Bár az automatizáció szép lassan az életünk minden területére begyűrűzik, még mindig nagyon sokszor használunk elavult, manuális megoldásokat. A váltás nehéz, legalábbis belefogni mindenképpen az, de van az a pont, amikor be kell látnunk, hogy fejlődni kell. Egy mozgásstúdió esetében is eljön a pillanat, amikor tarthatatlanná válik az adminisztráció mennyisége, egyre nehézkesebbé válnak a folyamatok, és egyszerűen muszáj lesz tenni a haladás érdekében.
Mi az az automatizáció?
Az automatizálás jó dolog: egy sor olyan munkát kivesz a kezünkből, ami nem különösebben bonyolult, de sok időt vesz igénybe. Ahhoz, hogy ez megvalósuljon, leginkább a megfelelő szoftverek alkalmazására van szükség. Számos ügyfélkezelő rendszer ugyanis magától végez el több olyan feladatot, ami a személyzetet komolyan terheli a mindennapokban.
Ennek ellenére még mindig rengeteg vállalkozás ódzkodik attól, hogy haladjon a korral ilyen értelemben. Bár egyre többen látják be, hogy az automatizáció a jövő, a konkrét cselekvésig nagyon nehezen jutnak el a cégek.
Miért nem automatizálnak a vállalkozások?
Ha még nálad sincs online ügyfélkezelő rendszer, valószínűleg számodra sem ismeretlenek az alábbi kifogások:
- Sokba kerül. Nos, tény, hogy nem feltétlenül filléres tétel egy komplett rendszert felállítani, ami tényleg passzol a vállalkozásod igényeihez. De annyi mindent megkönnyít és annyi feladatot vesz át, hogy ez a befektetés hamar meg tud térülni.
- Macerás mindenkit megtanítani a használatára. Ez a kifogás egyre kevésbé áll meg: túlnyomó többségben az a korosztály van jelen a munka világában, akik vagy már számítógépekkel nőttek fel, vagy még fiatalok voltak, mikor elterjedtek, így könnyen megtanulták őket használni. Ritka, hogy valaki abszolút ne tudjon megtanulni kezelni egy szoftvert.
- Nehézkes lehet az átállás. Igen, lesz olyan, hogy valaki elront valamit, vagy a szoftver nem tökéletes még, emiatt pedig kicsit áll az egész rendszer. Sőt, egy darabig lehet, hogy párhuzamosan működik majd a szoftver és a megszokott módszer, hogy biztos ne legyen probléma. De ha minden a helyére kerül, és mindenki belejön a használatába, hirtelen egyszerűbbé válik az élet.
- „Eddig is megvoltunk így”. A mindent elsöprő érv. Az emberiség mosógép nélkül is jól megvolt, ma mégis ott van minden háztartásban. A fejlődés fontos, hogy versenyképes tudj maradni – ha az automatizációt kihagyod, és leragadsz a lassúbb, körülményesebb módszereknél, a konkurencia szépen megelőz majd, mert nála minden egyszerűbb és gördülékenyebb; az automatizált folyamatok ugyanis a vendégeknek is tetszenek.
Honnan tudhatod, hogy itt lenne az ideje újítani?
Ha eddig húztad-halasztottad az automatizáció bevezetését, netalántán azt gondoltad, hogy nincs rá szükséged, de az alábbi jeleket tapasztalod, mégiscsak érdemes lenne mihamarabb cselekedni:
- Nehéz követni a bérleteket. Ha a bérletes rendszer úgy néz ki, hogy papírra, füzetbe irkáljátok, ki mennyit fizetett és ebből hány alkalmat használt el, nagyon könnyen bele lehet zavarodni. Elég, ha az adminisztráció során közbejön egy akut probléma, amit azonnal kell megoldani, csörög a telefon, valaki kérdez a recepcióstól stb., és már el is felejti felírni, hol tart a dolog éppen. Az egyik kolléga felírta, a másik nem találja, nem oda írták, ahova kellett volna stb. A vendégek örülhetnek, ha elfelejtetek egy alkalmat lehúzni, Te már kevésbé – pláne, ha ez rendszeres.
- Sokáig tart az időpontegyeztetés. Telefonál a vendég, hogy szeretne jönni a fél 6-os jógára. A recepciós lapozgat, keresgél, nincs szabad időpont. A vendég megkérdezi, hogy jöhetne-e máskor a héten. Megint lapozgatás, keresgélés, hol is van felírva a jóga, hol vannak az időpontok, hol van még hely… A lassú intézkedés elégedetlen vendéget eredményez. Nem lenne sokkal egyszerűbb, ha ezt egy automata rendszer egy pillanat alatt megoldaná?
