Profi óraszervezés a Don't Panic-nél

Pánikmentes óraszervezés a Don’t Panic Angol Nyelviskoláknál

Don't Panic: óraszervezés MotiBro-val

A Don’t Panic Angol Nyelviskolák franchise hálózat minden tagiskolája a MotiBro-t használja, hogy az egész hálózatban egységes legyen a tagnyilvántartás, az óraszervezés menete, az ügyfélkommunikációs és adminisztrációs háttér.

Alábbiakban a hálózat szakmai vezetője, Juba-Nagy Ágnes, a hálózat operatív vezetője, Ölschléger Blanka, és az óbudai iskola vezetője, Juba Benedek osztotta meg velünk mindennapos tapasztalatait a rendszerről és annak kézzelfogható előnyeiről.

Miben jár élen a Don’t Panic?

Nincs fix tanfolyam, nincs aggódás a kimaradt időpontok miatt. Mindenki a saját tempójában tanulhat, mégis hatékonyan, és gyorsan szerezheti meg a kívánt angoltudást beszédcentrikus módszerük segítségével.

De nem csak a rugalmas oktatás terén, hanem az óraszervezés és az operatív feladatok koordinálásában is úttörők az egységes, online foglalási és ügyfélkezelési rendszer évekkel ezelőtti bevezetésével.

The easier the better

Ágnes:

Juba-Nagy Ágnes

„Nagyon egyszerű a MotiBro használata. A régi fapados órarendszerkesztőhöz képest sokkal jobb felhasználói élményt nyújt, operátori és hallgatói szempontból is. A hallgatóknak az órára jelentkezést, ezzel nekünk az oktatásszervezést is megkönnyíti.”

Ágnesék korábban mindent statisztikát Excel táblákban vezettek, amiknek jelentős részét ki tudták váltani a rendszer naprakész kimutatásaival.

Az addig külön munkalapokon tárolt adatok, mint a hallgatói névsor és a kreditek, egy átfogó adatbázisba kerültek.

Amikor az élet közbeszól, azonnal lépni kell

2020-ban az első lezárás idején az iskoláknak egy nap alatt kellett átállniuk kizárólag online óratartásra, amihez hirtelen megoldásként Skype-ot kezdtek használni. Ebből azonban hatalmas káosz keletkezett, a tanulók nehezen találták meg, mit-hol találnak az online órákhoz. Szerencsére hamar jött a valódi megoldás:

Ágnes:

„A legnagyobb MotiBro-s innováció a cég életében a 2020-as Zoom integráció, ami – mindössze 1 héttel a lezárások után – már működött is! Amint elkészült ez a fejlesztés, az iskolák azonnal át is álltak az integrációra.”

Azaz a mai napig minden online órát Zoom-on keresztül tartanak úgy, hogy az integráció segítségével a bejelentkezés, az órákhoz való csatlakozás és a bérleteik követése is gyerekjáték a hallgatóknak.

Benedek 2020. novembere óta vezeti az óbudai iskolát. Amikor elkezdte a munkát, az iskolákban már jó ideje használták a MotiBro-t az óraszervezés terén, ment az online oktatás is az integráción keresztül.

„Könnyű volt megtanulni a MotiBro-t, azonnal át lehetett látni, 1 hét alatt simán mindent használtam. Logikus a rendszer felépítése, jól követhető, mind nekünk, mind a tanulóknak.”

Építőelemek a hálózatirányításhoz

Ölschléger BlankaBlanka 2021. márciusban érkezett a Don’t Panic-hez, és az egész hálózat gördülékeny működéséért felel. Ebből fakadóan ő más szemszögből látja és használja a szoftvert:

„Érkezésem után minden iskola MotiBro fiókját elkezdtem áttanulmányozni. Habár saját kútfőből kezdtem el megismerkedni a rendszerrel, mégis gyorsan megtanultam. Ha esetleg elakadtam valahol, a support (ügyfélszolgálat) mindig gyorsan segített.”

Blanka átlátja, hogy az egyes iskolák hogyan és mire használják a rendszert, például hol aknázzák ki a legtöbb praktikus funkciót, mint például az automatikus tanári elszámolás vagy a különböző statisztikák.

