Ha te is kutyaiskolát vezetsz, vagy tevékenyen részt veszel a működtetésben, akkor nem lesz újdonság az alábbi lista. A kutyaiskolás érdeklődőink és ügyfeleink visszajelzései alapján összeszedtük a leggyakoribb, kutyasulikat érintő napi nehézségeket. Ezek azok a végtelenségig ismétlődő teendők, amik elengedhetetlenek a működtetéshez, de rengeteg időt vesznek el. És ezek azok, amelyeknek megnőtt a jelentősége az elmúlt időszak kihívásai, többek között a járványhelyzet miatt. 7 pont, 7 probléma, 1 megoldás.
1) Bejelentkezések és lemondások
„Facebook-on megy most a bejelentkezés, de már kezelhetetlen. Telefonon hívnak a gazdik, hogy nem értik a foglalás menetét, vagy nem találják, hol lehet jelentkezni.”
„E-mailen vagy üzenetben tudnak jelentkezni, de így rengeteg energia követni, ki-hova-mikor-mire szeretne jönni.”
„Van az időpontokhoz egy Google táblázatunk, de ez így nem profi.”
Ismerős? Nálad is telefonon, cseten, e-mailben jelentkeznek be a gazdik? Mennyi időtök megy el arra, hogy összefésüljétek a beérkező foglalásokat a már meglévőkkel? Előfordul, hogy kimarad egy üzenet, vagy elkallódik egy post-it, és máris kész a kínos szituáció?
A legtöbb kutyasuliban határidőt szabnak a be- és kijelentkezéshez, hiszen muszáj tervezni a kapacitásokat. De ha csak szóban léteznek ezek a szabályok, és nincs egy rendszer, ami figyeli és koordinálja ezeket, akkor falra hányt borsó lesz csupán. Mert az emberek szeretnek kibúvókat keresni. Nektek meg nehéz konfrontálódni, ami érthető, de veszteséget szül, ha annyiban hagyjátok az ilyen eseteket.
Miért használj online bejelentkező rendszert?
Egy online bejelentkezési rendszerrel megelőzhetitek a kavarodást, kivédhetitek a visszaéléseket, és nullára csökkenthetitek a foglalási bakikat:
- Mindig aktuális órarendetek lesz, amit roppant gyorsan tudtok frissíteni, ha új időpont kerül a palettára, vagy módosul egy óra.
- A regisztrált gazdik saját foglalási felületükön jelentkezhetnek órára, vagy mondhatják le a foglalásukat.
- Beállíthatjátok a foglalási és lemondási határidőket.
- Egyedi órarendeket is kialakíthattok, vagyis a gazdik csak a nekik megfelelő órákra foglalhatnak.
- Érvényes bérlet meglétéhez köthetitek a bejelentkezést.
- Sőt, azt is beállíthatjátok, hogy csak annyi alkalomra foglalhasson előre a gazdi, amennyi felhasználható alkalom van a bérletén!
- Hogy a kései lemondások se okozzanak anyagi és helyveszteséget, használhatjátok azt az opciót is, hogy a le nem mondott foglalások után a rendszer levonja a bérletből az alkalmat. Nagyon hatásos, drasztikusan csökkenti a „foglalt, de nem jött el” jelenséget.
2) Órai létszámlimitek és automatikus várólista
Bár szorosan az előző témához kötődik, mégis külön pontot szánunk a létszámlimitek beállításának. Mert aktuálisabb, mint valaha. Manapság a csoportos órák létszámát is erősen korlátozni kell. Nem igazán fér bele, hogy 1-2 plusz emberke csak úgy „beessen” az órára előzetes bejelentkezés nélkül.
Valamint egyéni és kiscsoportos foglalkozások, panzió és napközi esetén is pontosan meg kell határozni előre a kapacitást, és ehhez mérten kell beállítani a foglalási lehetőséget.
Ha nem automatizált a foglalás, akkor gyakran előfordul, hogy túl sokan jelentkeznek egy időpontra. A túljelentkezőket át kell szervezni más alkalomra, újabb egyeztetési körök, újabb időveszteség. A MotiBro-ban ez nem fordulhat elő: előre meghatározod az órák kapacitását, a rendszer intézi a többit. Ráadásul várólistát is beállíthatsz a népszerű óratípusokhoz. Ha elfogytak a helyek, a gazdi feliratkozik várólistára egy gombnyomással. Ha valaki lemondja a foglalását, a várólistások kapnak egy e-mailt, hogy felszabadult egy hely. Az elhivatottak le fognak csapni ezekre a helyekre.