- „Elfelejtettem időpontot foglalni”. Az időszakosan eltűnő vendégek elég nagy részénél okozhatja az a gondot, hogy egyszerűen mindig rosszkor jut eszébe, hogy bejelentkezzen egy órára vagy egy edzőhöz. Mondjuk, este 10-kor, amikor már zárva a terem, és nem tud telefonálni. Emiatt nem tud eljönni a következő alkalomra, és akárhányszor megtörténik ez, az újabb kiesés. Neki is és neked is. Ha online foglalhatna a nap 24 órájában, ez sem jelentene többé problémát.
- El van csúszva az adminisztráció. Szinte mindig, mindenkinél, akinél ezt a személyzetnek kell csinálnia. Tudod, miért? Mert nincs rá kapacitásuk! Az adminisztrációs feladatok nagyon leterhelik a személyzetet, akiknek a vendégekkel kéne foglalkozniuk. Ha a papírmunkával bíbelődnek, nem tudnak kellőképpen odafigyelni a vendégekre, ha a vendégekkel foglalkoznak, az adminisztráció akad el. Melyik ujjadba harapnál?
- Sok a hiba. Az előző ponthoz némileg kapcsolódik, hogy ha ezerfelé kell figyelnie a személyzetnek, akkor bizony hibázni fognak. Ez nem jó se a háttérfolyamatok, se a vendégek szempontjából. Az ember hibázik olykor, ez természetes, de egy pillanatnyi figyelmetlenség olykor nagy károkat okozhat – miért ne zárnád ki ennek a lehetőségét, ha van rá mód?
- Te magad is nehezen ismered ki magad a folyamatokban. Nem tudod, hol vannak vezetve a bérletvásárlások és bérlethasználat? Nem találod, melyik füzetben vezetitek az időpontokat? Ha egy vendég érdeklődik, hogy mikor van szabad hely, vagy hány alkalma van még, azt sem tudod, hol kezdd el keresni a választ? Ez a káosz a legbiztosabb jele annak, hogy jól jönne egy automatizált rendszer, ami két kattintással megold minden ilyen jellegű problémát!
- Rendszeresen elfelejtődnek fontos dolgok. Például a vendégek értesítése, ha elmarad az órájuk. Az edző értesítése, ha szinte mindenki lemondta az órát. Nem érvényesítitek a kedvezményeket, mert a recepciós megfeledkezik róla, a vendég pedig nem szól. Ezek mind olyan dolgok, amik óriási hatással vannak az ügyfélélményre – és ha az negatív, akkor nem fogod tudni hosszútávon megtartani a vendégeidet.
Ne küzdj tovább, automatizálj!
Ha a fentiek legalább fele neked is rendszeresen gondot okoz, az már épp elég ok arra, hogy ne halogasd tovább a technikai fejlődést, és vezesd végre be a CRM-et! Egy ügyfélkezelő rendszerrel rengeteget nyerhetsz:
- számos adminisztrációs folyamat megtörténik magától, nem a személyzetet terheli le,
- pillanatok alatt átlátod a szabad időpontokat, és tudod ajánlani a vendégeknek – sőt, online bejelentkezés esetén a vendég maga is tud válogatni,
- nagyobb rugalmasságot biztosít, elég csak a nonstop bejelentkezés lehetőségére gondolni,
- emlékeztet fontos feladatokra, automatikusan értesítheti a vendégeket szükség esetén,
- kizárja a hibázás lehetőségét: az ember hibázik, a CRM nem,
- mindig, minden adminisztrációs feladat időben elkészül,
- mindent kontroll alatt tart, és erre neked is lehetőséget biztosít,
- szinte minden folyamatot meggyorsít és leegyszerűsít.
Nem is hangzik rosszul, ugye? Az ügyfélkezelő rendszerek segítségével sokkal hatékonyabbá teheted a stúdiódban a munkát, és lehetővé teheted, hogy a személyzet arra figyeljen, amire leginkább kellene: az emberekre. Így egy lényegesen barátságosabb légkört teremthetsz, és hidd el, ez rengeteget számít abból a szempontból, hogy visszajárnak-e a vendégek.
Egy olyan helyre, ahol pozitív a légkör, a személyzet figyelmes, és minden flottul, gördülékenyen, rugalmasan működik, szívesebben fognak rendszeresen járni. Ha jól csinálod, az automatizáció gyorsan megtérülő befektetés.
Megoldást keresel?
Ha szeretnéd a saját szemeddel látni, mennyit segíthet egy
- online bejelentkezést,
- online bérletkezelést és
- ügyfélkapcsolatokat kezelő rendszer a hétköznapi visszatérő adminisztrációs feladataidnál, akkor keress meg bennünket és megmutatjuk működés közben:
Ismerd meg élőben!
Egy rövid bemutató többet mond ezer leírásnál. Ha szeretnéd működés közben látni a Motibrót, kérj ingyenes konzultációt most!