„A mögöttes adatok feldolgozása és a kimutatások exportálási lehetősége nagyon hasznos nekünk. Volt, hogy kértem pár szűrőt az egyedi tanulói adatokhoz, ezt a MotiBro-s kollégák hamar le is fejlesztették, köszönet érte. A tanári elszámolás szabályrendszere pedig szuper, más szoftverekben ilyen nincs, csak a MotiBro-nál láttam ilyet. A központban mi havi 1 órát spórolunk csak ezzel a funkcióval iskolánként!”

Hibrid oktatásban is átlátható foglalás

A hálózat több iskolája is hibrid rendszerben működik, vagyis a hallgató eldöntheti, hogy csak személyesen vagy mixben (online és személyesen) szeretne tanulni. Eddig ezek az iskolák az online és offline óráikat saját órarendjükben, egyben kezelték.

2022. január közepétől azonban új fejlesztésként Ágnesék egy központi, egységes órarendet hoztak létre az összes online óra kezelésére, amelyhez a tagiskolák tanulóit becsatornázták. A hallgatók a MotiBro fiókjukban egy gyors profilváltással tudnak váltani a központi online és a helyi tantermi órarend között.

Ágnes:

„Korábban bérlettípustól függően látta a tanuló az online, offline vagy mindkét típusú órákat, de ez a megoldás jobb, átláthatóbb. Tanulói szempontból zseniális. Ugyan az iskoláknak a kreditek adminisztrációjával így egy picit több teendője lett, de alapvetően nekik is jót tesz a többféle órarendi megoldás. A mögöttes admint a tanulók pedig nem érzékelik.”

Benedek:

„A központi online órarendre való átállásnál egyszerűen lehúztunk egy statisztikát a rendszerből, mert új bérleteket kellett felvinnünk, változott a bérletek elnevezése és ára is. Nagyon jó, hogy ilyen gyorsan ki tudjuk nyerni az adatokat.”

A tanárok sem maradnak ki a jóból

A tagiskolák korábban nem használtak ügyfélkezelési vagy foglalási rendszert. A tanárok Post-iten, jegyzetfüzetekben és határidőnaplókban próbálták nyomon követni az óráikat, a részvételeket.

Ágnes:

„A tanárok könnyen használják a MotiBro-t. Általában az iskolai profiljaik közötti váltást kell az elején elmagyarázni. Illetve a megtartott óráik jelenléti íveinek lezárására néha figyelmeztetni kell, de amúgy minden szinten nagyon jól boldogulnak a rendszerrel.”

Benedek:

„A belépő új tanárok is könnyen megtanulják a használatát, nincs panasz.”

A hallgatók is szeretik

2021-ben gondos fejlesztés után megújult a tanulói fiók. Új letisztultabb dizájnt kapott, és több újdonsággal is kiegészült, pl. a tanulók részletesen követhetik, mire használták fel a bérletüket. Valamint órai bejelentkezéskor Google naptárjukba menthetik a lefoglalt alkalmat.

Blanka:

„Az új hallgatói fiók modern, szép felület. Jól alkalmazkodik mobilra is, könnyű eligazodni rajta. Az egyik diákunk első pillantásra így reagált: Hú, de jól néz ki!”

Benedek:

„Ugyan nincs letölthető mobil applikáció, de könyvjelzőből vagy kezdőképernyőről is működik a MotiBro mobilon is, érzetre ez is egy app. A hallgatói élmény beiratkozáskor is pozitív. Az az általános visszajelzés a diákoktól, hogy profi a Don’t Panic rendszere.”

Profi óraszervezés

Egyedi órarendek: így kerülhető el a foglalási káosz

A kurzustagsági rendszer segítségével egyszerűen beállíthatók az egyes csoportok szintjei. A rugalmas oktatásnál alapvető elvárás, hogy minden diák a saját tudásszintjének megfelelő órákra jelentkezhessen be, és ne vesszen el a foglalási folyamatban.

Ágnes:

„Tagságokat rendelünk a hallgatókhoz, hogy csak a meghatározott szintű órákat lássák az órarendjükben. Van úgy, hogy két szintet is beállítunk egy hallgatóhoz. Így belehallgathat a magasabb szint órájába is, hogy eldöntse, fel akar-e lépni a magasabb szintű csoportba.

