az online időpontfoglalásban, az edzéstervezésben, a legfontosabb adatok és nyilvántartások naprakész kezelésében.  Az automatizálásnak köszönhetően a vezetői feladataiddal töltött időt akár harmadára csökkentheted, nem kell azon rágnod magad, hogy felemésztenek az adminisztrációs feladatok.

Ha kíváncsi vagy, hogyan egyszerűsítheted le adminisztrációs feladataid jelentős részét, hogyan válthatod ki a papírmunkát, hogyan kezelheted egyetlen kattintással, pöccintéssel az órarendeket, a bejelentkezéseket, a lemondásokat, a bérleteket és a kimentő számlákat, akkor kattints és kérd ingyenes online bemutatónkat, ahol kérdéseidet is felteheted.

Hozzászólások
Send this to a friend