Azért, hogy semmiképp se hazardírozz a stúdiód vagy edzőtermed jövőjével, 21 pontban, kérdezz-felelek formájában összeszedtünk neked minden fontos tudnivalót, amit online bejelentkezés témában tudnod kell. Igen, kell, mert csak ezek ismeretében tudsz felelősen dönteni arról, milyen online bejelentkezési/helyfoglaló/óraszervező rendszerre van szükséged, és miért.
Figyelem: ez egy terjedelmes, de annál hasznosabb olvasnivaló. Ha egyszerre soknak tűnik, ne csüggedj. Elolvasod több részletben, csak ne felejtsd el könyvjelzőzni az oldalt, vagy elmenteni a cikket. Aztán újra és újra átolvashatod, ha éppen döntés előtt állsz.
Hogy mire alapoztuk az alábbi 21 pontot? Az elmúlt 5 év tapasztalatára:
- Több, mint 1,5 millió online bejelentkezést menedzseltünk a MotiBro-ban.
- Több száz stúdió, edzőterem, szabadidős sport- és hobbiklub vezetőjével beszélgettünk igényfelmérés és ügyfélinterjúk keretében, és ezek eredményeit láthatod ebben az összefoglalóban.
Ezen a linken a mélyebb interjúkból született esettanulmányok közül szemezgethetsz. Saját termedhez, stúdiódhoz, vállalkozásodhoz meríthetsz ihletet Partnereink gyakorlati tapasztalataiból.
És íme, az online bejelentkezés Blackjack-je: a nyerő 21 kérdés és válasz.
1. A beugró kérdés: valóban KELL neked online bejelentkezés?
Neked új vendégek kellenek, akikből minél nagyobb arányban rendszeresen visszajáró vendégek lesznek. Neked folyamatosan növekvő részvételi számok kellenek, hogy az órák, edzések teltházzal pörögjenek. Ehhez pedig nem csak szakmai téren kell topon lennetek, de meg kell teremteni a lehetőséget arra, hogy a vendégek, tanítványok minél könnyebben juthassanak el az érdeklődéstől az órai részvételig. Ezt egyféleképp lehet manapság hatékonyan kivitelezni: egy online, 0-24-ben elérhető, automatizált bejelentkezési rendszerrel.
Persze a (járvány miatt) hetente változó helyzet sem könnyíti meg a dolgodat. Éppen kezd éledezni a vendégkör, és csak lassan csordogálnak vissza az órákra. Azonban még emellett sem ölelhetsz kebledre annyi visszatérőt, ahányat szeretnél, mert a szabályok betartása és a biztonság érdekében még egy darabig szigorúbban kell limitálni a létszámot. Hiába nem volt kötelező nálad korábban az előzetes helyfoglalás, most muszáj lesz bevezetned.
Ha továbbra is tartasz online órákat, és a jövőben sem szeretnéd feladni az így szerzett vendégeket, akkor szintén szükséged van egy digitális recepciósra is. A hatékony online óratartással járó feladatokról és azok megoldásáról, azaz az önműködő bérletvásárlásról, számlázásról, bejelentkeztetésről ebben a cikkben írtunk bővebben.
2. Milyen eseményeknél van feltétlenül szükséged online bejelentkezésre?
Hiába van rengeteg hely a termedben, a járvány miatti létszámkorlátozás miatt most minden órára, foglalkozásra be kell jelentkezniük a vendégeknek.
Viszont amikor visszatérünk a normál kerékvágásba, akkor is számos esemény, alkalom lesz, amikor szükséged lesz előzetes infókra a résztvevőkről:
- hányan lesznek pontosan, mennyi hely kell, mennyi eszközre lesz szükség,
- lesznek-e elegen az eseményen, vagy hirdetned kell még egy kicsit,
- túljelentkezés esetén kell-e másik időpontot is biztosítanod.
A vendégcsalogató eseményeknél az érdeklődő az adataiért cserébe kap helyet az eseményen, amiért adhatsz kedvezményt, ajándék alkalmat, speciális ajánlatot.
Sok esemény előtt fontos tudnivalókat kell megosztani a jelentkezőkkel, legyen az a programok napirendje, részvételi feltételek, szükséges felszerelés, ruházat, miegyéb. Ehhez is elengedhetetlen, hogy rendelkezz az érdeklődők elérhetőségével, hogy időben megkapja mindenki a szükséges információkat.
Alábbi minimátrixban foglaltuk össze neked az előzetes helyfoglalást igénylő, békeidőben gyakori vendégszerző- és megtartó eseményeket. Valamint azokat is, amelyek mindennaposak lehetnek nálad is, de nem működnek bejelentkezés nélkül.