Kutyasuliknál ritkább, de előfordulhat, hogy 1-1 órára nagyon kevés a jelentkező. A bejelentkezési és óraszervező rendszerben bármely órához beállítható az automatikus óralemondás. Vagyis ha nem éri el a foglalók száma az általad meghatározott létszámot a megadott határidőig, akkor a gazdik automatikus e-mail értesítést kapnak arról, hogy az óra elmarad.
3) Gazdi-kutya nyilvántartás
Ahol nem használnak online rendszert az adminisztrációhoz, gyakran Excelben vagy papíron tárolják a gazdik és kutyáik adatait. Általános visszajelzés, hogy ezeket igen nehéz naprakészen vezetni. Ezért nincs egy mindig friss adatbázis, ami a valós állapotokat mutatná.
A megbízható adatbázis hiánya még nagyobb gond, ha kurzusokat tartotok, vagy fix csoportoknak oktattok. Tudnotok kell, hogy ki hova jár, mikor kezdte, hol tart, milyen szinten van, mikor léphet a következő lépcsőfokra. Az sem mindegy, hogy a kutyusokról megvannak-e a fontos infók: kor, veszettség elleni oltás lejárata, egyéb oltások megléte, esetleges problémák, egészségügyi tudnivalók (pl. allergia).
Az óraszervező szoftver szerves része a fényképes ügyféladatbázis, ahol a gazdák és kutyáik alapadatai mellett egyedi adatokat is tárolhattok. Azt is egyszerűen nyilvántarthatjátok, hogy ki melyik óratípusra, csoportba vagy tanfolyamra jár. A több paraméteres szűréssel pedig pillanatok alatt megtalálod, akiket keresel.
4) Befizetések és bérletek követése
A kutyaiskolák többségében nincs dedikált kolléga, aki a pénztáros szerepét tölti be. Az szokott problémát okozni, hogy nem csak egy munkatársnál lehet bérletet vagy alkalmat fizetni. A vezető begyűjti a kollégáktól a beszedett összegeket és a hozzá tartozó infókat. Majd igyekszik hiánytalanul felvinni azt a megfelelő táblázatba, vagy kiállítja a papírbérleteket.
A papírbérleteket ki kell osztani, és minden alkalommal ikszelni vagy pecsételni. Ha ez elmarad, a suli máris vesztett egy kis pénzt. Még gyakoribb probléma, hogy a gazdik otthon vagy elhagyják a bérletet. Ilyenkor vagy visszakeresitek a befizetés és a jelenlétik alapján, hogy hány alkalma van még, vagy emlékezetből, hasra ütésre csináltok neki új bérletet. Az első baromi sok meló, a második meg lutri.
Ha te is táblázatban vezeted a bérleteket, akkor minden egyes órai részvétellel tisztában kell lenned, ki mikor milyen órán volt jelen. Csak így tudod levenni az alkalmakat a bérletekről. Ehhez szoktak papír alapú jelenlétiket töltögetni a munkatársak, amiket minden nap végén össze kell szedni, és azok alapján frissíteni a bérletlistát. Tengernyi munka, ami könnyedén megspórolható:
- A MotiBro-ban minden kollégának saját fiókja van, ahol pár kattintással azonnal rögzíthetik a befizetést. Ezek kerülnek a rendszerbe: ki, mikor, mivel, mennyit, és milyen bérletet / díjat / alkalmat fizetett. Mivel ki kell választani, milyen bérletet, jegyet vett a gazdi, így a pénzügyi nyilvántartás mellett a bérletadatok is azonnal frissülnek. Két legyet egy csapásra!
- A kollégák csak bejelölik az online jelenlétiken, kik voltak órán, a rendszer pedig rögtön le is vonja az alkalmat a bérleteikből.
- A rendszer követi a kintlévőségeket is, a tartozóknak pedig névre szóló emlékeztető körlevelet küldhetsz, saját e-mail szövegezéssel.