A kurzustagság funkció rendkívül fontos ilyen sok diáknál, egy ekkora hálózatnak. Okos ember volt, aki kitalálta. 🙂 Elengedhetetlen ahhoz, hogy ne fulladjon őskáoszba a rengeteg foglalás, hogy ne jelentkezzen mindenki össze-vissza órára. Ezt remekül kordában tudjuk tartani a MotiBro-val.”

Blanka:

„A többi oktatásszervező rendszerben nem láttam tag-elést, azaz hogy a hallgató csak a saját szintjének megfelelő órákat lássa. Emiatt is használjuk a rendszert, mert ez nélkülözhetetlen az iskoláinkban. A nagyfokú egyediséget, a rugalmasságot, amit a Don’t Panic képvisel az oktatásban, csak a MotiBro-val tudjuk lekövetni.”

Átlátható bérletnyilvántartás

A rengeteg bérlet (befizetett kreditek) nyilvántartása és a felhasználások követése is hatalmas feladat volt korábban, amire szintén megoldást jelentett a MotiBro. Az órai részvételek bejelölésével a kreditek (alkalmak) automatikusan levonódnak a bérletekből.

Benedek:

„Nálunk a részletfizetéses bérlet kifizetése havonta esedékes. Ha a hallgató előbb lejárja az alkalmait, akkor előbb esedékes a következő részlet (bérlet) befizetése. Az alapbeállítás szerint nem jelentkezhetnek be addig órára, amíg nem fizették be az aktuális részletet. Persze a MotiBro-ban meg tudjuk oldani manuális bejelentkeztetéssel, ha valaki az óra előtt személyesen szeretne fizetni.”

Mivel a rendszerben van tartozáskezelés is, így nem sikkadhatnak el az ilyen alkalmak, a jelenlétin, a bérletadatoknál és a kintlévőségek listában is látszik, hogy melyik tanulónak van a fenti okból kifizetetlen órája. Sőt, a hallgatók is látják saját kifizetetlen órájukat, jelenleg érvényes és korábbi befizetésiket is.

Blanka gondolatával zárjuk az esettanulmányt:

„A mi szakmánkban fontos az egyediség. Ennek hatékony támogatását a MotiBro-nak köszönhetjük, enélkül jóval nehezebben működnének a napi folyamataink.”

Ági, Blanka és Benedek: köszönjük a beszámolótokat!

Minden tiszteletünk a tiétek és az egész csapaté, hogy ilyen sikeresen működtetitek a Don’t Panic hálózatot, még a nehezebb időkben is! Köszönjük a sok éves bizalmat, és örülünk, hogy a MotiBro-val támogathatjuk a mindennapi munkátokat!


 

Te is a szabadidős oktatás területén dolgozol vezetőként, vagy saját iskoládat működteted? Ha még nem találtad meg az ideális, átfogó megoldást a napi adminisztráció, óraszervezés és ügyfélkezelés automatizálásához, akkor online élő bemutatónk neked szól!

Élj az ingyenes lehetőséggel! Tedd fel kérdéseidet egy egyéni szoftverbemutató keretében, és derítsd ki, neked is a MotiBro lesz-e a jobb kezed az oktatásszervezésben:

Ismerd meg élőben!

Ingyenes demó

Egy rövid bemutató többet mond ezer leírásnál. Ha szeretnéd működés közben látni a Motibrót, kérj ingyenes konzultációt most!

Nyíl

Tetszett a cikk? Oszd meg mással is!

FacebookCopy LinkMessengerWhatsApp
Fel a tetejére

E-book letöltése

Hozz ki többet a sportklubodból!

Klubvezetési fortélyok emailben

Pénztárcabarát klubfejlesztési tippek 2 hetente
Hozz ki többet a sportklubodból!

Sikeres üzenet

Köszönjük a feliratkozásodat!

Próbáld ki ingyenes demónkat!

Kérlek, add meg a következő információkat, hogy minél személyre szabottabban tudjunk beszélgetni!