3. Miért hasznos az online bejelentkezés a vendégeidnek, tanítványaidnak?
Alapvető, hogy a vendégek, tanítványok bármikor láthassák, mikor milyen órákra jelentkezhetnek, van-e szabad hely, foglalhassanak is azonnal, és biztosított legyen a helyük.
Ne kelljen telefonálniuk, mert nem biztos, hogy épp fel tudjátok venni. Ne kelljen üzenetet küldeniük, mert nem biztos, hogy időben megnézitek. Ha mégis rögtön sikerül elérni titeket, akkor sem garantált, hogy a szóban, üzenetben egyeztetett bejelentkezés bekerül a naptárba, mert elfelejtődhet, hisz emberből vagyunk.
Mindig értesüljenek a változásokról időben, ha elmarad egy óra, ha változik az időpont, vagy más tartja az edzést. Ha ez elmarad, keserű szájízt hagyhat maga után, az meg csalódott vendéget jelent…
Mivel a drága szabadidejüket áldozzák a mozgásra, fejlődésre, fontos a tervezés, hogy akár hetekre előre tudjanak időpontot foglalni, vagy lemondani, ha közbejön valami.
4. Miért hasznos az online bejelentkezés neked?
Stúdió- vagy teremvezetőként átfogó képet kaphatsz arról, mely órák és időpontok népszerűek, így hosszútávon tökéletesítheted az órarendet, mind szakmai, mind bevételi szempontból.
Az sem hátrány, ha csúcsra tudod járatni a csoportos órák létszámát, hogy a teljes hely és oktatói kapacitást ki tudd használni. Egyéni óráknál sem mindegy, hogy hány lyukas órád marad csak azért, mert a vendégek nem tudtak veled időben egyeztetni.…
Azoknál az egyéni, kiscsoportos edzéseknél, óráknál, amelyeknél speciális, mindenkire egyénileg szabott edzéstervet, óramenetet, tematikát dolgoztok ki az egyéni tudás, fejlettségi szint alapján, ott nem opció, hanem szükség az előzetes bejelentkezés. Mivel az órákra való szakmai felkészülés lehetetlen lenne, ha nem tudnátok előre, kik vesznek részt az adott órán.
Az online bejelentkezési rendszer egyik vitathatatlan előnye, hogy önállóan is regisztrálhatnak az új vendégek, így az alapadataik, az elérhetőségük azonnal bekerül az adatbázisodba. Nem kell előzetesen egyeztetnetek, nem kell futni a vendégek után.
Miért olyan fontos az önálló vendégregisztráció támogatása?
Mert már az első foglalásuk vagy órai részvételük után újra el tudod érni őket. Ha valaki csak bejelentkezett, de végül nem jött el az órára, vagy egyszer jelen volt, de nem lett azonnal visszajáró vendég, akkor küldhetsz neki egy kedvező bérletajánlatot, vagy motiválhatod egyéb tartalommal. A cél a hűséges vendégkör építése, mert anonim, kontakt nélküli “vándorokra” nem lehet egy stúdió, iskola vagy terem jövőjét alapozni. Te sem átjáróházat szeretnél, hanem egy stabil, gyümölcsöző vállalkozást építeni a szenvedélyedből. Ez pedig csak jól karbantartott, növekvő vendégadatbázissal lehetséges.
A szolgáltatások bővítése, új célcsoportok elérése is úgy lehetséges, ha a hirdetések mellett pofonegyszerűvé teszed a jelentkezést, és azonnal meg is szerzed az érdeklődők elérhetőségét. Így személyesen informálhatod őket az általános tudnivalókról, vagy hogy mire készüljenek az első alkalommal.
Bejelentkezés a vendégek szemüvegén keresztül
5. Hogyan lesz gyerekjáték a legelső alkalomra való bejelentkezés egy vadiúj vendégednek?
Tedd könnyen elérhetővé a foglalási felületet a weboldaladon, és / vagy a közösségi oldaladon is, hogy az érdeklődésből azonnal bejelentkezés válhasson.
A nyilvános órarended mindig legyen naprakész, feltöltve az aktuális órákkal, hogy lássák, a te stúdiód /termed /iskolád él és virul, és jobbnál jobb órákkal csábítja az érdeklődőket. (A fix időpontban tartott órákat jó előre, egyszerre felveheted az órarendbe, így csak akkor kell belenyúlnod, ha valami változás adódik.)
Legyen egyértelmű, hogy mikor, hol, milyen típusú órára tud jelentkezni, és az sem árt, ha látja, ki lesz az oktató. Az edzők, oktatók, kollégák fotója extra bizalmat ébreszthet.