- A tartozásokat megelőzendő automatikus bérletlejárat értesítőt állíthatsz be, ami figyeli a bérletalkalmakat és az érvényességet. Te válaszhatod ki, hogy egyik vagy mindkettő alapján küldje ki a rendszer a figyelmeztető leveleket.
5) Saját MotiBro fiók minden gazdinak
Több kutyaiskolát vezető érdeklődőnktől hallottuk azt is, hogy nehézkes vagy megterhelő az információátadás a gazdáknak. Ugyanis nem elég, hogy online be tudnak jelentkezni akár hetekkel előre egy órára, ha nem tudják azt visszaellenőrizni. Vagy nem kapnak róla emlékeztetőt az óra előtt. Vagy nem tudják, hogy áll a bérletük.
A MotiBro-ban minden regisztrált gazdinak saját fiókja van, ahol órára jelentkezhetnek, látják az összes foglalásukat, és le is mondhatják azokat. Ellenőrizhetik a bérleteiket, megnézhetik a foglalt óráik jegyzeteit. Mindezt 1-1 kattintással. Gondolj bele, hány felesleges kérdéstől kímélhet meg ez titeket is!
Ráadásul minden regisztrált, aki már részt vett egy órán, bekerül az e-mail listába is. Így bármikor küldhettek e-maileket, egyéni címzetteknek, vagy óratípus és aktivitás szerinti csoportjaitoknak.
6) Naprakész statisztikák
Az egyik legutálatosabb vezetői feladat az adatok összevadászása a statisztikákhoz. Pedig ezek nélkül nem látod, hogyan alakulnak a létszámok, a kapacitáskihasználás, a bevételek. Ezek nélkül nem lehet egy vállalkozásban, de még egy egyesületben sem tervezni.
A sikeres üzemeltetéshez, fenntartáshoz tudnod kell, hogyan teljesítenek az egyes kurzusok, tanfolyamok, egyéni képzések. Hol kell még több oktató, és mi az, ami csak viszi a pénzt. A szakmai sikerekhez pedig elengedhetetlen, hogy lásd, hogyan teljesítenek a gazdik, haladnak-e a kitűzött célok felé vagy sem.
A MotiBro-ban minden ehhez szükséges kimutatást automatikusan megkapsz. Nincs adatvadászat, nincs táblázatok összeállításával töltött hétvége. Csupán az órai jelenléteket és bérletvásárlásokat szükséges vezetnetek ahhoz, hogy az összes alábbi statisztikátok naprakész legyen:
- részletes bevételi- és kintlévőség kimutatás,
- bérletértékesítési és érvényes bérletek statisztika,
- óralátogatási kimutatások gazdik és oktatók tekintetében,
- oktatói elszámolás (opcionális),
és ez nem minden…
7) Online bérletvásárlás és számlázás
Végül, de nem utolsó sorban: az online bankkártyás fizetés és számlázás is egyre népszerűbb. Egyrészt a gazdik is egyre nyitottabbak az online bérletvásárlási lehetőségre. Nem kell készpénzzel készülni a foglalkozásra. Akkor intézhetik saját MotiBro fiókjukban, amikor épp idejük van vagy eszükbe jut. Otthon vagy ebédszünetben mobilon, kényelmesen, 2 perc alatt.
Nektek pedig semmi dolgotok az online megvásárolt bérletekkel, ugyanis:
- a gazdi bérlete rögtön bekerül a rendszerbe,
- a pénz beérkezik a virtuális pénztárcátokba,
- az e-számla automatikusan megy a gazdának e-mailen.
Nem kell készpénzzel és visszajáróval bajlódnotok. Nem kell manuálisan több száz számlát kiállítanotok évente. És még csak adminisztrációs teendőtök sincs vele. Hát kell ennél több? 🙂
- Szeretnéd mindezt online élőben is megismerni?
- Szívesen visszanyernéd te is az adminisztrációval töltött idődet?
- Jó lenne egy automatizált rendszerrel könnyedén reagálni a változó körülményekre?
Nézd meg az élő online bemutatót, tedd fel kérdéseidet, és dönts: vajon neked is a MotiBro lesz a szárnysegéded az óraszervezésben?
Ismerd meg élőben!
Egy rövid bemutató többet mond ezer leírásnál. Ha szeretnéd működés közben látni a Motibrót, kérj ingyenes konzultációt most!