A foglalási folyamat legyen gyors és biztonságos. Persze nem életszerű csak egy gombnyomással bejelentkezni. Egy minimális kontrollra szükség van, hogy ne legyen tele a naptárad meggondolatlan vagy komolytalan bejelentkezőkkel.
Ha nem ragaszkodsz az előzetes regisztrációhoz, akkor elég lehet, hogy az e-mail cím, név és telefonszám megadása után a bejelentkező visszaigazoló levelet kap az óra részleteivel. A legjobb, ha ebben a levélben lehetősége van lemondania a foglalását, ha mégsem tud részt venni. A te naptáradba pedig azonnal bekerül a foglalás, névvel, elérhetőséggel.
Ez a gyorsabb megoldás a vendégnek, viszont hátránya, hogy nem tudod elérni, ha bármi változik az órával kapcsolatban. Ha pedig rossz vagy más e-mail címmel foglal legközelebb, akkor duplán fog szerepelni az adatbázisodban ugyanaz a vendég.
Ha biztosra szeretnél menni, akkor a két lépcsős foglalás lesz a nyerő. Itt az online bejelentkezéshez regisztrálni kell. Majd a vendég kap egy meghívó e-mailt, amelyben egy gombnyomással véglegesítheti a regisztrációját, és beléphet a saját foglalási felületére. Te pedig ezáltal visszajelzést kapsz, hogy valós személy valós e-mail címről jelentkezett be hozzátok.
6. Hogyan teheted egyszerűvé az online bejelentkezést a rendszeresen órára járóknak?
Egyszerű: legyen saját felhasználói fiókjuk a stúdiód, termed, iskolád bejelentkezési rendszeréhez!
- Ahová bármikor, bármilyen eszközről beléphetnek. (Nálunk a vendégek, tanítványok 75%-a használja mobilról a MotiBro-t, és ez a szám folyamatosan nő.)
- Ahol gyorsan megtalálják, amit keresnek. Szűrhessenek napra, óratípusra, oktatóra és helyszínre is. Rögtön lássák, hogy melyik helyszíni, és melyik online óra.
- Ahol akár az éjszaka közepén vagy sorban állás közben is be tudnak jelentkezni, egyszerre több órára is 1-1 kattintással.
- Ahol mindig ellenőrizhetik, melyik órákra foglaltak, és le is mondhatják a foglalásukat 1 kattintással, ha nem tudnak részt venni az órán.
- Ahol a szülők egy felületen, mégis külön-külön intézhetik a gyerekeik óráival kapcsolatos teendőket. Sőt, ha a szülő is hozzátok jár felnőttoktatásra, akkor a saját óráit is ugyanabban a fiókban menedzselheti.
A saját felhasználói fiók egyéb előnyökkel is jár, például követhetik a bérleteik lejáratát, megvásárolhatják a jegyeket, bérleteket bankkártyával, és emlékeztetőket is kaphatnak, pl. ha már egy ideje nem jelentkeztek be órára, vagy lejár a bérletük.
7. Hogyan biztosíthatsz lehetőséget az érdeklődőknek, hogy a teltházas órákra is legyen esélyük bejutni?
Egyrészt úgy, hogy több hétre előre biztosítod a foglalás lehetőségét. Így az elhivatottak, szemfülesek jó előre be tudnak jelentkezni a kedvenc óráikra.
Másrészt automatizált várólistával! Az nem életszerű, hogy a vendég naponta ellenőrizze az órarendben, hogy felszabadult-e hely egy hetekkel később lévő órán. Megunja, feladja vagy elfelejti. Ehelyett a várólistára egy gombnyomással feliratkozik, és e-mail értesítést kap azonnal, amikor valaki visszamondja a foglalását. Ezzel megkapja az esélyt, hogy be tudjon jelentkezni az üres helyre.
8. Hogyan oldhatod meg, hogy a fix időpontban járó tanítványoknak ne kelljen mindig bejelentkezni, de le tudják mondani a részvételt?
Megoldhatod manuálisan vagy automatizáltan. Az első esetben minden fix időpontra bejelentkezteted a tanítványodat, ezt megteheted mondjuk hetente, csak 1-2 percet vesz igénybe. Ha meghatározott ideig jár, pl. tanfolyamra, felkészítőre stb. akkor egyszerre lefoglalod neki a helyet az összes órára.
Ha automatizálni szeretnéd a folyamatot, akkor a megfelelő beállításokkal a rendszer az összes fix időpontos tanítványodat minden tanfolyami órájukra be fogja jelentkeztetni előre. Ezeknél a tanítványoknál nem lesz dolgod később a bejelentkeztetéssel.
Mindkét esetben saját felhasználói fiókjukban látják a befoglalt alkalmakat. A kijelentkezés pedig ugyanúgy zajlik, mintha ők foglaltak volna, egy kattintás és kész.
9. Hogyan érheted el, hogy a vendégek ne felejtsenek el bejelentkezni vagy eljönni órára, és a napi rutinjuk részévé váljon az online foglalás?
Egyrészt a több nappal vagy héttel előre lefoglalt alkalmaknál megakadályozhatod, hogy elfelejtsék vagy rászervezzenek valami mást az óra időpontjára. Ebben a 24 órával az órák előtt kiküldött automatikus e-mail lesz segítségedre, amely emlékezteti a vendéget a foglalására.
Egyéb automatikus emlékeztető e-mailekkel is elérheted, hogy beépüljön a bejelentkezés a mindennapjaikba.
Például óratípusonként beállíthatsz heti emlékeztetőt, hogy ne felejtsenek el a következő heti órákra foglalni.
Ráadásul a saját felhasználói fiókjukban bármikor ellenőrizhetik a foglalásaikat.
Bejelentkezés a te szemszögedből
10. Akkor is megéri az online bejelentkezési rendszer, ha egyedül oktatsz?
A 4. pontban már írtunk a bejelentkezés általános előnyeiről. De nem csak a több oktatós stúdióknak, termeknek, iskoláknak kifizetődő egy online bejelentkezési rendszer, hanem mindenkinek, aki egyedül tart órákat, edzéseket.
Ha telefonon, cseten, e-mailen próbálod megoldani az időpontegyeztetést a vendégeiddel, tanítványaiddal, akkor összességében heti vagy akár napi több órád is elveszhet a felesleges körök miatt. Telefonálsz, üzenetekre válaszolsz, ellenőrzöd a füzetedet, naptáradat, hol van hely, beírod a vendéget, módosítod az időpontot, folyamatosan szervezed a beosztást. Ráadásul az óráid közben nem tudsz ezzel foglalkozni, viszont így kénytelen vagy a köztes időkben a saját asszisztensedet játszani.
Na pont ezt tudod kiváltani egy online, 0-24-ben elérhető bejelentkezési rendszerrel. Feltöltöd az órarended a szabad időpontjaiddal vagy a fix órákkal, edzésekkel, és már foglalhatnak is önállóan a vendégek. Nekik is egyszerűbb lesz így, hiszen nem kell téged „levadászni” az egyeztetéshez, akkor foglalnak, amikor eszükbe jut.
Te pedig bármikor módosíthatsz az órarenden, így szabadon alakíthatod a foglalási felületet az egyéb teendőidhez, programjaidhoz. És még az idegtépő napi csetháborúnak is búcsút inthetsz! 🙂
A legjobb az egészben, hogy értékes órákat spórolsz meg magadnak, amiket a számodra fontosabb dolgokra fordíthatsz. Gondold csak át: neked mennyit ér meg, hogy az állandó szervezés helyett a családoddal, barátaiddal tölthesd az extra szabadidődet? Vagy mennyit ér meg, hogy legyen még egy kis plusz időd, amit magadra fordíthatsz?
11. Milyen extra előnyei vannak az online bejelentkezési rendszernek egy többoktatós stúdióban /teremben /iskolában?
Minél több oktató dolgozik egy helyen, annál több óra lesz, amit menedzselni kell, és annál több kiadás is lesz. Nem mindegy, hogy hány munkatársat kell pluszban felvenni az adminisztrációs és óraszervezési feladatokra, hiszen a bérköltségek rendesen megdobják egy vállalkozás havi költségeit.
Persze nem azt mondjuk, hogy bárkit el kellene bocsátani, de bármely már nálatok dolgozó kolléga végezhet hasznosabb feladatokat is, például bevonhatjátok a marketingbe, a hirdetési tevékenységbe, így megoszthatjátok azokat a feladatokat, amelyek a te válladat nyomták eddig. Az óraszervezési munka nagy részét pedig automatizálhatjátok minimális költséggel.
Az oktatóid számára is megkönnyebbülés, ha egy átlátható, könnyen kezelhető felületen ellenőrizhetik az óráikat és az aktuális bejelentkezői számokat. Az már hab a tortán, ha ugyanott kezelhetik a saját vendégeik adatait, bérleteit, az óráik jelenléti ívét.
Persze mindezt te, mint vezető koordinálod, mert előre beállíthatod a kollégák jogosultságait, hogy ki mihez férhessen hozzá, és milyen felelősségeket kapjon az adminisztrációban. Így megoszthatod a szervezési és háttérfeladatokat úgy, hogy közben mindent kézben tartasz akkor is, ha nem vagy bent.
Ha többféle óratípusotok van, vagy több helyszínen is zajlanak az órák, edzések, akkor létrehozhattok külön web/aloldalakat is ezekhez, hogy mindegyiket külön népszerűsíthessétek a megfelelő célcsoportnak. Ehhez pedig egyedi órarendet / foglalási felületeket tudtok létrehozni, amelyekben előre szűrten csak az adott oktató, az adott helyszín vagy óratípus(ok) szerinti edzéseket, órákat láthatják az érdeklődők.
Ezt akkor is használhatjátok, ha fix és nem nyilvános csoportokat oktattok (mert ti osztjátok be a résztvevőket). Remek lehetőség új tanítványok gyűjtésére a weboldalatokon, ahol az egyedi órarendben szintfelmérőre /próbaórára lehet egyszerűen bejelentkezni.
12. Hogyan támogatja az edzők, oktatók napi időmenedzsmentjét egy online bejelentkezési rendszer?
Egy jó foglalási rendszernél alap, hogy be tudd állítani a be- és kijelentkezési határidőket, akár óratípusonként különbözőt.
Az is szerencsés, ha van rá mód, hogy akár a kora reggeli és késő délutáni vagy esti órák esetében más szabályokat határozhass meg, hogy pl. ne az éjszaka közepén járjon le egy lemondási határidő.
Mire jók ezek a határidők?
- Egyrészt az óraadó, edző látja előre hány bejelentkező van, mire készüljön az órán.
- Aztán az sem mindegy, hogy hányan mondják vissza a foglalást, mert a csoportos óráknál gyakori, hogy nem éri meg anyagilag megtartani az órát, ha túl kevesen vennének részt. Ezt minden egyes óránál külön tudod koordinálni az automatikus óralemondással, azaz a rendszer a határidő lejártakor ellenőrzi a bejelentkezők számát, és ha az nem éri el az általad beállított minimumot, akkor automatikusan lemondja az órát, és e-mailt küld a bejelentkezőknek, hogy elmarad az óra. Mivel az oktató időben értesül arról, hogy elmarad az óra, nem malmozza végig az elmaradt óra időtartamát, míg a következő órára vár, vagy nem is megy be, megspórolva a felesleges oda-vissza utazást.
- Ha valami közbejön, és az oktató nem tud megtartani egy adott órát, akkor is lemondhatja azt egy kattintással, a bejelentkezőket a rendszer értesíti. Így neki nem kell végighívogatnia az összes tanítványt, aki foglalt arra az alkalomra, ezzel is időt spórol.
- És persze alapvetően azzal is a segítségetekre van a rendszer a napi időmenedzsmentben, hogy pár perc alatt el tudjátok végezni az adminisztrációs feladatokat ahelyett, hogy órákat görnyednétek a naptár vagy a füzet felett.
13. Hogyan jelzed a bejelentkezőknek, ha változás van egy óránál?
Értesítened kell a változásról azokat, akik bejelentkeztek az órára, de nonszensz, hogy egyenként hívogasd végig őket egy csoportos óra esetén.
Ahogy feljebb írtuk, az óralemondás alkalmával automatikus értesítést küld a rendszer a bejelentkezőknek.
Az órasorozataid módosítása során (pl., ha máshol lesz, vagy más tartja az órát) eldöntheted, hogy küldjön-e ki a rendszer értesítőt azoknak, akik a sorozat bármely órájára bejelentkeztek, vagy sem.
Ha csak egy alkalmat módosítasz, akkor írhatsz körlevelet a változásról úgy, hogy egy kattintással bekerül az összes bejelentkező az e-mail címzettlistájába.
14. Megoldható, hogy egy óra- /edzéstípus vagy kurzus óráira csak azok jelentkezhessenek be, akiknek előzetesen jóváhagyod a részvételt?
Persze! Egy profi bejelentkezési rendszerben hozzá tudsz rendelni a tanítványokhoz egy vagy több óratípust/kurzust/csoportot, hogy csak ezeknek az óráira tudjanak bejelentkezni.
Milyen esetekben tudod ezt hasznosítani? Vegyünk konkrét példákat:
- Kezdő tudásszinten lévő tanítványok ne jelentkezhessenek haladó órákra, és ne is lássák ezeket az órákat a foglalási felületen.
- Egy tanfolyam fix csoportjának óráira ne jelentkezhessen másik csoport tanulója.
- Vagy ha engedélyezett az órapótlás más csoportban, akkor a tanítvány a saját órái mellett láthassa, és be is jelentkezhessen a másik, ugyanazon kategóriában / tudásszinten lévő csoportok óráira.
15. Hogyan tudod felhívni a figyelmet az egyedi eseményeidre a foglalási felületen?
Az ügyfeleinknél jellemzően a következő 2-4 hét óráit láthatják a vendégek az órarendben, és ezekre tudnak bejelentkezni. Az egyedi eseményeket – mint szeminárium, workshop, nyílt nap, – is felvihetik az órarendbe a normál órákhoz hasonló formátumban, így megjelenik a foglalható órák között.
Viszont, ha kiemelt eseményként jelölik meg, akkor a foglalási lista elején, az összes többi óra fölött, eltérő színnel megkülönböztetve fog megjelenni. Akkor is, ha több hónap múlva lesz esedékes. Így nem vész el a megszokott órák között, és a visszajáró vendégek, tanítványok azonnal észreveszik, hogy valami készül, és jó előre befoglalhatják a helyüket.
16. Mit tehetsz azokkal a vendégekkel, akik nem akarják vagy nem tudják használni az online bejelentkezést?
Ritka az a szerencsés eset, amikor a vendégek 100%-a használja az online bejelentkezést. A legtöbb helyen időről-időre előfordul olyan, aki nem boldogul a digitális világban, nem akarja vagy elfelejti használni a foglalási rendszert. Ők vagy csak egyszerűen megjelennek az órán, vagy telefonon, üzenetben jelentkeznek be. Semmi gond, ezt is egyszerűen orvosolhatod!
Egy sokrétű bejelentkezési rendszerben manuálisan is tudjátok regisztrálni az új vendégeket, be tudjátok jelentkeztetni őket az órákra, és törölhetitek is a foglalást, ha mégsem tudnak részt venni.
A szükséges rossz: szankciók és szélsőségek kezelése
17. Hogyan használhatod a bejelentkezési rendszert a nemtörődömség okozta károk megelőzésére?
Partnereink többségénél gyakori probléma volt a rendszer bevezetése előtt, hogy a vendégek tanítványok visszaéltek a vezető vagy az oktatók jóindulatával, ezzel kellemetlenségeket okoztak.
Például amikor valaki nem, vagy utolsó pillanatban mondja le a részvételt egy órán, akkor üresen marad egy hely, ahova más szívesen jött volna. De ekkor már nincs idő értesíteni a többi vendéget, és a várólista sem érvényesül ilyenkor.
Tetézheti a fejfájást, ha az órához speciális előkészületekre van szükség, mint edzésterv, óravázlat, eszközök előkészítése, lovak felnyergelése stb. Az is bosszantó, ha az óraadó messziről jár be, és feleslegesen utazik. Vagy ha résztvevőnként kap díjazást, akkor előfordulhat, hogy az a kör veszteséges lesz neki, vagy a vezetőnek, ha az oktató óránként fix összeget kap. Kis létszámú csoportoknál, vagy egyéni edzéseknél, óráknál ez hatványozottan igaz.
Gyakran ezek a vendégek a különböző, szívhez szóló magyarázatokkal elérik, hogy az oktató vagy a vezető ne vonja le az ilyen alkalmakat a bérletből, és ezzel konkrétan bevételkiesést okoznak.
Veled történt már hasonló?
Ha igen, tudod, hogy milyen kellemetlen egy ilyen beszélgetés, és sokszor az a probléma, hogy a kínos helyzeteket kerülendő sokan nem is vezetnek be semmilyen szankciót. Ez viszont egy idő után begyűrűzik, mert a vendégek megszokják, hogy úgysincs semmilyen következménye annak, ha nem mennek el a lefoglalt időpontra.
No és mi a megoldás? Egy komplex bejelentkezési rendszer nem csak a foglalásokat, de a bérleteket is kezeli, és az is beállítható, hogy foglalás esetén mindenképp levonja a bérletből az alkalmat, ha ott van a vendég az órán, ha nincs.
Mit tehetsz „igazolatlan hiányzás” esetén a korlátlan bérletesekkel?
Szabályként előírhatod, hogy minden ilyen alkalommal X nappal lerövidíted a bérlet érvényességét, ezt manuálisan bármikor megteheted.
Extrém esetekben – ha nagyon sok az ilyen visszaélés -, vagy ha biztosra akarsz menni már az elejétől, akkor érvényes bérlethez kötheted a foglalást is, vagyis csak az elkötelezett tanítványok tudnak majd bejelentkezni. Ehhez érdemes biztosítani a vendégek számára az online bérlet- és jegyvásárlást, hogy ha lejárt a bérletük, azonnal megvehessék bankkártyával, majd rögtön be is foglalhassák a kinézett időpontokat.
18. Mi lehet a hátránya a bejelentkezés korlátozásának?
Minél bonyolultabb a bejelentkezés, annál nagyobb az esély az érdeklődők elvesztésére. Törekedned kell arra, hogy az első alkalommal ne legyen túl melós bejutni az órára. Ha még csak építed a vendégkört, akkor lehet lazítani a szabályokon, és folyamatosan bevezetni a korlátozásokat.
Vagy megteheted, hogy az első alkalomra szabad bejárást engedsz bárkinek, pl. egyszerű jelentkezéssel jöhetnek állapotfelmérésre, próbaórára. Ha valakivel megvan a közös hullámhossz, akkor el fogja fogadni a szigorúbb feltételeket is.
Érdemes átgondolnod, hogy többféle feltételt vezetsz be attól függően, milyen óráról, foglalkozásról van szó.
A nagyon népszerű óráknál nem kell finomkodni a szabályokkal, hiszen úgyis mindig dugig lesz a terem. Ez az egyéni órákra is igaz, hiszen ott egy vagy legfeljebb 2-3 emberre koncentrálod a figyelmedet, csak velük foglalkozol, tőlük jogosan várható el a nagyobb elkötelezettség a kiemelt szolgáltatásért.
Túl az online bejelentkezésen
19. Mikor elég CSAK az online bejelentkezés?
Ha egyedül oktatsz (akár főállás mellett), nagyon kevés vendéged, tanítványod van, és emellett nem arany árban dolgozol. Ha erősen figyelned kell a költségekre, akkor neked elég lehet egy egyszerű, akár ingyenes online foglalási felület (több is van ilyen, könnyen rájuk találhatsz). Ha a többi feladattal elboldogulsz, nem okoz gondot a befizetések, bérletek követése, akkor neked csak felesleges kiadás lenne egy sokrétű szoftver.
Ha többoktatós helyet üzemeltetsz, és van egy dedikált embered, aki kizárólag az adminisztrációval foglalkozik, és nem is szánsz neki más feladatokat. Ha a kollégának van ideje a bérletekkel bíbelődni, táblázatokat töltögetni, akkor elég lehet az online bejelentkezés. Bár nem túl költségkímélő, ha célirányosan olyan feladatokra veszel fel valakit, és fizetsz 6-8 órás bért + a bérköltséget havonta, amiknek jelentős részét töredék áron automatizálhatod.
20. Mikor nem elég csupán a bejelentkezést automatizálnod?
Már 30-40 vendégnél is nehéz fejben, papíron, táblázatban vezetni a befizetéseket, bérleteket, a jelenléteket, hát még 100 vagy több száz tanítvány esetén. A készpénzforgalom is terhes lehet egy idő után, kasszázni, elszámolni időigényes, és biztonsági szempontból sem ideális nagy mennyiségű kp-t tartani egy nagy forgalmú helyen.
Akkor is szükséged van egy átfogó rendszerre, ha többen dolgoztok együtt, különböző területeken, különböző felelősségi szinteken. Ha fontos, hogy távollétedben is könnyen koordinálhasd a stúdiód, termed eseményeit, és mindig hozzáférj a friss kimutatásokhoz. Ez a mindennapi problémamentes működéshez és az előre tervezéshez is elengedhetetlen.
Akkor sem elég csak a bejelentkezést automatizálni, ha nincs asszisztens vagy recepciós. Mert nektek se időtök, se energiátok arra, hogy a bérleteket pecsételjétek heti több százszor. Hogy papíron vagy táblázatban vezessétek a vendégek befizetéseit. Hogy észben tartsátok a vendégek egyedi igényeit. Hogy órákat töltsetek azzal, hogy a megfelelő csoportoknak elküldjétek az aktuális információkat.
21. Mit mindent tudsz még automatizálni az online bejelentkezés mellett?
Kézenfekvő, hogy a bejelentkezésen kívül azokat a rendszeres feladatokat érdemes még automatizálni, amelyeket napi, heti, havi szinten újra meg újra el kell végezned neked és kollégáidnak.
Olyan feladatok ezek, amelyek standardizálhatók, adatgyűjtéssel vagy adatfeldolgozással járnak. Olyanok, amelyeknél szeretnéd lecsökkenteni a hibázási lehetőséget, amelyek az ellenőrzéshez vagy tervezéshez elengedhetetlenek. Amelyek sok értékes időt és energiát vesznek el, és ezáltal akár költségesek is, mert ezt a manuális munkát meg kell fizetned (pl. a te időd megy rá vagy külön embert kell miattuk alkalmaznod).
5+1 további területet mutatunk, amelyeknél akár a teljes folyamatot önműködővé teheted:
Jelenlétek nyilvántartása
Jól jön egy arcképes online jelenléti ív minden egyes órádhoz, ez az alfája és ómegája az adminisztrációnak, amelyen:
- láthatod, ki jelentkezett be előzetesen az órára,
- manuálisan is felvihetsz bejelentkezőket,
- ellenőrizheted, kinek milyen bérlete van, kinek van tartozása,
- bejelölheted a résztvevőket,
- ezáltal az összes vonatkozó statisztika automatikusan elkészül (órai jelenlétek, bérletfogyás, kintlévőségek).
Bérletkezelés
A bérletkezelés szintén nagy falat, ha manuálisan végzitek. Megspórolhatod a nyomtatást, ha online bérletkezelésre váltasz. Mi változik?
- Akár óratípusonként több különböző jegyet, bérletet is tudtok kezelni, nem fogtok belebonyolódni, kinek mire érvényes a bérlete.
- Regisztráljátok a bérletvásárlásokat, a rendszer pedig figyeli az érvényességi időket, és a felhasználható alkalmakat sem neked kell számontartani.
- Friss kimutatásokat látsz az eladott bérletekről, a bevételeidről, és hogy ki mivel tartozik.
- Az sem hátrány, hogy a vendég nyomon követheti a bérleteit, jegyeit a saját fiókjában, és automatikusan kap üzenetet, mielőtt lejárna a bérlete.
A ráadás, hogy indokolt esetben módosíthatod a bérletalkalmakat és az érvényességi időt is.
Üzenetküldés
Az e-mailek kiküldése, a címlisták karbantartása és csoportosítása idegőrlő, tipikusan halogatós feladat. Pedig ahhoz, hogy folyamatos lehessen a kapcsolattartás, és minden aktuális információt el tudj juttatni a vendégeknek, muszáj vele foglalkozni, de nem mindegy, hogy órákat vagy csupán perceket kell rászánnod…
A rendszerből úgy küldhetsz egyéni és csoportos e-maileket, hogy soha nem kell frissítened a címlistádat. A rendszer csoportosítja a vendégeket óratípus és aktivitás szerint. Ja, és mindezt már mobilról is!
Online számlázás
Ha eddig számlatömböt használtál, vagy gépen készítetted egyenként a számláidat, akkor van egy jó hírünk. Az online számlázási integrációval tengernyi időt spórolsz, hiszen egy gombnyomással küldheted el a számlát a bérletről, tagdíjról a vendégeidnek.
Bérletvásárlás
Mennyire lennél boldog, ha nem kellene órák előtt jegy / bérletértékesítéssel foglalkoznotok, mert a vendégek, tanítványok már otthon előre megvették a megfelelő bérletet?
Online bankkártyás fizetéssel egyszerűen megoldható. Ők a felhasználói felületükön megveszik a jegyet, bérletet, rögtön meg is kapják e-mailen a számlát. Neked semmi dolgod vele, csak kapsz egy értesítést a vásárlásról.
+1) Online óratartás
Ha továbbra is mennek az online óráid, a fentiek és a ZOOM integráció révén nem lesz más teendőd, csak meg kell tartanod őket. Így a teljes óraszervezési folyamatot automatizálhatod, és a rendszer nélkülözhetetlen segítséged lesz a fokozatos visszatéréshez.
Itt a vége, fuss el véle! Vagy fuss neki még egyszer, és még egyszer, ha még nem vagy benne 100%-ig biztos, hogy neked is szükséged van online bejelentkezési rendszerre (meg az összes többi automatizmusra).
Ha eljutottál idáig, akkor jó eséllyel még egy kérdés motoszkál a fejedben:
Mennyi idő bevezetni az online bejelentkezési rendszert?
Akár pár nap alatt is beindíthatod a saját bejelentkezési rendszeredet, ehhez az alábbi 3 lépésen kell végigmenned:
- Felmérés, azaz hogyan működik a termed / iskolád / stúdiód, és nálad milyen problémákra nyújt megoldást a rendszer. Mi 1 órás online beszélgetés és szoftverbemutató keretében segítünk neked ebben.
- Adatfeltöltés és indulás. Ehhez az indulás előtt tanácsadás keretében kapsz tőlünk segítséget. Majd a saját meglévő adataidat (vendégadatok, bérletinfók, oktatók) pár óra alatt fel tudod vinni a saját bejelentkezési és óraszervezési rendszeredbe.
- Tájékoztatás. Még az indulás előtt mindenképp jelezd a vendégeknek, tanítványoknak, hogy új rendszert vezetsz be, hogyan és mire használhatják majd ezt az extra szolgáltatást.
Pár nap, és záporozhatnak is a bejelentkezések.
Megnézed, nálunk hogyan működnek a fentiek a valóságban? Kattints, és mutatjuk egy ingyenes, élő online bemutatón:
Ismerd meg élőben!
Egy rövid bemutató többet mond ezer leírásnál. Ha szeretnéd működés közben látni a Motibrót, kérj ingyenes konzultációt most!
